Od 2019 r. wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast składają “Raporty o stanie gminy” - sprawozdania dotyczące ich działań wdrażających lokalne programy i uchwały w danym roku. Obowiązek ten nałożył art. 28aa ustawy o samorządzie gminy. Raport o stanie gminy musi być złożony do 31 maja, po to, by podczas sesji absolutoryjnej, na której radni akceptują wykonanie budżetu gminy (ta musi odbyć się do końca czerwca), odbyła się również debata wokół raportu. Przeczytaj także: Raport o stanie gminy – milczący obowiązek radnych oraz Raport o stanie samorządu wzmocni kontrolę nad wójtem>>
Sprawdź w LEX: Czy wójt powinien na każdej sesji składać radzie gminy sprawozdanie ze swojej działalności? >
Obywatele partnerami w rozmowie
Sieć Obywatelska Watchdog Polska przekonuje, raport o stanie gminy jest ważnym dokumentem dla społeczności lokalnych. Ważna jest też otwarta debata na raportem. Po pierwsze, to okazja do zebrania w jednym miejscu usystematyzowanej wiedzy o tym, jak wygląda realizacja planów i polityki władzy wykonawczej, a to pozwala na rozliczanie władzy i zwiększa przejrzystość. Po drugie, debata o raporcie jest momentem, w którym mieszkańcy mają prawo zabrać głos podczas posiedzenia rady gminy. Stają się partnerami dla władzy w rozmowie o stanie gminy.
Badanie przygotowane przez Watchdog rok po wprowadzeniu nowego obowiązku (uczestniczyło w nim 62 proc. gmin) wykazało, że w 2019 r. tylko w 17 proc. nich, w debacie na temat raportu brał udział przynajmniej jeden mieszkaniec, a w 30 proc. podczas sesji rady gminy na temat raportu nie wypowiedział się żaden radny. Na podstawie badań z 2019 r. a także pilotażowego projektu realizowanego w gminach na przełomie 2020 i 2021 r., zdiagnozowano, że zaangażowanie mieszkańców jest potrzebne już na etapie, kiedy raport jest tworzony.
Czytaj w LEX: Uchwała rady jst w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących raportu o stanie jst >
Raport - narzędzie dla mieszkańców i dla władz
Pilotażowy projekt pn. "Raport o stanie gminy - kolejny obowiązek czy narzędzie dla mieszkańców i władz?" zrealizowała Sieć Obywatelska Watchdog Polska i Fundacja Pole Dialogu. Celem była pomoc gminom w efektywniejszym wykorzystaniu corocznego raportu do zainicjowania dyskusji mieszkańców, radnych i władz na temat stanu gminy.
Sprawdź w LEX: Jaki numer, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, powinny mieć sprawy związane z raportem o stanie gminy? >
projekcie uczestniczyła m.in. gmina Sędziejowice (woj. łódzkie). Wójt Dariusz Cieślak podkreśla, że udział w projekcie dał mu szersze spojrzenie na istotę raportu i zrozumienie jego idei, że warto angażować też radnych i mieszkańców. - Faktycznie, do tej pory nie było większego zainteresowania debatą. Wzrosło za to zainteresowanie pracami nad raportem. To w związku z zakładką "inicjatywy lokalne" dostępną na naszej stronie internetowej. Mieszkańcy zaczęli zgłaszać tam swoje inicjatywy, które wydarzyły się w gminie. Do debatowania będziemy zachęcali mieszkańców za pomocą mediów społecznościowych, materiałów promocyjnych - podkreśla Dariusz Cieślak. Podkreśla, że ważna jest promocja debaty i udostępnienie mieszkańcom treści samego reportu. W gminie Sędziejowice mieszkańcy będą mogli go pobrać za pomocą QR kodu.
WZORY DOKUMENTÓW:
- Zarządzenie wójta w sprawie zasad opracowywania raportu o stanie gminy - WZÓR >
- Uchwała rady gminy w sprawie szczegółowych wymogów dotyczących raportu o stanie gminy - WZÓR >
- Pisemne zgłoszenie mieszkańca gminy o udział w debacie nad raportem o stanie gminy wraz z wzorem listy podpisów - WZÓR >
- Uchwała rady gminy w sprawie ustalenia liczby mieszkańców uprawnionych do zabrania głosu w debacie nad raportem o stanie gminy - WZÓR >
- Zawiadomienie przewodniczącego rady gminy o zwołaniu sesji, na której rozpatrywany będzie raport o stanie gminy oraz udzielane będzie absolutorium, wraz z porządkiem obrad - WZÓR >
Włączyć mieszkańców w proces tworzenia raportu
Jesienią 2021 r. Watchdog dokonał monitoringu tworzenia raportu, po to by ocenić, na jakim etapie można włączyć mieszkańców w ten proces i czy w ogóle jest taka szansa. Odpowiedzi nadesłało 1878 gmin. Okazało się, że największy wpływ na zawartość raportu mieli urzędnicy go tworzący oraz wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast. Jedynie w 25 proc. gmin byli to radni, a zaledwie 7 proc. odpowiedziało, że duży wpływ na tworzenie raportu mieli mieszkańcy.
Sprawdź w LEX: Czy raport o stanie gminy powinien być udostępniony w BIP? >
Przedstawiciele Watchdoga pytali też, jakie działania podjął urząd, by zbadać, jakich danych w raporcie oczekują mieszkańcy. Okazało się, że najczęściej te oczekiwania konsultowano z radnymi lub opierano się na wnioskach o informację spływających do urzędu. Na zorganizowanie spotkania z mieszkańcami zdecydowało się 5 proc. gmin. Niewiele ponad 1 proc. przeprowadziło wśród mieszkańców ankietę konsultacyjną. A 28 proc. gmin przyznało, że nie podjęły w tym kierunku żadnych działań.
