Takiego problemu nie ma z profesjonalnymi pełnomocnikami, bo zgodnie z obowiązującymi przepisami mogą poświadczyć zgodność formy elektronicznej z oryginałem. Fakt, że strony muszą dodatkowo składać dokumenty w formie papierowej - chwalą sami pełnomocnicy, ale sądy widzą w tym jedną z głównych barier w szybkim działaniu e-KRS.
- e-KRS działa obecnie dobrze, jest sporym przyspieszeniem tyle, że naszą pracę utrudnia m.in. ten przepis - art. 694 [4] par. 2 [3] . Strony nie mają świadomości o takim obowiązku. Składają e-wnioski - dotyczące czy to wpisu, zmiany czy wykreślenia spółki. My następnie wzywamy je do złożenia oryginałów. To oczywiście trwa, bo zanim wezwanie dojdzie, zanim je odbiorą - mają na to 14 dni - mija prawie miesiąc, a sprawy czekają - mówi serwisowi Prawo.pl jeden z referendarzy z centralnej Polski.
Przypomnijmy, nowelizacja przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przekładana była kilka razy. Ostatecznym terminem miał być 1 marca 2021 roku, ale urzędnicy wytłumaczyli się problemami związanymi z epidemią COVID-19 i zdecydowano, że zmiany wejdą w życie dopiero od 1 lipca 2021 roku. Najważniejsza dotyczy przedsiębiorców - obowiązuje ich obligatoryjne elektroniczne postępowanie rejestrowe. Natomiast dobrowolnie z tego rozwiązania mogą skorzystać stowarzyszenia, organizacje społeczne, fundacje czy publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W praktyce oznacza to, że część akt ma być prowadzona elektronicznie, a część papierowo.
Czytaj w LEX: Informatyzacja postępowania rejestrowego przed KRS oraz procedury dotyczącej rejestracji spółki przez system elektroniczny >
Mogłoby być szybciej, ale stopują przepisy
Po miesiącu działania systemu można powiedzieć, że wiele z jego początkowych bolączek już sądom nie doskwiera. Przypomnijmy, że w pierwszej połowie lipca pracownicy sądów skarżyli się m.in. na niewydolność systemu, brak informacji, błędy techniczne, w końcu problem z "zaciąganiem" adresów i opłat za wnioski oraz brak połączenia z innymi bazami.
Czytaj: Sądy potykają się o e-KRS - działa, ale z problemami>>
- Większość tych problemów jest już opanowana. System rzeczywiście jest dużym przyspieszeniem, ale stopują nas przepisy. A konkretnie art. 694 [4] par. 2 [3] - wskazują rozmówcy Prawo.pl.
Zobacz procedurę w LEX: Rejestracja spółki przez system elektroniczny >
Chodzi o przepis dotyczący dokumentów składanych w postępowaniu rejestrowym. Zgodnie z par. 1, dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych, składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.
Z kolei par. 2 [2] mówi o tym, że jeżeli dokumenty te zostały sporządzone w postaci papierowej, do wniosku dołącza się:
1) odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo 2) elektroniczne kopie dokumentów. A z kolei w myśl par. 2 [3] w pozostałych sytuacjach - jak interpretują sądy, gdy wnioski składa strona nie pełnomocnik profesjonalny, oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo przesyła się do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od daty złożenia pisma.
- I tu, można powiedzieć, jest pies pogrzebany. Przepis jest, strony nie zdają sobie z niego sprawy. Składają wnioski elektronicznie bo jest szybciej i dołączają do tego skany - mówi jeden z referendarzy. To z kolei skutkuje wezwaniem do uzupełniania pod rygorem zwrotu. A chodzi często np. o zmianę ulicy, członka zarządu. - Mamy połączenie formy elektronicznej z papierową, która zaczyna nam się odbijać czkawką. Tym bardziej, że i te oryginały trzeba gdzieś trzymać, a założenie było takie, że przechodzimy do systemu elektronicznego - dodaje.
Pełnomocnik niweluje błędy
Nieco inaczej na problem patrzą sami pełnomocnicy, bo - jak podkreślają - ich profesjonalizm to gwarancja tego, że w e-wniosku i e-załącznikach nie ma błędów.
Maciej Szewczyk, radca prawny z kancelarii Wardyński i Wspólnicy sp.k. podkreśla, że takie rozwiązanie jest też spójne z tym, co obowiązuje w procedurze cywilnej.
