Odmiejscowienie wpisów do ksiąg wieczystych sposobem na sądowe zaległości?
Jedne wydziały ksiąg wieczystych obciążone bardziej niż inne? Ministerstwo Sprawiedliwości chce to zmienić i wprowadzić rozwiązania umożliwiające referendarzom w całym kraju wspieranie bardziej obciążonych wpisami kolegów – ustaliło Prawo.pl. Odmiejscowienie wpisów do ksiąg wieczystych ma być kolejnym etapem po ich dalszej cyfryzacji. Referendarze z innych sądów mieliby możliwość dokonywania takich wpisów po oddelegowaniu, ale bez konieczności fizycznej obecności w siedzibie nadmiernie obciążonego sądu. Innymi słowy, pracowaliby tam, gdzie do tej pory, ale mieliby dostęp do systemów.
W opiniowaniu jest projekt nowelizacji ustawy o księgach wieczystych i hipotece, który zakłada wprowadzenie możliwości składania wniosku o wpis w księdze wieczystej za pomocą systemu teleinformatycznego. Taką możliwość miałaby każda osoba, która założy konto w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe. Wniosek taki musiałby być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zgodnie z tą nowelą, z nowej usługi będą mogły skorzystać osoby fizyczne, osoby prawne, jak również jednostki organizacyjne niebędące osobą prawną, którym ustawa przyznaje zdolność prawną. Projekt przewiduje także obowiązek utrwalania wszelkich czynności sądowych, w tym orzeczeń i zarządzeń, bezpośrednio w systemie teleinformatycznym z wykorzystaniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Ministerstwo Sprawiedliwości chce jednak pójść o krok dalej. Jak dowiedziało się Prawo.pl, toczą się prace nad odmiejscowieniem wpisów do ksiąg wieczystych. Mieliby się zajmować tym - w całym kraju - referendarze z wydziałów mniej obciążanych i na delegacji (ale w rodzimym sądzie).
Czytaj też w LEX: Zmiany w praktyce notarialnej w zakresie umów nabycia nieruchomości sąsiedniej >
Czytaj: Kowalski złoży e-wniosek o wpis w księdze wieczystej>>
Warunkiem odmiejscowienia wpisów e-dokumenty
Prof. dr hab. Jacek Gołaczyński, koordynator ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego, prezes Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu, zaznacza w rozmowie z Prawo.pl, że rozwiązania związane ze zdalnym projektowaniem wpisu w pionie ksiąg wieczystych będą możliwe do wdrożenia po wprowadzeniu do porządku prawnego akt hybrydowych w pionie ksiąg wieczystych oraz odpowiednich zmianach systemu teleinformatycznego stosowanego w wydziałach ksiąg wieczystych, czyli – jak precyzuje po realizacji projektu EKW 2.0 (Elektronicznych Ksiąg Wieczystych).
W związku z powyższym zakłada się, że rozwiązania związane ze zdalnym projektowaniem wpisu mogą znaleźć zastosowanie do spraw, w których wniosek/zawiadomienie z ewidencji gruntów i budynków i załączone do niego dokumenty będą miały postać elektroniczną. Ograniczona kognicja sądu w postępowaniu wieczystoksięgowym ( polegająca na tym, że sąd rozpoznając wniosek o wpis, bada jedynie treść i formę wniosku, dołączonych do wniosku dokumentów oraz treść księgi wieczystej), stwarza w połączeniu z elektroniczną księgą wieczystą, aktami hybrydowymi, a więc mającymi także komponent dla dokumentów w postaci elektronicznej oraz coraz większym wolumenem wniosków elektronicznych i dokumentów w postaci elektronicznej, stanowiących podstawę wpisu, okazję do poszukiwania nowych rozwiązań związanych z zarządzaniem wpływem spraw i kadrą pionu ksiąg wieczystych, w szczególności w związku z obserwowanymi dużymi dysproporcjami w obciążaniu sprawami pomiędzy różnymi sądami – przyznaje pytany o prace nad odmiejscowieniem wpisu.
Czytaj też w LEX: Zmiany w praktyce notarialnej w zakresie umów nabycia nieruchomości sąsiedniej >
Profesor wskazuje też, że projektowane zmiany zakładają większy udział w obrocie prawnym dokumentów w postaci elektronicznej, także w dziedzinie związanej z obrotem nieruchomościami – elektroniczne wypisy aktów notarialnych, dokumenty geodezyjne w postaci elektronicznej, dokumenty bankowe.
- Rozwiązania powinny iść w kierunku możliwości wykonywania pracy przez referendarzy bez konieczności ich fizycznej obecności w siedzibie sądu, do którego zostali oni oddelegowani - zaznacza. - Zatem system teleinformatyczny powinien zostać przygotowany w celu umożliwienia świadczenia pracy również z siedziby sądu delegującego, bez konieczności fizycznej obecności w siedzibie sądu wspieranego delegacją. Referendarz zdalnie projektujący wpis, powinien mieć zapewniony dostęp do wniosku elektronicznego, załączonych do niego dokumentów w postaci elektronicznej oraz do księgi wieczystej, której wniosek dotyczy. Zatem taki referendarz nie mógłby rozpoznawać tych spraw, w których wniosek i załączonego do niego dokumenty nie byłyby w postaci elektronicznej – podsumowuje prezes wrocławskiej apelacji. Na nowe rozwiązania trzeba będzie jednak raczej poczekać, bo, jak dodaje, szansa na wprowadzenie tych rozwiązań zależy głównie od harmonogramu realizacji projektu EKW 2.0.
