Prokuratura sprawdza obieg wewnętrznej informacji
Analiza systemu gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji w prokuraturach oraz wskazanie możliwych kierunków jego usprawnienia to przedmiot przeprowadzonego przez Prokuraturę Generalną wewnętrznego audytu w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.
Na polecenie prokuratora generalnego Andrzeja Seremeta przeprowadzony został wewnętrzny dotyczący przede wszystkim sprawozdawczości i jej efektywności.
Jak podkreślają organizatorzy audytu, system pozyskiwania danych powinien dostarczać kierownictwu wszystkich szczebli prokuratury, w sposób ciągły (cykliczny), usystematyzowanych, aktualnych, rzetelnych i użytecznych informacji pozwalających na sprawne zarządzanie. - Rzetelne i odpowiednio dobrane pod względem rodzajowym informacje powinny umożliwić zarządzającym dokonanie obiektywnej oceny prowadzonej działalności, zarówno w kontekście historycznym, jak i poprzez porównywanie jej z wynikami innych komórek czy jednostek (benchmarking), oraz podejmowanie trafnych decyzji dotyczących ewentualnego usprawnienia działalności organizacji – czytamy w komunikacie PG. Napisano w ni m także, że system gromadzenia informacji, oprócz swojego tradycyjnego zadania, tj. przekazywania informacji z dołu w górę organizacji, może spełnić funkcję narzędzia pozwalającego przełożyć priorytety kierownictwa na bieżące działania organizacji, komórek, a także poszczególnych pracowników.
Audytem wewnętrznym objęto komórki organizacyjne Prokuratury Generalnej oraz prokuratury apelacyjne, prokuratury okręgowe i wybrane prokuratury rejonowe. Audytorzy badali informacje, których obowiązek sporządzania wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego jak i sporządzane na podstawie zarządzeń, poleceń i innych dyspozycji wydawanych w prokuraturze.
W ramach audytu zostały zebrane i przeanalizowane informacje w trzech obszarach:
• organizacji systemu gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji i analiz,
• wsparcia systemu gromadzenia, przetwarzania i przesyłania informacji przez funkcjonujące systemy IT,
• skali systemu sprawozdawczego.
Audytorzy mając na względzie usprawnienie badanego systemu zaproponowali m.in:
• określenie możliwości pozyskiwania informacji z funkcjonujących systemów informatycznych,
• kontynuowanie prac zmierzających do rozbudowy i modyfikacji systemu SIP Libra 2, w szczególności poprzez stworzenie możliwości prowadzenia wszystkich wymaganych przepisami prawa rejestrów oraz możliwości bezpośredniego generowania gotowych, cyklicznych sprawozdań statystycznych, bez konieczności sięgania do innych źródeł danych.
Jak czytamy w komunikacie PG, prokurator generalny akceptując wnioski i propozycje audytorów polecił Dyrektorom Departamentów i Biur Prokuratury Generalnej przeprowadzenie m.in. kompleksowej analizy zapotrzebowania na dane w zakresie realizowanych zadań w celu sporządzenia wykazu danych, które winny być gromadzone przez powszechne jednostki prokuratury.
Z kolei prokuratorom apelacyjnym i prokuratorom okręgowym, prokurator generalny polecił podjęcie szeregu działań usprawniających system gromadzenia, przetwarzania i przesyłania danych w prokuraturze. - W ocenie prokuratora generalnego, system ten powinien być racjonalny, skuteczny oraz maksymalnie wykorzystujący możliwości systemów informatycznych i minimalizujący angażowanie prokuratorów w gromadzenie danych – czytamy w komunikacie Prokuratury Generalnej.
