- Specyfiką firmy, którą kieruję jest podpisywanie dużej ilości umów. Z autorami, redaktorami, grafikami itd. Jako prezes nie jestem w stanie ich wszystkich czytać - mówił Włodzimierz Albin, prezes wydawnictwa Wolters Kluwer Polska, podczas zorganizowanej 27 kwietnia br. przez te firmę i redakcję miesięcznika "Kancelaria" konferencji pt. "Partnerzy czy konkurenci? Budowanie relacji między prawnikami wewnętrznymi a kancelariami prawniczymi". - Często argumentem bym, mimo niepełnej znajomości jej treści, umowę podpisał jest informacja, że radca prawny ją czytał - dodaje prezes Albin. Jego zdaniem tak postępuje wielu szefów, co pokazuje jak wielkie znaczenie dla przedsiębiorstwa czy instytucji ma właściwe zorganizowanie obsługi prawnej. Pozostaje jednak pytanie, czy takim wsparciem dla zarządu i pracowników mają być prawnicy zatrudnieni w firmie, czy wynajęte do tego kancelarie.

Domowy prawnik konieczny
Zdaniem Waldemara Kopera, radcy prawnego i dyrektora działu prawnego w Kompanii Piwowarskiej oraz prezesa utworzonego niedawno Stowarzyszenia Prawników Przedsiębiorstw, jest to fałszywa alternatywa. Uważa on, że przedsiębiorstwo powinno mieć własnego "domowego" prawnika, a jeśli skala działalności tego wymaga, to nawet dział lub departament prawny. Dopiero uzupełnieniem tej obsługi może być współpraca z kancelariami zewnętrznymi. - Znaczenie wewnętrznego prawnika nawet w ostatnim czasie rośnie, chociaż z drugiej strony, bez współpracy z zewnętrznymi kancelariami firmy nie da się dobrze obsłużyć - mówi mec. Koper. I dodaje, że coraz częściej firmy oczekują od swoich prawników raczej "wsparcia prawnego" niż typowej opinii prawnej. Takie podejście wymaga dość dużej znajomości specyfiki firmy, jej kluczowych działalności, wręcz przyglądania się procesom technologicznym czy działaniom marketingowym. - Prawnicy z mojego zespołu często spotykają się z pracownikami działów, których problemy prawne mamy rozwiązywać, wysyłam ich nawet do nich na swego rodzaju praktyki. Tylko przy takim podejściu można radzić sobie z problemami pojawiającymi się w firmie, a nie być tylko doradcą patrzącym na to z boku - mówi Koper. Podkreśla też narastające zapotrzebowanie ze strony zarządów, by prawnicy angażowali się w oceny ryzyk, z jakimi może spotkać się firma w swojej działalności. - Kancelarie zewnętrzne wzbraniają się przed takimi zadaniami, ale prawnicy etatowi muszą te oczekiwania brać pod uwagę. Szczególnie, że dla strategii firmy jest to bardzo ważne - dodaje Waldemar Koper.

Partner przy podejmowaniu decyzji
Na ten strategiczny aspekt obsługi prawnej przedsiębiorstwa wskazuje też dr Piotr Kowalski, szef firmy doradczej Inspire, specjalizującej się w problematyce prawnej obsługi biznesu. Jego zdaniem coraz częściej departament prawny nie już traktowany tylko jako wewnętrzne "wsparcie prawne", ale także jako partner przy podejmowaniu strategicznych decyzji. Z cytowanych przez niego podczas wspomnianej konferencji badań międzynarodowej firmy Eversheds wynika, że trzy czwarte menedżerów z dużych korporacji uważa, że departament prawny ma znaczący wpływ na kształtowanie strategii firmy. - Dzieje się tak dlatego, że zarządzanie ryzykiem jest obecnie w centrum uwagi zarządów firm. Dlatego departamenty prawne stają się częścią zarządzania strategicznego, a naczelni prawnicy coraz częściej wchodzą do zarządów spółek - mówi Kowalski. Jego zdaniem w tej sytuacji jeszcze ostrzej stawiane jest pytanie, czy takiej strategicznej roli obsługi prawnej lepiej podoła własny dział czy zewnętrzna kancelaria. - Tendencją zaczyna być, że własne departamenty prawne koncentrują się na tych właśnie strategicznych problemach - jak ocena ryzyk, budowa przewagi konkurencyjnej - a sprawy rutynowe, oddaje się zewnętrznym kancelariom - mówi dr Kowalski. Takie zasady pracy liczącego ponad 200 prawników departamentu prawnego przyjęto ostatnio w międzynarodowym koncernie Cisco.