Wpływ sztucznej inteligencji na pracę notariusza - czytaj w LEX >
Kierunek może być dobry, ale ważna realizacja
Piotr Walesiak, przewodniczący Wydziału V Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Chojnicach, podkreśla, że sama propozycja odmiejscowienia wpisów do ksiąg wieczystych może być dobrym kierunkiem, ale wszystko zależy od tego, jak projekt będzie brzmiał i czy zostaną zapewnione środki techniczne do jego realizacji.
On też zwraca uwagę na kwestie akt papierowych.
Podstawowy problem jest taki, że do dokonania wpisu potrzebne jest zapoznanie się z aktami. Pojawia się więc pytanie, jak to miałoby być rozwiązane w sytuacji, gdy referendarz dokonujący wpisu pracowałby na delegacji, ale w swoim rodzimym sądzie. Jak te akta papierowe byłyby mu udostępniane? Czy może nowe rozwiązania byłyby ograniczone do ksiąg wieczystych, które są już w systemie, czyli są hybrydowe? Podstawą musi być więc digitalizacja, co być może przyspieszy opiniowana nowela o księgach wieczystych. Bez tego podstawowym problemem będzie kwestia organizacyjna, czyli przekazywanie akt- a zgodnie z obecnym regulaminem urzędowania sądów akta ksiąg w zasadzie nie mogą opuszczać wydziału - co jest w pełni uzasadnione - mówi.
Przyznaje równocześnie, że w części spraw są już dokumenty elektroniczne.
Można byłoby np. odmiejscowić wpisy oparte na dokumentach elektronicznych, ale obecnie to margines spraw. Są też wnioski notariuszy składane elektronicznie, z tym że do nich i tak dołączane są załączniki papierowe, jak choćby wypis aktu notarialnego, więc nie ma możliwości rozpoznania takiej sprawy zdalnie – wskazuje Walesiak.
Dodaje, że gdyby była już większa pula spraw i akt w formie elektronicznej, to takie wpisy można byłoby rozdysponować pomiędzy sądy. – Kolejną kwestią jest to, że w sądach wieczystoksięgowych tak naprawdę nie funkcjonuje praca zdalna. W tym momencie referendarz, ani sekretarz tak naprawdę nie może niczego zrobić w domu, nie może wynieść dokumentów poza sąd. Skoro więc nie ma pracy zdalnej, to jak miałoby wyglądać orzekanie zdalne? Myślę, że byłoby to możliwe, gdyby cyfryzacja stała się faktem, akta były digitalizowane, systemy sądowe zsynchronizowane, a orzecznicy mieli dostęp do e-akt – podsumowuje.
Czytaj też w LEX: Elektroniczne składanie przez spadkobierców za pośrednictwem notariuszy wniosków o wpis w księdze wieczystej >
Co z zabezpieczeniem referendarza?
W ocenie referendarzy musi być również zapewniona opcja odmowy dokonania wpisu zdalnego.
Czasem bez akt nie da się sprawdzić, czy umowa w akcie jest ważnie zawarta - najprostszy przykład sprzedaż i odłączenie nieruchomości, która powstała w wyniku podziału innej nieruchomości, odłączenie i założenie nowej księgi, a w aktach jest dawna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości pozwalająca na założenie nowej księgi pod warunkiem ustanowienia służebności drogowej – mówi nam referendarz z południa Polski. I dodaje, że to duża część wielkomiejskich zaległości.
Zobacz w LEX: Halucynacje AI: Jak weryfikować informacje i unikać błędów >
Pudrowanie rzeczywistości bez analizy przyczyn?
Również Marta Kwiatkowska, członkini Stowarzyszenia Referendarzy Sądowych LEX IUSTA, podkreśla, że wszystko zależy od tego, jak ten pomysł zostanie przełożony na praktykę.
Jeśli wprowadzenie takich rozwiązań poprzedziłaby gruntowna analiza obciążenia każdego wydziału ksiąg wieczystych w kraju, ich specyfiki (w dużych miastach dominują jedne kategorie orzeczeń, w małych - inne) oraz wygospodarowanie środków na nowe etaty referendarskie, nie wykluczam, że miałoby to całkiem sporo sensu. Ale obawiam się, że to w praktyce okaże się, że nowych etatów nie będzie, za to referendarze z tych wydziałów, które dotychczas dobrze sobie radziły, zostaną obciążeni dodatkową pracą na rzecz tych wydziałów, w których coś zawiodło. Innymi słowy, nagrodą za dobrą organizację pracy będzie więcej pracy. Wyrównywanie obciążeń "pod linijkę" nie rozwiąże problemu, jeśli nie przeanalizujemy jego przyczyn – mówi.
I przypomina, że kompetencje referendarzy są systematycznie zwiększane. – A jest nas nadal ok. 3 tys. i jesteśmy coraz bardziej obciążeni pracą. Traktuje się nas niczym worki bez dna. Mamy orzekać w coraz większej liczbie spraw, ale nikt nie chce pochylić się nad naszymi postulatami, choćby pierwszym z brzegu: abyśmy przestali być traktowani jak przedmiot dyskusji, a zaczęli jak jej podmiot - na równych prawach z przedstawicielami innych zawodów prawniczych. Czyli "nic o nas bez nas". I miło by było, aby normy obciążające referendarzy nie były wyznaczane "po uważaniu". Sąd to nie fabryka - wskazuje.
Nasz rozmówczyni uważa, że dokładanie pracy referendarzom bez zwiększenia etatyzacji w dłuższej perspektywie nie poprawi sytuacji w wymiarze sprawiedliwości, tylko ją pogorszy.
Każdy bowiem worek, w tym i "referendarski", ma określoną pojemność - podsumowuje.
Czytaj też w LEX: Wykorzystanie narzędzi opartych o sztuczną inteligencję w pracy sędziego, asystenta sędziego i referendarza sądowego >
