Resort sprawiedliwości - jak ustaliło Prawo.pl - chce wprowadzić do procedury cywilnej wymóg podawania przez pełnomocników profesjonalnych adresu mailowego. Komunikacja z sądem miałaby się odbywać właśnie poprzez ten adres elektronicznych podany w piśmie procesowym. Rozmówcy portalu wskazują, że celem jest sprawdzenie czy taka forma komunikacji się przyjmie i czy pełnomocnicy będą z tego korzystać. Propozycja ma znaleźć się w finalizowanym projekcie kolejnej nowelizacji Kpc. Przyznają też, że koronawirus pokazał, iż komunikacja zdalna w pewnych sytuacjach musi zachodzić, bo tradycyjna po prostu zawodzi. 

Przypomnijmy po Senacie, do Sejmu wraca też przyjęta na początku października ustawa o doręczeniach elektronicznych. Choć zakłada co do zasady prostą i przejrzystą komunikację elektroniczna między administracją a obywatelem, problem z nią jest zasadniczy - w przypadku sądów długie, nawet w postępowaniach karnych 9-letnie vacatio legis. 

Czytaj: Prawnicy informatyzują się, sądy nadal papierem stoją>>
 

Resort od miesięcy krąży wokół tematu

Istotne jest też tło całej sprawy. Ministerstwo Sprawiedliwości - przypomnijmy - kilkukrotnie tarczami antykryzysowami próbowało wprowadzić e-doręczenia. I za każdym razem temat kończył się na etapie Sejmu. Pojawiały się nawet pogłoski, że takie rozwiązanie nie jest na rękę poczcie i, że e-doręczenia są kością niezgody między resortami sprawiedliwości i cyfryzacji.

Zobacz procedurę w LEX: Doręczanie pism sądowych >

W swoich propozycjach resort sprawiedliwości szedł zresztą dość daleko. Zakładały one nie tylko wnoszenie, ale i doręczanie pism za pośrednictwem platformy ePUAP, portalu informacyjnego sądów powszechnych i na adres poczty elektronicznej. - Co z tego, że mamy e-rozprawy, skoro sąd ma o nich powiadomić listem poleconym - mówili wówczas rozgoryczeniu prawnicy.

Czytaj w LEX: Zasady doręczania pism procesowych po reformie postępowania cywilnego z lipca 2019 r.  >

Koniec końców ministerstwo z dalszych "szybkich" projektów zrezygnowało, wskazując że czeka na ustawę o doręczeniach elektronicznych. Mimo to jednak planuje zmiany w procedurze cywilnej i to nie tylko w zakresie wymogu podawania maila. Inna propozycja - według ustaleń portalu - ma zmierzać do tego by na podstawie pełnomocnictwa notarialnego, można było odbierać przesyłki pocztowe, podobnie jak obecnie w przypadku pełnomocnictwa pocztowego. 

Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Składanie pism procesowych drogą elektroniczną >

Sądy maile mogą wysyłać

Prawnicy pytani o wymóg podawania maila podkreślają jednak, że jest to raczej kosmetyka i wskazują na obowiązujące już przepisy. - Obowiązuje art. 149 [1] Kpc, w ramach którego przynajmniej wezwania, zawiadomienia mogą być przesyłane w wersji elektronicznej, mailowej, a także art. 132 par. 1[3] Kpc. Są też art. 132 par. 3 i 140 Kpk i one też pozwalają na doręczenia pism poprzez e-mail. I ja, z uporem, od kilku lat piszę do sądów prośby o doręczenia elektronicznie, powołując się na te przepisy. Sądy karne czasem przesyłają wezwanie na rozprawę, niekiedy postanowienia, a dwa razy dostałem wyrok z uzasadnieniem. Natomiast sądy cywilne, chociaż mają taką możliwość, to tego nie robią - mówi adwokat Karol Pachnik.

Dodaje równie, że także obowiązek podawania adresu mailowego nie jest w przepisach niczym nowym bo obowiązuje już w sprawach gospodarczych - art. 458[3] Kpc i art. 458[4] par. 2 Kpc. 