Wewnętrzny zna specyfikę firmy
Piotr Kowalski podkreśla jednak, że tego typu podziału zadań nie należy oceniać w kategoriach: ważne i nieważne. Jak mówi Beata Gilicińska, główny doradca prawny Philips Polska, to jest podział raczej z punktu widzenia optyki, według której te dwie grupy prawników patrzą na sprawy firmy. - Prawnicy wewnętrzni widzą pewne problemy od środka, łatwiej im poznać różne szczegóły, obserwować procesy. Prawnik zewnętrzny musi włożyć dużo wysiłku i czasu, by mieć taką samą wiedzę o problemach, w których rozwiązywaniu uczestniczy - dodaje. Beata Gilicińska mówi, że w kierowanym przez nią departamencie  prawnicy wewnętrzni odpowiedzialni są za strategiczny wymiar obsługi prawnej oraz za bieżącą obsługę firmy, ale bez projektów "extra". - Jeśli na przykład z braku czasu nie jesteśmy w stanie wykonać czegoś z tego poziomu zwykłej obsługi, to kupujemy taką usługę w zewnętrznej kancelarii. Podobnie jest w przypadku jakiegoś ważnego procesu czy dużej transakcji - wtedy szukamy najlepszych specjalistów w danej dziedzinie.
- Zlecenia z firm posiadających własnych prawników otrzymujemy najczęściej wtedy, gdy dziedzina prawa, na gruncie której pojawia się jakiś problem, nie jest pokryta specjalizacjami członków tego zespołu. Także, gdy wielkość projektu przekracza jego możliwości - mówi adwokat Zbigniew Drzewiecki, partner zarządzający kancelarii Drzewiecki, Tomaszek & Wspólnicy. Jego zdaniem przyczyną poszukiwania przez przedsiębiorstwa zewnętrznego wsparcia jest także często znaczenie dla nich danego problemu. - Jeśli sprawa jest istotna z punktu widzenia strategii, albo jej rozstrzygnięcie może oznaczać "być albo nie być" dla firmy, to szuka się na rynku najlepszych specjalistów w danej dziedzinie - mówi. - Podstawą do takiej decyzji jest też często konieczność zaangażowania do jakiegoś projektu większej grupy prawników, którzy nie powinni być w tym czasie absorbowani innymi zadaniami. W obciążonym bieżącymi sprawami firmowym departamencie prawnym może to być trudne - dodaje Zbigniew Drzewiecki.

Prawnicy rodzinni i specjaliści
Na to, że zewnętrzne kancelarie angażowane są przez firmy do spraw kryzysowych, zwraca też uwagę radca prawny Ewa Szurmińska-Jaworska z PriceWaterhouseCoopers Legal. - Duże kancelarie zatrudniają ekspertów z różnych dziedzin prawa, w praktyce też specjalizują się w konkretnych dziedzinach. Są więc w stanie osiągnąć wyższy stopień perfekcji w rozwiązywaniu określonych problemów niż prawnicy, którzy w firmie muszą "być od wszystkiego" - mówi. Jej zdaniem w relacjach pomiędzy kancelariami i firmami tworzy się model znany z medycyny, gdzie są lekarze rodzinni i specjaliści. - Departament prawny firmy powinien się składać z takich prawników "rodzinnych", a duże kancelarie powinny oferować pomoc specjalistów - dodaje. Zdaniem Ewy Szurmińskiej-Jaworskiej uzasadnione jest nawet pytanie, czy firmy powinny dążyć do zatrudniania prawników - specjalistów.
Podobne spojrzenie na relacje firm z zewnętrznymi kancelariami prezentuje też adwokat Małgorzata Surdek z CMS Cameron McKenna. Jednak jej zdaniem, niezależnie od oczekiwania specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, zmienia się w ostatnich latach rola prawnika zewnętrznego. - Coraz bardziej klienci oczekują od nas znajomości branży, jej specyfiki, używanego języka. Ja zajmuję się prawem konkurencji, ale coraz częściej konstatuję, że nie jest to to samo w różnych branżach - mówi. - To zjawisko może prowadzić do pewnego upodabniania się pozycji prawnika zewnętrznego i wewnętrznego, ale nie powinniśmy tej tendencji za bardzo ulegać. Takie wchodzenie w rolę firmowego prawnika przez kogoś z zewnętrznej kancelarii, włącznie z instalowaniem sobie biurka w obsługiwanej firmie, nie jest dobre. Te dwie role i wynikający z nich podział zadań powinny być zachowane - dodaje Małgorzata Surdek.

Nie ma jednego modelu
Jej opinię wzmacnia patrząca na ten problem z przeciwnej strony Beata Gilicińska z Philips Polska. Uważa ona, że najlepszy jest model mieszany, w którym część zadań związanych z obsługą prawną firmy realizuje własny zespół, a część zewnętrzni specjaliści. Według jakich zasad i kryteriów ten podział powinien następować? - Nie ma na to optymalnego modelu - mówi dr Piotr Kowalski, który teraz doradza firmom i kancelariom jako ekspert od organizacji biznesu, ale wcześniej przez wiele lat był prawnikiem wspierającym firmy w zakresie doradztwa podatkowego. - Każda firma sama musi dojść do najlepszego dla siebie rozwiązania, które uwzględni jej strategię i problemy, jakie musi we współpracy z prawnikami rozwiązywać - dodaje.
Z kolei radca prawny Iwona Mirosz, która przez wiele lat była wiceprezesem europejskiej organizacji zrzeszającej prawników pracujących w przedsiębiorstwach podkreśla, że ten model współpracy prawników firmowych z "kancelaryjnymi" dopiero się w Polsce kształtuje. Jej zdaniem na naszym rynku dominuje jeszcze postrzeganie wewnętrznych prawników jako "wsparcia" dla bieżącej działalności przedsiębiorstwa, a model departamentu prawnego jako elementu strategicznego zarządzania firmą dopiero się kształtuje. - Także przez ten pryzmat trzeba patrzeć na relacje pomiędzy prawnikami wewnętrznymi i kancelariami. Ale to będzie się zmieniało w tym kierunku "strategicznym" - dodaje mec. Mirosz.