Nowa forma szczególna czynności prawnych – forma dokumentowa – z uwagi na łatwość jej zachowania w obrocie ma usprawnić dokonywanie czynności prawnych, a jednocześnie zagwarantować, że dokumenty będą pełnić określoną dla nich w procedurze cywilnej funkcję dowodową.
Ustawodawca postanowił, że forma dokumentowa będzie zachowana wówczas, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Warto podkreślić, że podpis w takim przypadku nie jest elementem koniecznym dla zachowania tej formy czynności prawnej. Wymagane jest natomiast istnienie dokumentu, czyli, zgodnie z wprowadzanym przez nowelizację przepisem, nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jej treścią. Drugorzędna jest natomiast fizyczna postać tego nośnika – może to być papier, jak i np. plik komputerowy – ważne jest, by sposób zapisania na nim informacji umożliwiał jej utrwalenie i odtworzenie.
W przypadku umowy zawartej w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, dla rozwiązania takiej umowy, odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia będzie wymagane zachowanie formy dokumentowej. Jest to przepis dyspozytywny i regułę tę mogą zmodyfikować same strony umowy lub ustawodawca, w przepisie szczególnym.
Wymóg formy dokumentowej ad probationem został przez ustawodawcę przewidziany w przypadku umowy pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych.
Co prawda dotychczas obowiązujące przepisy kodeksowe zawierały normy dotyczące oświadczeń woli składanych w postaci elektronicznej, jednak dokonywane nowelizacją wyraźne wyodrębnienie formy elektronicznej ma rozstrzygnąć toczące się od lat dyskusje na temat relacji między formą elektroniczną a formą pisemną. Znowelizowane przepisy zrównują oświadczenia woli składane w formie elektronicznej z oświadczeniami złożonymi w formie pisemnej, ale jednocześnie ta równoważność form może być wyłączona albo przez przepis szczególny, albo przez same strony czynności prawnej.
Reguły dotyczące formy pisemnej czynności prawnej w większości przypadków znajdą również zastosowanie do formy dokumentowej, jak i elektronicznej. Oznacza to przykładowo, że formy te będą zastrzeżone pod rygorem nieważności tylko wtedy, gdy przepis szczególny będzie tak stanowić. W pozostałych przypadkach zastrzeżenie formy dokumentowej czy elektronicznej będzie zastrzeżeniem ad probationem. Również w razie zawarcia pactum de forma bez określenia konsekwencji niedochowania wymogu ustalonej przez strony formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej, czynność dokonana w innej formie nie będzie dotknięta sankcją nieważności, a jedyną konsekwencją będą utrudnienia dowodowe.
Doprecyzowano również przepis odnoszący się do kwestii formy czynności prawnych w obrocie profesjonalnym – w stosunkach między przedsiębiorcami mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej wymaganej ad probationem, nie znajdą zastosowania przepisy o utrudnieniach dowodowych, a sama czynność prawna nie będzie również nieważna.
Konsekwencją nowelizacji przepisów k.c. i wprowadzenia tamże definicji dokumentu są zmiany w zakresie procedury cywilnej. Ustalono, że przepisy dotyczące dowodów z dokumentów stosuje się do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców, a więc także do dokumentów elektronicznych. Podkreśla się również, że dokument prywatny, stanowiący dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie, może przybrać formę pisemną, jak i elektroniczną. W związku z tym pozostaje kolejna zmiana w zakresie badania prawdziwości pisma – w przypadku formy elektronicznej dokumentu sąd będzie mógł wezwać wystawcę takiego dokumentu do udostępnienia informatycznego nośnika danych, na którym dokument został zapisany.
Opisane wyżej zmiany wprowadza ustawa z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks cywilny, ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1311 ze zm.), która w tym zakresie wchodzi w życie w dniu 8 września 2016 r.
Źródło: www.dziennikustaw.gov.pl, stan z dnia 7 września 2016 r.