Obowiązkowy EZD znów przesunięty, ale nawet 2029 rok może być nierealny
Ministerstwo Cyfryzacji potwierdza, że obowiązek stosowania systemów klasy EZD w urzędach samorządowych i administracji publicznej nie wejdzie w życie 1 stycznia 2028 r., lecz najwcześniej rok później. Samorządowcy przyznają, że przesunięcie terminu było konieczne, ale ostrzegają, że także data 2029 r. może okazać się trudna do dotrzymania. Ich zdaniem problemem są nie tylko braki kadrowe i finansowe, lecz także skala zmian organizacyjnych, ponieważ ustawowy obowiązek ma oznaczać faktyczne przejście na elektroniczny obieg dokumentów, a nie samo wdrożenie systemu informatycznego.
Prace nad wprowadzeniem obowiązkowego elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) prowadzone są w ramach projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji. Projekt zakłada m.in. zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Termin przesunięto o co najmniej rok
Ministerstwo Cyfryzacji wskazało datę 1 stycznia 2028 r. w założeniach strategicznych państwa, dotyczących cyfryzacji administracji. Teraz resort, po przeprowadzeniu analiz, aktualizuje założenia i przyznaje, że planowany termin wejścia w życie obowiązku zamierza przesunąć na 2029 rok. To istotna informacja przede wszystkim dla jednostek samorządu terytorialnego, które dopiero przygotowują się do wdrożeń lub prowadzą je etapowo. Dodatkowy rok może okazać się szczególnie ważny dla mniejszych gmin i powiatów, które nadal mierzą się z brakami kadrowymi, koniecznością modernizacji infrastruktury informatycznej oraz integracją nowych narzędzi z już wykorzystywanymi systemami.
Jeśli spojrzymy na raport NIK dotyczący Krajowych Ram Interoperacyjności, czyli poziomu przygotowania samorządów do cyfryzacji, zwłaszcza małych gmin wiejskich, trudno mówić o gotowości do pełnego elektronicznego obiegu dokumentów w najbliższym czasie. W wielu jednostkach brakuje nie tylko zaawansowanej infrastruktury informatycznej, ale również odpowiednich kadr. Często nie ma nawet informatyka zatrudnionego na etacie, nie mówiąc o wyspecjalizowanych zespołach IT, które funkcjonują w większych miastach. My w gminach nie możemy nawet marzyć o czymś takim jak smartcity – przyznaje Mariusz Marszał, zastępca dyrektora biura Związku Gmin Wiejskich RP.
Obawy nie tylko co do samego terminu wdrożenia obowiązkowego EZD, ale także co do możliwości przeprowadzenia całego procesu legislacyjnego ma także Karol Ciechoński, ekspert Fundacji Sprawne Państwo z obszaru EZD i e-doręczeń. Przypomina, że historia projektu nad którym obecnie pracuje Ministertwo Cyfryzacji może skończyć się podobnie jak projektu, o takiej samej nazwie z 2022 r
Wówczas również rozpoczęto prace przed wyborami, jednak nie udało się ich zakończyć przed rozpoczęciem kampanii. Teraz ryzyko jest podobne. Jeśli ustawa nie zostanie uchwalona przed końcem kadencji, pojawi się problem dyskontynuacji prac parlamentarnych, a cały proces może się znacząco wydłużyć – mówi Karol Ciechoński.
Zwraca też uwagę, na opóźnienia przy innych projektach istotnych dla cyfryzacji administracji, takich jak nowelizacja ustawy archiwalnej czy zmiany dotyczące e-Doręczeń.
Sam system nie wystarczy
Ministerstwo Cyfryzacji od kilku lat promuje wykorzystanie systemu EZD RP rozwijanego przez NASK. Dane resortu wskazują na wzrost liczby użytkowników tego rozwiązania. W grudniu 2023 r. z systemu korzystało 140 podmiotów. W 2024 r. było ich już 1021. W styczniu 2026 r. liczba użytkowników wzrosła do 1908 jednostek, a w sierpniu 2026 r. osiągnęła poziom około 4 tys. podmiotów.
Karol Ciechoński zwraca uwagę, że liczba podmiotów, które potencjalnie mogą zostać objęte obowiązkiem, jest ogromna: ponad 80 tys. jednostek zobowiązanych do korzystania z e-Doręczeń. Wdrożenia EZD RP realizowane są według harmonogramu, a kolejka zainteresowanych podmiotów jest bardzo długa. Część urzędów już teraz sygnalizuje, że nie chce czekać tak długo na wdrożenie. Cześć gmin ma już jakiś komercyjny system i nie do końca jest zainteresowana wchodzeniem w EZD RP
Problemem są ograniczone zasoby organizacyjne i kadrowe. NASK prowadzi wdrożenia kaskadowo, co oznacza, że wiele obowiązków związanych z przygotowaniem jednostek spoczywa później na samorządach. Jednocześnie na rynku nie ma wielu specjalistów posiadających doświadczenie w kompleksowym wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją – mówi ekspert Fundacji Sprawne Państwo.
