Jednostki samorządu terytorialnego od 1 stycznia 2028 r. będą musiały korzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej, a równocześnie utracą możliwość prowadzenia korespondencji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP. Takie założenia utrzymano w najnowszej wersji projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Choć Ministerstwo Cyfryzacji wycofało się z części propozycji, najważniejsze rozwiązania przyspieszające pełne przejście administracji na system e-doręczeń pozostają bez zmian.
Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało nową wersję projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. W porównaniu z projektem przedstawionym w sierpniu 2025 r. zrezygnowano z kilku rozwiązań, które budziły wątpliwości podczas konsultacji.
Przede wszystkim odstąpiono od pomysłu nałożenia obowiązku korzystania z e-Doręczeń przez przedsiębiorców oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci, radcowie prawni czy notariusze, w kontaktach z administracją publiczną. Z projektu usunięto również szczególne regulacje dotyczące podmiotów niepublicznych realizujących zadania publiczne, które miały zostać objęte obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji z podmiotami publicznymi z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Czytaj też w LEX: Deregulacja prawa administracyjnego w praktyce samorządowej >
Jak wskazują przedstawiciele samorządów uczestniczący w pracach nad projektem, sama idea elektronizacji komunikacji nie jest kwestionowana. Problemem był jednak sposób sformułowania tych przepisów. W ocenie strony samorządowej projekt nie określał wystarczająco precyzyjnie sytuacji, w których obowiązek miałby być stosowany, co mogłoby prowadzić do sporów proceduralnych.
Równocześnie resort cyfryzacji zdecydował o utrzymaniu pierwotnego terminu wdrożenia e-doręczeń przez wymiar sprawiedliwości, który przypada na 1 października 2029 roku. Zrezygnowano tym samym z planowanego wcześniej przyspieszenia tego procesu już od 1 stycznia 2028 roku.
Czytaj też w LEX: Sztuczna inteligencja w administracji samorządowej >
Jedną z zmian jest wykreślenie z projektu przepisów dotyczących katalogu podmiotów publicznych. Nie oznacza to jednak rezygnacji z samej koncepcji. Regulacje dotyczące katalogu zostały przeniesione do projektu ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (UC122), który wdraża europejskie rozwiązania związane z cyfrową tożsamością.
Samorządowcy od lat postulują stworzenie jednolitego katalogu podmiotów publicznych. Obecnie status podmiotu publicznego jest ustalany na podstawie różnych ustaw, często odwołujących się do odmiennych definicji. Dodatkowym problemem jest identyfikacja takich podmiotów w systemach informatycznych.
Dziś ani REGON, ani NIP nie dają jednoznacznej identyfikacji wszystkich podmiotów publicznych – wskazuje Sylwester Szczepaniak, koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city w Unii Metropolii Polskich.
Według nich katalog powinien zawierać jednolite definicje podmiotów publicznych oraz własny, jednoznaczny identyfikator, do którego mogłyby odwoływać się inne systemy i akty prawne.
Zobacz szkolenie online w LEX: Wdrożenie AI w JST: obowiązki prawne, ryzyka i decyzje organizacyjne Sekretarza >
Pomimo zmian utrzymano rozwiązania uznawane przez resort cyfryzacji za kluczowe dla dalszego rozwoju e-Doręczeń. Od 1 stycznia 2028 r. jednostki samorządu terytorialnego będą zobowiązane do korzystania z Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jednocześnie tylko do tego dnia możliwe będzie wykorzystywanie platformy ePUAP do wzajemnej korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi.
- Wyznaczenie jednolitego terminu zakończenia korzystania z ePUAP ma przyspieszyć pełne przejście administracji na system e-Doręczeń – argumentuje ministerstwo cyfryzacji.
Choć ePUAP jest dziś kanałem wykorzystywanym coraz rzadziej, to nadal bywa przydatny przy sprawach pilnych, ponieważ często działa szybciej niż e-Doręczenia. Dlatego skrócenie okresów przejściowych stanowi dla części samorządów istotne wyzwanie – mówi Karol Ciechoński, ekspert Fundacji Sprawne Państw, członek samorządowej grupy roboczej ds. e-Doręczeń przy Ministerstwie Cyfryzacji.
Czytaj też w LEX: Cyfryzacja procedur planistycznych w 2026 r. - Rejestr Urbanistyczny, newsletter planistyczny i inne narzędzia >
Bez zmian pozostaje również obowiązek integracji systemów informatycznych urzędów z infrastrukturą e-Doręczeń. Dla samorządów oznacza to konieczność zapewnienia współpracy wykorzystywanych systemów, w tym systemów klasy EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją), z centralnym systemem doręczeń elektronicznych. To jedno z najważniejszych rozwiązań projektu, ponieważ obecnie brak pełnej integracji stanowi jedną z głównych barier w praktycznym funkcjonowaniu systemu. Skutkiem jest m.in. brak możliwości odbierania przez obywateli całej korespondencji w jednym cyfrowym miejscu.
Brak integracji systemów centralnych z systemem e-Doręczeń to dziś jedna z głównych barier we wdrażaniu tych rozwiązań – przyznaje Sylwester Szczepaniak.
Ministerstwo utrzymało inne, kluczowe z punktu widzenia samorządów, projektowane zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego dotyczące identyfikacji stron. Pierwsze pismo składane w sprawie ma zawierać numer PESEL osoby fizycznej albo inny jednoznaczny identyfikator przewidziany dla obywateli państw UE.
