Brak upoważnienia opartego o przepisy RODO do przetwarzania danych osobowych zawartych w spisach wyborców dla członków komisji i urzędników wyborczych może być powodem potencjalnej odpowiedzialności z tytułu niezgodnego z przepisami przetwarzania danych. Sankcje za nieuprawniony dostęp do danych osobowych przewiduje art. 107 Ustawy ODO. - Należy tym samym zadać pytanie, jak się uchronić przed ewentualną karą. Odpowiedzialność poniesie też wójt i IOD. Luka w prawie może też zagrozić ważności wyborów – alarmuje Jarosław Feliński, prezes Zarządu Stowarzyszenia Inspektorów Ochrony Danych Osobowych. Na podstawie zgłaszanych sygnałów, w imieniu środowiska inspektorów ODO z JST i sekretarzy urzędów, zwrócił on uwagę, że w przepisach brakuje regulacji, na mocy których członkowie komisji wyborczych mogą przetwarzać dane osobowe zawarte w spisach wyborców. To samo dotyczy urzędników wyborczych, a także mężów zaufania i obserwatorów społecznych.
Według niego w Kodeksie wyborczym powinien znaleźć się zapis, jednoznacznie uprawniający członków komisji do przetwarzania danych osobowych ze spisu wyborców w danej jednostce samorządu. - Zapobiegnie to problemom w kolejnych wyborach - byłoby wtedy pewne, że z mocy prawa osoby te przystępują do pracy na wszystkich danych zawartych w spisie wyborców, czyli zwykłych i szczególnej kategorii – wrażliwych, i mogą z nimi zrobić to, co należy w ramach obsługi tzw. technicznej przeprowadzania wyborów – podkreślił. Jego zdaniem warto w tym miejscu jasno powiedzieć, iż administratorem danych ze spisu wyborców jest jednostka samorządu terytorialnego (art. 26 § 10 Kodeksu wyborczego).
Innego zdania na ten temat jest dr Paweł Litwiński, adwokat specjalizujący się w problematyce ochrony danych osobowych.
Czytaj: Dr Litwiński: Członkowie komisji i urzędnicy wyborczy mogą przetwarzać dane wyborców >>
IOD do wszelkich działań związanych z przetwarzaniem danych
Inspektor Ochrony Danych powinien, na mocy ustawowych obowiązków określonych w art. 38. 1 – RODO, być właściwie i niezwłocznie włączany przez administratora, którym w przypadku spisów wyborców jest wójt, burmistrz i prezydent miasta, we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych. Zgodnie z prawem IOD powinien zainicjować działania w każdym procesie związanym z przetwarzaniem danych osobowych oraz szkolić personel. Tryb postępowania w czasie wyborów jest postępowaniem szczególnym. Z tych też względów rola IOD w całym procesie przygotowania procedur wyborczych ma istotne znaczenie, a w kontekście zbliżających się wyborów sami IOD powinni spowodować wszędzie tam, gdzie administratorzy nie podjęli jeszcze formalnych kroków opartych o przepisy ochrony danych osobowych, bezzwłoczne działania inicjujące zastosowanie do Kodeksu wyborczego przepisów RODO.
Jak podkreślił w recenzji publikacji dla wydawnictwa „Wspólnota” dotyczącej podniesionej problematyki – dr Tomasz Lenarczyk radca prawny SIODO - … „realizacja obowiązków prawnych wynikających z Kodeksu wyborczego w żaden sposób nie może doprowadzić do zaniechania przez administratorów wypełniania ich podstawowych obowiązków wynikających z obszaru przepisów ochrony danych osobowych. Wszystkie (...) zagadnienia związane z realizacją w krótkim okresie wyborczym zadań ustawowych określonych w Kodeksie wyborczym powinny być realizowane w sposób zapewniający przestrzeganie zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, integralności i poufności przetwarzanych danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem zasady rozliczalności, która dla administratorów danych występujących w procesie wyborczym będzie miała jedno z najważniejszych znaczeń”.
Jak zaznacza Jarosław Feliński, Kodeks wyborczy nie wskazuje zasad postępowania komisji przy przetwarzaniu danych. Komisja jednak to ciało zupełnie obce w stosunku do gminy. – Czy więc inspektor ma się włączyć w ich przygotowanie do wyborów w kontekście przetwarzania i ochrony danych osobowych? – pyta ekspert.
Czytaj też: PKW: Prawo członków komisji wyborczych do przetwarzania danych wynika z kodeksu
Urzędnik wyborczy to również osoba spoza gminy
Nad pracą komisji czuwać będzie od tych wyborów urzędnik wyborczy, który również jest osobą zupełnie niezależną od gminy (wcześniej był to najczęściej sekretarz gminy). Urzędnik wyborczy powinien być przygotowany w zakresie prawa wyborczego, jak i w zakresie prawa ochrony danych osobowych, które będą przetwarzane podczas wyborów, czyli spisu wyborców. – Warto podkreślić, że spis wyborców to „własność” wójta, to on poniesie odpowiedzialność, jeśli dane, którymi administruje, będą niewłaściwie chronione i bezprawnie przetwarzane – wyjaśnia Jarosław Feliński. Czy urzędnika też ma przygotować IOD danej JST?
Gminna komisja ds. organizacji wyborów
W niektórych gminach jest wyznaczany gminny zespół ds. organizacji wyborów. Składa się on z osób, które na co dzień nie mają dostępu do danych osobowych z rejestru wyborców, a tym samym ze spisu wyborców. To kolejna grupa osób, która powinna mieć dedykowane upoważnienie do przetwarzania tych danych.