Legal Cost Bot - sprawdź jak działa pierwszy kalkulator opłat sądowych w formie chatbota! >

Czytaj: Będzie powtórka z e-doręczeniami - MS szykuje kolejny projekt>>

Koronawirus do e-korespondecji mocno zachęca

Prawnicy podkreślają, że podstawą jest zmiana mentalności i podejścia. Adwokaci i radcy wskazują przy tym na sędziów, a sędziowie z przekąsem mówią, że i pełnomocni nie zawsze są korespondencji elektronicznej w pełni przychylni. Sprawa rozbija się m.in. o dobro klienta. Nie zawsze bowiem "szybko" oznacza dla niego lepiej - dodają nieoficjalnie.  Jedna i druga strona przyznaje jednak, że kontakt mailowy sprawę by zdecydowanie ułatwił, co pokazuje choćby doba koronawirusa. Jest jednak i "ale"...  

- Rozważane rozwiązanie ma charakter prowizoryczny i tylko w bardzo niewielkim zakresie będzie pomocne i usprawniające postępowanie.  Samo wspomniane wyżej wprowadzenie obowiązku podawania adresu email przez pełnomocnika nie rozwiązuje kwestii związanej ze skutkiem doręczenia w odniesieniu do tak wysłanej informacji - mówi sędzia Monika Biała z Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Krzyków.  

I dodaje, że w obecnej sytuacji epidemicznej, kiedy to zdarza się konieczność odwołania lub zmiany terminu rozprawy, znajomość adresu mailowego pełnomocnika jest oczywiście udogodnieniem. - Informacja drogą tradycyjną dociera do adresata znacznie dłużej niż drogą elektroniczną. Napisanie maila do pełnomocników jest o wiele szybsze, a informacje taką dostają w ciągu niemal kilku sekund. Należy jednak pamiętać, ze tak przesłana wiadomość będzie miała jedynie walor informacyjny, ale bez skutku doręczenia w rozumieniu przepisów Kpc - wskazuje sędzia Biała. 

Czytaj w LEX: „Pozwy zbiorowe” jako odpowiedź na czasy „niedyspozycji” wymiaru sprawiedliwości w czasach epidemii koronawirusa >

E-biuro podawcze jeszcze w sferze marzeń

Sędzia podkreśla, że rozwiązaniem, na które naprawdę czekają pełnomocnicy i, które postulują jest tzw. elektroniczne biuro podawcze, umożliwiające skuteczne wnoszenie pism procesowych drogą elektroniczną. 

Apelowało o to zresztą niedawno Stowarzyszenie Sędziów Polskich "Iustitia" odnosząc się do rekomendacji dla sądów na drugą falę koronowirusa. Przypomnijmy, MS zaleciło m.in. e-rozprawy. - Wskazujemy na konieczność podjęcia pilnej inicjatywy ustawodawczej w kierunku zapewnienia stronom i świadkom możliwości komunikacji elektronicznej z sądami, by pisma wysyłane drogą elektroniczną wywierały analogiczny skutek jak korespondencja papierowa (np. dotrzymanie terminu do dokonania czynności). Mnożenie korespondencji papierowej zwiększa ryzyko zakażenia pracowników i interesantów, stanowi również obciążenie dla Poczty polskiej i jej pracowników - wskazało stowarzyszenie. 

Czytaj w LEX: Zabezpieczenie roszczeń w czasie epidemii >

Podobnie sprawę oceniają też zresztą prawnicy. Włodzimierz Chróścik, nowy prezes Krajowej Rady Radców Prawnych podkreśla, że samorząd włączy się aktywnie w prace legislacyjne związane z e-doręczeniami. - Poza rozprawami online jest to ten element postępowania, który dobrze zaprojektowany i zorganizowany może znacząco przyczynić się do przyspieszenia postępowań i ułatwienia komunikacji z sądem - mówi. Dodaje jednak, że przyjęte rozwiązania muszą uwzględniać ochronę interesów prawnych klientów, jak i potrzeby oraz obowiązki pełnomocników. - Konieczne jest również zapewnienie bezpieczeństwa takiej komunikacji, np. ze względu na obowiązki w zakresie tajemnicy zawodowej - podsumowuje. 

Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >  

Również adwokat Karol Pachnik mówi, że istotne jest to, by wprowadzane zmiany umożliwiły realną korespondencje z sądem - czyli w obie strony.  - W mojej ocenie zmiana art. 149 [1] powinna pójść w kierunku, że nie tylko wezwania sąd może doręczać przez maila, ale też pisma procesowe. Na przykład przesyłając skan papieru. Optymalne byłyby rozwiązania systemowe, ale może też być uproszczenie, że jeśli pełnomocnik poda adres mailowy, wystąpi o doręczenie na podstawie obowiązujących przepisów, to dostanie całą korespondencję elektronicznie. Przy czym przepisy dotyczą tylko odbioru pisma, potrzeba jeszcze doregulowania wnoszenia pism - dodaje mecenas.