W odpowiedzi na pytania dotyczące przyszłych obowiązków Ministerstwo Cyfryzacji wyjaśniło również, jak należy rozumieć "obowiązek cyfryzacji urzędu" oraz stosowania systemów klasy EZD. Z przekazanych przez PAP wyjaśnień wynika, że nie będzie wystarczające samo zainstalowanie programu ani utworzenie kont użytkowników dla pracowników.
Zdaniem resortu obowiązek zostanie spełniony dopiero wtedy, gdy czynności kancelaryjne będą rzeczywiście wykonywane w środowisku elektronicznym. Oznacza to, że urzędnicy mają prowadzić sprawy, dekretować dokumenty, podpisywać je oraz gromadzić akta bezpośrednio w systemie teleinformatycznym, który stanie się podstawowym środowiskiem pracy. Tym samym samo formalne wdrożenie systemu, bez faktycznego wykorzystania go do obsługi spraw, nie będzie oznaczało realizacji ustawowego obowiązku.
Minimalny zakres wdrożenia
Ministerstwo wskazało również minimalne wymagania, jakie powinny zostać spełnione po wdrożeniu systemu. Urząd powinien zapewnić obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej w postaci cyfrowej, prowadzenie w systemie EZD spraw dla klas z wykazu akt wytypowanych jako elektroniczne oraz zagwarantować integrację z e-Doręczeniami i ePUAP. Istotnym elementem ma być także przygotowanie stanowisk umożliwiających digitalizację dokumentów wpływających w postaci papierowej. Chodzi o to, aby odwzorowania cyfrowe mogły być niezwłocznie włączane do elektronicznego obiegu dokumentów i dalszego procedowania spraw.
Dziś w wielu urzędach systemy EZD pełnią przede wszystkim funkcję wspomagającą tradycyjny, papierowy obieg dokumentów. Tymczasem pełna cyfryzacja oznacza, że całość procesu, od wpływu dokumentu aż po załatwienie sprawy, odbywa się w środowisku teleinformatycznym. To wymaga nie tylko wdrożenia odpowiedniego oprogramowania, ale również zakupu sprzętu, reorganizacji pracy i zapewnienia stałego wsparcia technicznego – przyznaje Mariusz Marszał.
Podkreśla, że dla niewielkiej gminy dysponującej budżetem rzędu 35 mln zł oznacza to konieczność poniesienia bardzo wysokich kosztów, bo inwestycji dotyczy nie tylko urzędu, ale także jednostek organizacyjnych, które również powinny zostać objęte jednolitym systemem. Część samorządów próbuje rozwiązywać te problemy poprzez tworzenie Centrów Usług Wspólnych, które integrują obsługę informatyczną wielu jednostek.
Jak urzędy będą rozliczane? Szczegółów jeszcze nie ma
Na razie nie wiadomo jednak, jakie konkretnie wskaźniki będą decydowały o uznaniu, że urząd prawidłowo wdrożył system EZD. Ministerstwo przyznało, że obecnie nie jest jeszcze możliwe wskazanie mierników ani kryteriów oceny stopnia realizacji obowiązku. Zasady te mają zostać określone w projektowanych aktach prawnych i doprecyzowane po zakończeniu procesu legislacyjnego.
Na problemem jest brak wiedzy o ostatecznym kształcie nowych regulacji zwraca uwagę też Karol Ciechoński. Nadal nie wiadomo, jak dokładnie będzie obowiązek wyglądał, kogo obejmie i jakie wymagania zostaną nałożone na poszczególne podmioty.
Kluczowe jest to, aby nie było to wyłącznie formalne wdrożenie systemu informatycznego, ale przejście na rzeczywisty model elektronicznego wykonywania pracy. Jeżeli ustawodawca rzeczywiście będzie oczekiwał, że EZD stanie się podstawowym sposobem prowadzenia spraw w urzędach, to mamy do czynienia z bardzo dużą zmianą organizacyjną. Takiego procesu nie da się przeprowadzić szybko. Potrzebne są nowe procedury, szkolenia pracowników, przygotowanie infrastruktury technicznej oraz czas na wdrożenie – mówi Karol Ciechoński.
Dlatego jego zdaniem racjonalnym rozwiązaniem byłoby fazowe wprowadzanie obowiązku. Najpierw mogłyby nim zostać objęte urzędy gmin, starostwa czy urzędy marszałkowskie, a w kolejnych etapach ich jednostki organizacyjne.
Dziś widzę przede wszystkim ryzyka legislacyjne, organizacyjne i kadrowe. Przede wszystkim potrzebne są jasne przepisy określające, na czym dokładnie będzie polegał nowy obowiązek. Bez tego urzędy nie wiedzą, do czego mają się przygotowywać i jakie działania powinny podejmować już teraz - mówi Karol Ciechoński.