Ankietujący pytali też gminy o to, jak informowały społeczność lokalną o tym, kiedy i w jaki sposób będzie można zabrać głos na temat treści raportu, i czy podczas debaty nad raportem za 2020 rok mogli zabierać głos także ci mieszkańcy, którzy zgodnie z wymogami ustawowymi nie zebrali co najmniej 20 lub 50 podpisów. Niemal wszystkie gminy wyjaśniły, że informowały o debacie na stronie internetowej urzędu i w BIP.
- niecałe 18 proc. informowało o tym w mediach społecznościowych,
- 6 proc. zamieszczało ogłoszenia na tablicach zewnętrznych,
- niespełna 4 proc. w lokalnych mediach.
Sześć procent gmin przyznało, że nie zachęcało mieszkańców do udziału w debacie. W jednej czwartej spośród 1892 gmin mieszkańcy mogli zabierać głos bez względu na to, czy zebrali wystarczającą liczbę podpisów. Podobna liczba gmin zadeklarowała, że nie przewidziano takiej możliwości. Aż 45 proc. gmin wskazało, że do debaty nie zgłosił się żaden mieszkaniec.
Czytaj w LEX: Raport o stanie gminy a obowiązki skarbnika >
Jak uspołecznić dyskusję nad raportem o stanie gminy
Martyna Bójko z Sieci Obywatelskiej Watchdog uważa, że w debatę nad raportem warto angażować mieszkańców. Proponuje, by pracę nad zbieraniem danych statystycznych do raportu traktować jako element porządkowania zarządzania danymi w gminie. Podkreśla, że wskazane jest dobre przemyślenie doboru danych do raportu. Warto przeanalizować wnioski o informację składane przez mieszkańców, zebrać pytania od sołtysów, organizacji społecznych i radnych. Pomyśleć o specyfice gminy i jej najważniejszych wyzwaniach, krytycznie spojrzeć na istniejące strategie i programy.
Czytaj w LEX: Raport o stanie jst - rozpatrzenie i głosowanie nad wotum zaufania >
Bójko przekonuje, że raport powinien być dokumentem, z którym mogą się zapoznać także osoby nieposiadające szerokiej wiedzy o każdym aspekcie działania gminy. Warto więc przełożyć wybrane dane i treści na potrzeby mieszkańca, w przystępny sposób tłumaczyć pojęcia, wykorzystywać raport do edukacji o samorządzie, jego kompetencjach i faktycznej realizacji zadań
Czytaj w LEX: Raport o stanie jst - udział mieszkańców jst >
- Dobrym rozwiązaniem jest koncepcja debaty nad raportem, która wychodzi poza mury urzędu i nie jest obwarowana koniecznością zbierania przez mieszkańców podpisów. Można zorganizować stoliki tematyczne. Można jeszcze przed debatą spotykać się z mieszkańcami, pokazywać treści raportu. Tak, aby mogli się zaangażować w dyskusję nad raportem w sposób świadomy – rekomenduje Martyna Bójko.
Czytaj w LEX: Raport o stanie jednostki samorządu terytorialnego jako instrument oceny działalności jej organu wykonawczego >
O raporcie przy kawie i kołaczu śląskim
W pilotażowym projekcie Watchdoga uczestniczyła też gmina Pawonków (woj. śląskie). Tam wójt Joanna Wons-Kleta od początku walczy o to, by zaangażować mieszkańców w debatę nad raportem o stanie gminy.
- Dwa lata temu na sesję, którą zaplanowaliśmy w szkole zaprosiliśmy strażaków, różne organizacje NGOs-y itd.. Trochę tak na siłę, ale żeby przyszli. Wiedziałam, że podczas sesji nie będą chcieli zabierać głosu, więc ustaliłam, że najpierw przedstawię raport, a potem ogłosimy przerwę i podczas tej przerwy ludzie będą podchodzić do stolików i rozmawiać z urzędnikami odpowiedzialnymi za poszczególne dziedziny; kulturę, oświatę, bezpieczeństwo itd. Po przerwie ogłosiliśmy wyniki tych konsultacji. Drugą część sesji zaplanowaliśmy na następny dzień. Niestety, na drugi dzień nie przyszli wszyscy radni, bo już za pierwszy dzień mieli zapłacone. Stawili się za to opozycyjni radni. Niewiele brakowało, abym nie otrzymała wotum zaufania – opowiada Joanna Wons-Kleta. Ten „drobny zgrzyt” nie zniechęcił jej bynajmniej do kontaktu z mieszkańcami. W ubiegłym roku, wysyłała nawet SMS-y do mieszkańców z zaproszeniem na debatę. Była one również organizowana w formule „spotkania przy kawie”, w przerwie sesji.
Zobacz nagranie szkolenia w LEX: Raport o stanie gminy, powiatu, województwa >
Joanna Wons-Kleta przyznaje, że mieszkańcy z własnej woli nie przychodzą. - Mieszkańcy nie wykazują również zainteresowania przygotowaniem raportu, dlatego opracowaliśmy ankietę i udostępniliśmy ją na naszej stronie internetowej. Pytaliśmy o to jakie są ich oczekiwania, czego się spodziewają. Ankietę wypełniło kilkadziesiąt osób, co jest super wynikiem, bo w konsultacjach społecznych czasami bierze udział jedna osoba, a czasami nikt – komentuje wójt. Dlatego uważa, że społeczeństwo trzeba edukować i uczyć samorządności.