 


Znalezienie maila do sądu...to nie lada sztuka 

W ocenie adwokat Joanny Parafianowicz to, że resort rozważa zobowiązywanie pełnomocników do podawania adresów mailowych, świadczy o tym, że nie jest świadomy jak wygląda sądowa rzeczywistość. - Problemem nie są adresy pełnomocników tylko brak kontaktu z sądem drogą mailową. Znalezienie adresu danego wydziału na stronie internetowej któregokolwiek z sądów wymaga wcale nie małych zdolności detektywistycznych, a ostatecznie i tak na ogół znajdujemy maile do biura obsługi interesanta, a nie do wydziału, do sekretariatu wydziału, czy przewodniczącego wydziału. Nawet jeśli uda nam się namierzyć maila, to po wysłaniu bardzo często dostajemy od razu zwrotkę, że jest on już nieaktywny i prośbę o przesłanie na inny adres - mówi.  

Dodaje, równocześnie że przytłaczająca większość i adwokatów i radców ma swoje strony internetowe i korzysta z możliwości porozumiewania się na odległość. - Korzystają z maili, mają pocztę nie tylko na komputerach stacjonarnych ale i na komórkach i na wszystkich urządzeniach mobilnych. MS jednak nie nadąża. Obecnie Kpc daje możliwość ustalenia za zgodą pełnomocników stron, że doręczenia będą elektroniczne. Ale to nie problem po stronie pełnomocników tylko ministerstwa, które nie zadbało o to by sądy nadążyły za taką rzeczywistością - mówi adwokatka. 

 


Jak e-doręczenia to i dygitalizacja akt

To kolejne marzenia większości prawników. - Jestem zwolenniczką tego, by wszelka komunikacja z sądami odbywała się drogą elektroniczną. Myślę, że idealnie byłoby by sądy korzystały z tych samych możliwości, z których korzystamy w kancelarii, by skanowały dokumenty, dygitalizowały akta, a nie żeby trzeba było się logować do systemu, w którym jest tylko adnotacja, że coś wpłynęło do sprawy. W XXI wieku są już techniczne możliwości, żeby komunikacja z sądami odbywała się błyskawicznie, zdalnie i bez problemu - wskazuje Parafianowicz. 

Sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu podkreśla, że doręczenia elektroniczne pism sądowych w zasadzie można wprowadzić od ręki - jak dodaje - byleby była do tego wola polityczna. - Narzędzia są, wystarczą trzy miesiące, do pół roku. W portalu informacyjnym sądu mamy już dużą grupę użytkowników, czyli osoby do których moglibyśmy e-przesyłki doręczać. Przyspieszyłoby to sprawy, potaniło procedury, a wysyłka korespondencji odbywałaby się praktycznie bezobsługowo. Bo zatwierdzenie określonego rodzaju pisma, z cechami tego pisma skutkowałoby tym, że z automatu poszłoby do doręczenia - dodaje.  

Nieco większym problem - w jego ocenie - jest jednak e-biuro podawcze. Tu wskazuje choćby na strony wykluczone cyfrowo, które i tak z sądem będą się komunikować papierowo. - A wtedy sąd będzie musiał na siebie przyjąć obowiązek skanowania dokumentów, by drugiej stronie przekazać je drogą elektroniczną - wskazuje.

I tu pojawia się kolejna kwestia - koszty. - Jeżeli wszyscy, albo co najmniej wyraźna większość naokoło są "papierowi", nawet - co jest absurdem - jak się posługują elektroniką, to kto ma to ponownie przetwarzać na postać elektroniczną. Do sądów wpływają miliony spraw. Każde z nich to tomy akt, przetworzenie tego na formę elektroniczną jest więc barierą nie do przejścia. Jedynym wyjściem jest przerzucenie tych zadań na wszystkich wspólnie - mówi prezes. I dodaje, że oczekiwanie, iż wszystkie koszty w tym przypadku poniosą sądy jest po prostu - absolutnie nierealne.