IOD to osoba, która bada zgodność przetwarzania danych i zgodność dostępu do tych danych. Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem każda osoba fizyczna, która ma dostęp do danych otrzymuje na polecenie administratora - wójta, burmistrza, prezydenta - upoważnienie do przetwarzania tych danych, który z wyprzedzeniem podejmuje działania w celu zapewnienia legalności dostępu.
- To wiąże się z tym, że IOD powinien współdziałać z urzędnikiem wyborczym, który jest niezależny od gminy, więc działania powinny być podjęte zaraz po ukonstytuowaniu się komisji wyborczych – dodał Jarosław Feliński.
Zobacz też: Kalendarz wyborczy>>
Problem dotyczy też głosowania korespondencyjnego
Głosować korespondencyjnie mogą osoby niepełnosprawne, które nie muszą być w lokalu wyborczym w dniu wyborów. – Będą otrzymywały pakiet wyborczy od urzędnika wyborczego, który jest zobowiązany prowadzić wykaz pakietów wyborczych, co oznacza przetwarzanie danych szczególnej kategorii i uzyskanie wiedzy na ten temat. Wypełniając zasadę rozliczalności powinien być uprawniony do przetwarzania danych i mieć wydane upoważnienie od właściwego administratora -podkreśla ekspert.
Nie zwrócono uwagi na sposób postępowania inspektorów
Jednak jak zwraca uwagę ekspert, IOD w wielu gminach nie są pracownikami gminy, więc „niekoniecznie muszą na bieżąco żyć sprawami urzędu”. - Nie ma jasnego stanowiska PKW ani UODO, w jakim stopniu inspektor powinien być włączony w kwestie upoważnień dla urzędników wyborczych i członków komisji – podkreśla Jarosław Feliński.
Nieuprawnione przetwarzanie danych osobowych jest zagrożone karą do lat 2 pozbawienia wolności, a w przypadku danych wrażliwych do lat 3. Kary takie groziłyby urzędnikom, ale także członkom komisji obwodowych.
Wójt ujawni nieuprawnionym
Dodatkowo, nieuprawnione ujawnienie i nieuprawniony dostęp są naruszeniem przepisów RODO, co oznacza, że przekazanie spisu wyborców musi nastąpić protokołem i upoważnieniem osób odpowiednio, gdyż wójt w innym przypadku ujawnia te dane osobom nieuprawnionym. Może za to ponieść odpowiedzialność karną.
Co w obecnym stanie prawnym byłoby wskazane
Według Jarosława Felińskiego wartym rozważenia na poziomie zmian w przepisach wyborczych, wydaje się wprowadzenie ustawowego upoważnienia w kodeksie, aby członkowie obwodowych komisji wyborczych byli uprawnieni do przetwarzania danych ze spisów wyborców. - Mieli ustawowe prawo, a w obecnych przepisach tego niestety nie określono – tłumaczy Jarosław Feliński.
W poradniku dotyczącym ochrony danych w wyborach wydanym przez Urząd Ochrony Danych Osobowych skoncentrowano się na działaniach komitetów wyborczych, ale pominięto kwestię, co ma zrobić gmina. - Zawarto tam jednak jedno ważne zdanie, co należy wyraźnie podkreślić, że skoro nie ma w Kodeksie wyborczym przepisów dotyczących przetwarzania danych, to należy stosować ogólne przepisy o ochronie danych osobowych - RODO - mówi ekspert.
Zdaniem Jarosława Felińskiego to jednak za mało, warto wesprzeć JST i wyraźnie, konkretnie określić, kto i kiedy będzie miał dostęp do jakich danych, czym rejestrował czynności wyborcze i jak z tą treścią postępował – dotyczy mężów zaufania.
Czytaj też: W lokalu wyborczym nazwiska głosujących mają być zasłonięte>>
Skutkiem nieważność wyborów?
- Decyzja wydana przez organ nie posiadający umocowania prawnego jest nieważna, tak jak nieważna będzie umowa sporządzona niezgodnie z przepisami prawa – mówi Jarosław Feliński. Jak wyjaśnia, mogłoby dojść do sytuacji kuriozalnej – wybory przeprowadzono, głosy policzono, a prokurator może ścigać członków komisji za nieprawne przetwarzanie danych osobowych. Jeśli sprawa trafi do sądu, to może on uznać, że skoro nieuprawnieni wydają decyzję, a taką decyzją zatwierdzającą jest protokół z wyborów, to jest ona nieważna.
Przestępstwo urzędnicze
Nie ma już jednak szans na zmianę Kodeksu wyborczego w dwa tygodnie przed terminem głosowania. Co może więc zrobić wójt, który ponosi odpowiedzialność za ochronę danych? - Powinien zebrać grupę z udziałem inspektora i wszystkich swoich kierowników i rozważyć, kto będzie miał dostęp do gminnego dokumentu – spisu wyborców oraz delegować na takie osoby upoważnienie – mówi ekspert.
Dobrze też mieć dowód na piśmie
Ekspert radzi, żeby np. do czasu złożenia spisu wyborców w ręce przewodniczącego obwodowej komisji, była sporządzona krótka notatka. Jej treść mogłaby brzmieć: „wszelkie czynności przygotowujące osoby do przetwarzania danych osobowych i zabezpieczenia, posługiwania się nimi zostały zakończone zgodnie”. Powinien to podpisać IOD, a zatwierdzić wójt. Taką samą notatkę dobrze też sporządzić po wyborach, co oznaczałoby, że wybory były przeprowadzone w danej gminie zgodnie z RODO.
Zdaniem eksperta problemów i niedoprecyzowań jest w tym zakresie sporo. A kary za przetwarzanie danych bezprawnie mogą grozić wielu osobom – wójtowi, inspektorowi ochrony danych i członkom komisji wyborczych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.