- Warto pamiętać, że w przeciwieństwie do strony, która złożyłaby niezgodną z oryginałem kopię dokumentu, profesjonalny pełnomocnik poniósłby za takie działanie nie tylko odpowiedzialność karną, ale także dyscyplinarną (o utracie reputacji nie wspominając). Można też przypuszczać, że nowa regulacja jest zamierzonym (lub nie) krokiem w kierunku większej jeszcze profesjonalizacji postępowania sądowego. Reprezentowanie spółki w postępowaniu rejestrowym przez pełnomocnika nie tylko „zwalnia” zarząd z obowiązku zajmowania się sprawami niezwiązanymi wprost z prowadzoną przez spółkę działalnością, ale zmniejsza ryzyko nieprawidłowości przy sporządzania wniosku, ułatwiając przy okazji pracę sądom - mówi.
Z kolei Łukasz Drożdżowski, radca prawny dodaje, że stanowi to legitymizację praktyk funkcjonujących od dawna. - Zresztą jeszcze w okresie funkcjonowania PDI, udało mi się wypracować praktykę w stosunku niektórych wydziałów, zwłaszcza warszawskich, że niektóre dokumenty poświadczałem za zgodność z oryginałem oraz opatrywałem je podpisem kwalifikowanym i to działało. Dopiero jak pojawiła się możliwość bezpłatnego składania sprawozdań finansowych, ten system się rozregulował. I teraz ponownie - dzięki obecnym przepisom jako pełnomocnik mogę poświadczyć za zgodność z oryginałem dokument, zawierając w treści jego elektronicznej kopii odpowiednią klauzulę zgodnie z ustawą o radcach prawnych - mówi.
Być może potrzebna nowelizacja
Część referendarzy uważa, że w tym zakresie przepisy trzeba zmienić lub doprecyzować. Mecenas Drożdżowski również przyznaje, że konieczność dostarczania oryginałów przez strony może wydłużać sprawy.
- Być może na etapie składania wniosku powinien być wykonany obowiązek informacyjny wobec strony nie reprezentowanej przez pełnomocnika. To ukróciłoby biurokrację. Bo na skutek dezinformacji po stronie zwykłych obywateli, może dochodzić do przeciążania systemu - muszą być wysyłane wezwania, sprawy czekają - wskazuje.
Jest lepiej, ale nadal sporo do poprawy
Pełnomocnicy dodają, że nadal mają pewne problemy techniczne z systemem. - Choć wiele wniosków udało mi się już złożyć, to dość często pojawiają się problemy na etapie ich podpisywania (system zgłasza „błąd w komunikacji z modułami PRS” lub „błąd walidacji xsd”). Zwykle problem pojawia się wtedy, gdy załączniki do wniosku mają polskie znaki w nazwie pliku (czemu można zaradzić) albo gdy treść wniosku wpisana w formularzu zawiera te znaki (czemu zaradzić jest trudniej…) - mówi mecenas Szewczyk.
Wątpliwości budzi również to, w jaki sposób należy składać wniosek o rejestrację spółki. - Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych wniosek o rejestrację spółki powinni podpisać wszyscy członkowie spółki. Z perspektywy rejestracji spółki przez nowy portal powoduje to problemy. Zwłaszcza, gdy w skład zarządu wchodzić mają obcokrajowcy nie mieszkający w Polsce. Aby podpisać wniosek, już na etapie rejestracji, członkowie zarządu muszą posiadać podpisy elektroniczne lub podpisy zaufane. W przypadku zawiązywania spółki przez podmioty zagraniczne wiąże się to z dość czasochłonnymi formalnościami. Jeszcze większym problemem jest to, że portal nie posiada innych niż polska wersji językowych - mówi.
Techniczne bolączki potwierdza także mec. Drożdżowski. - Na przykład od czasu do czasu nie mogę podpisać wniosku, dotyczy to np. wysyłania pisma ogólnego, w trybie innego wniosku, tj. nie wniosku zmianowego, czy o wykreślenie. No i kolejną kwestią jest to, że do tych formularzy nie można niczego wklejać tylko trzeba ręcznie wpisywać. A my przecież żyjemy w kulturze "kopiuj-wklej" i to mocno usprawniłoby nam pracę - kwituje.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