Rozwiązanie ma umożliwić organom szybsze ustalenie, czy dana osoba posiada adres do doręczeń elektronicznych wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Według przedstawicieli samorządów brak takiej informacji już dziś powoduje praktyczne problemy związane z ustalaniem właściwego sposobu doręczenia korespondencji.
Dziś jest problem z identyfikacją, czy ktoś ma adres do doręczeń, czy go nie ma, bo nie ma powiązania między adresem do korespondencji, adresem fizycznym, adresem zameldowania w BAE. To jest źródło sporów całkowicie niepotrzebnych - mówi Sylwester Szczepaniak.
Czytaj też w LEX: Obowiązki administratora związane z przetwarzaniem danych osobowych w Centralnym Rejestrze Umów >
Projekt zawiera również rozwiązania o bardziej technicznym charakterze. Wydłużony zostanie z jednej do sześciu godzin termin na wystawienie przez operatora wyznaczonego dowodu wysłania przesyłki. Zmiana ma usprawnić obsługę reklamacji. Dotychczas można było reklamować jedynie brak doręczenia przesyłki. Po zmianach ma być możliwe także reklamowanie braku jej nadania.
Dla samorządów kluczowe jest posiadanie pewności, że korespondencja została rzeczywiście wysłana. Obecnie zdarzają się sytuacje, w których dowody nadania pojawiają się z opóźnieniem albo informacja o wysłaniu przesyłki trafia do skrzynki znacznie później. To problem zwłaszcza dla jednostek korzystających bezpośrednio ze skrzynek, a nie z systemów EZD. Przy sprawach terminowych urzędnik musi mieć pewność, że pismo zostało wysłane – wskazuje Karol Ciechoński
Doprecyzowano również zasady działania publicznej usługi hybrydowej. Utrzymano również obowiązek przekazywania przez operatora informacji o wyniku weryfikacji podpisów elektronicznych pod dokumentami kierowanymi poprzez PUH czy możliwość sprawadzania online statusu przesyłki. Jednocześnie zrezygnowano z automatycznego zwrotu przesyłki do nadawcy w przypadku negatywnego wyniku takiej weryfikacji. Usunięto również obowiązek dołączania do przesyłek hybrydowych fotokodów, w tym kodów QR.
Karol Ciechoński zwraca też uwagę na ważne z punktu jST zmiany dotyczące rozliczeń z operatorem wyznaczonym.
Obecnie Poczta Polska wystawia faktury zawierające jedynie zbiorcze dane. Samorządy nie mają możliwości jednoznacznego ustalenia, za które przesyłki płacą. W dużych jednostkach jest to istotny problem organizacyjny. Trzeba tworzyć dodatkowe rozwiązania w systemach klasy EZD, aby móc zweryfikować dane, ponieważ raporty operatora są często zbyt ogólne. Nowe przepisy mają zobowiązać operatora do przekazywania bardziej szczegółowych zestawień – mówi Karol Ciechoński.
Czytaj też w LEX: Sztuczna inteligencja w kontroli zarządczej jednostek samorządu terytorialnego w Polsce – analiza szans i wyzwań prawnych >
Nowością jest możliwość wykreślenia adresu do doręczeń elektronicznych z Bazy Adresów Elektronicznych w razie wystąpienia uzasadnionego incydentu bezpieczeństwa. Ma to umożliwić szybkie zablokowanie skrzynki w sytuacji podejrzenia nieuprawnionego dostępu lub zagrożenia dla bezpieczeństwa danych.
Sylwester Szczepaniak przyznaje, że sporo rozwiązań, które zgłaszano w ramach grupy roboczej, nie trafiło ostatecznie do projektu.
W nowym projekcie wciąż brakuje nam rozszerzonego katalogu wyjątków od stosowania e-doręczeń. Chodzi o bardziej precyzyjne określenie sytuacji, w których doręczeń elektronicznych nie należy stosować, tak aby wyeliminować problemy interpretacyjne, z którymi administracja mierzy się obecnie w praktyce. Oczekiwaliśmy także większego powiązania tych regulacji z Kodeksem postępowania administracyjnego oraz Ordynacją podatkową, a przynajmniej pełnego uzgodnienia rozwiązań funkcjonujących w poszczególnych procedurach. Tak się jednak nie stało – mówi Sylwester Szczepaniak.
Karol Ciechoński wskazuje, że czasie konsultacji projektu w ramach grupy roboczej samorządowcy postulowali możliwość stopniowego wdrażania publicznej usługi hybrydowej.
Obecnie stanowisko strony rządowej jest takie, że urząd albo wdraża PUH w pełnym zakresie, albo nie wdraża jej wcale. Z punktu widzenia dużych samorządów byłoby racjonalne umożliwienie uruchamiania usługi najpierw w tych procedurach, które są już do tego przygotowane. Takie podejście pozwoliłoby przeprowadzić pilotaż, wychwycić błędy i stopniowo rozszerzać zakres wykorzystania usługi. Ten postulat zgłaszaliśmy już przy poprzedniej nowelizacji, ale nie został uwzględniony – wskazuje ekspert.
Projekt został skierowany do rozpatrzenia przez Komitet do spraw Cyfryzacji oraz Komisję Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego. Po zakończeniu tego etapu trafi do Stałego Komitetu Rady Ministrów, a następnie do Sejmu i Senatu.
Czytaj też w LEX: Centralny Rejestr Umów - w praktyce Jednostek Sektora Finansów Publicznych >
