Pytanie użytkownika LEX Ochrona Danych Osobowych: Ośrodek kultury wznawia działalność, czyli organizowanie koncertów i spektakli. Dyrekcja chce od uczestników pobierać oświadczenia, że nie są zakażeni koronawirusem. Czy takie działanie jest zgodne z prawem? Jeśli tak, to jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych w takim przypadku?

Odpowiedź

Podstawę prawną może stanowić decyzja wydana przez uprawniony organ

Przepisy ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewidują, że wojewoda właściwy dla siedziby administratora danych, Minister Zdrowia, Prezes Rady Ministrów, Główny Inspektor Sanitarny oraz państwowy wojewódzki inspektor sanitarny są uprawnieni do wydawania decyzji zobowiązujących objęte decyzją podmioty do wykonania jej postanowienia (art. 11 i 17 ustawy). Jeżeli ośrodek kultury zostanie objęty decyzją wydaną przez jeden z tych organów, która będzie nakazywała gromadzenie wskazanych danych, wówczas będzie ona stanowiła przesłankę legalizującą przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnych do zrealizowania tego celu zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. i RODO.

 


Co jeżeli administrator nie został objęty taką decyzją

Jeżeli administrator nie został objęty wiążącą decyzją uprawnionego organu, ewentualną podstawą prawną przetwarzania tego typu danych mogłaby być zgoda osoby, której dane dotyczą, lub jej opiekuna prawnego. Jednakże oparcie tego typu przetwarzania na zgodzie jest problematyczne, ze względu na wymagania wynikające z art. 7 w zakresie wyrażenia zgody, tzn. powinna ona być dobrowolna i świadoma, a osoba ją wyrażająca musi wiedzieć, że w każdej chwili może ją odwołać. Dodatkowo zgodnie z art. 7 ust. 4 RODO, nie można uzależniać wykonania usługi lub usług do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych, co w praktyce prowadzi do sytuacji, w której w przypadku braku wyrażenia zgody na podanie wskazanych informacji, administrator nie może ograniczyć prawa do skorzystania ze swojej oferty tej osobie.

 


Lepszym rozwiązaniem jest zaktualizowanie regulaminu

Zalecamy zamiast ankiet zaktualizować regulamin udziału w zajęciach, poprzez określenie warunków udziału, zgodne z zaleceniami GIS, tzn. w zajęciach mogą brać udział osoby zdrowe, nie wykazujące objawów chorobowych. Warunkiem udziału może być także to, że żaden z domowników nie jest objęty kwarantanną. Organizator może zastrzec zasady postępowania w przypadku subiektywnego stwierdzenia u uczestnika niepokojących objawów, w szczególności jego odizolowanie do czasu odbioru przez rodzica lub opiekuna lub wyproszenie z wydarzenia. Moim zdaniem poprawnie sformułowany regulamin, do którego przestrzegania będą zobligowani wszyscy uczestnicy i ich opiekunowie ustawowi, jest poprawniejszym rozwiązaniem. Administrator powinien regularnie, ze względu na dobro uczestników, przypominać o najważniejszych postanowieniach regulaminu.

Więcej informacji znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:

Jakie informacje i dokumenty z zakresu RODO powinny znaleźć się na stronie internetowej oraz przy formularzu kontaktowym? >

Czy szkoła widząc problemy rodzinne ucznia powinna zgłosić ten fakt do ośrodka pomocy społecznej? >