Cyfrowe kopie dokumentów będą miały taką moc jak oryginały
Dokumenty papierowe zeskanowane i wprowadzone do systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją będą traktowane na równi z ich papierowymi odpowiednikami. Takie rozwiązanie przewiduje projekt nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przygotowany przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, który we wtorek przyjął rząd.
Celem nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest dostosowanie przepisów do prowadzenia spraw w postaci elektronicznej, usprawnienie zarządzania dokumentacją w administracji publicznej, wzmocnienie działalności archiwów państwowych oraz zwiększenie ochrony i popularyzacji dziedzictwa archiwalnego.
Projektowane przepisy (projekt UD 113) obejmą całą administrację korzystającą z systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) lub innych systemów tej klasy.
Skany dokumentów będą miały wartość dowodową
Jedną z kluczowych zmian jest nadanie odwzorowaniom cyfrowym dokumentów papierowych równoważnej mocy prawnej z oryginałami. Oznacza to, że dokumenty wprowadzone do systemów EZD nie będą mogły być podważane wyłącznie dlatego, że funkcjonują w formie cyfrowej.
Jak wskazano w uzasadnieniu projektu, obecne przepisy przypisują cechy dowodowe i archiwalne przede wszystkim papierowemu pierwowzorowi. Powoduje to ryzyko kwestionowania wiarygodności dokumentów elektronicznych oraz utrudnia przekazywanie i udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej pomiędzy jednostkami administracji.
Resort kultury podkreśla, że brak jest obecnie formalnych podstaw do uznania dokumentacji zgromadzonej w systemach EZD za wyłączną dokumentację przebiegu i rozstrzygania spraw. Projekt ma tę lukę usunąć.
Stanowienie aktów prawa miejscowego od A do Z - kompleksowy zestaw publikacji znajdziesz w LEX >
Nowe wymagania dla systemów EZD
Nowelizacja określi również wymagania dla systemów teleinformatycznych wykorzystywanych do zarządzania dokumentacją. Systemy te będą musiały zapewniać integralność, bezpieczeństwo i dostępność dokumentów, a także ochronę przed ich nieuprawnioną zmianą lub usunięciem.
Przewidziano także możliwość opatrywania odwzorowań cyfrowych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym. Ma to dodatkowo wzmacniać wiarygodność dokumentów funkcjonujących wyłącznie w postaci elektronicznej.
Wdrożenie AI w JST: obowiązki prawne, ryzyka i decyzje organizacyjne Sekretarza - zobacz szkolenie online w LEX >
Łatwiejsze niszczenie papierowych akt po digitalizacji
Projekt porządkuje zasady przechowywania i brakowania dokumentacji po jej cyfryzacji. Dokumentacja papierowa, której pełne odwzorowanie cyfrowe zostało wprowadzone do systemu EZD, będzie mogła zostać zniszczona po upływie dwóch lat, zgodnie z określonymi procedurami.
Podobne rozwiązanie obejmie dokumentację utrwaloną na informatycznych nośnikach danych, jeżeli jej zawartość została w całości przeniesiona do systemu elektronicznego.
Jednocześnie projekt reguluje zasady brakowania dokumentacji elektronicznej. Ze względu na różnorodność stosowanych technologii nie zostanie wskazana jedna metoda usuwania danych. Sposób brakowania będzie uzależniony od rodzaju systemu lub technologii zapisu.
Archiwa państwowe zyskają nowe zadania
Projekt rozszerza zakres działalności Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i archiwów państwowych. Po raz pierwszy w ustawie wprost wskazana zostanie możliwość prowadzenia działalności edukacyjnej.
Obejmie ona m.in. organizację lekcji archiwalnych, konferencji, seminariów oraz spotkań naukowych poświęconych historii Polski i źródłom archiwalnym. Celem zmian jest upowszechnianie wiedzy o archiwach i zwiększenie społecznego zainteresowania dziedzictwem archiwalnym.
Czytaj też w LEX: Sztuczna inteligencja w kontroli zarządczej jednostek samorządu terytorialnego w Polsce – analiza szans i wyzwań prawnych >
Będzie odznaka za zasługi dla archiwistyki
Nowelizacja przewiduje również ustanowienie odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”. Wyróżnienie będzie mogło być przyznawane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych – z własnej inicjatywy lub na wniosek – osobom fizycznym oraz jednostkom organizacyjnym szczególnie zasłużonym dla działalności archiwalnej.
Według projektodawców proponowane rozwiązania są zgodne z kierunkiem cyfryzacji administracji publicznej oraz odpowiadają rozwiązaniom stosowanym w innych państwach Unii Europejskiej. Mają one ułatwić funkcjonowanie urzędów wykorzystujących elektroniczny obieg dokumentów, a jednocześnie zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa i ochrony materiałów archiwalnych.
Nowe regulacje miałyby wejść w życie po upływie 12 miesięcy od dnia ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Projekty ustaw – zmiany w prawie istotne dla jednostek samorządu terytorialnego - zobacz w LEX >
