Według ekspertów firmy doradczej Deloitte, jednym z kluczowych czynników warunkujących efektywność postępowania certyfikacyjnego jest wnikliwa samoocena oraz rzetelne przygotowanie firmy do certyfikacji. Najwięcej działań dostosowawczych w ramach przygotowania do tego procesu wymagają obszary związane z bezpieczeństwem informacji oraz sformalizowaniem procedur celnych.
Certyfikat Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) zakłada podniesienie bezpieczeństwa wymiany handlowej z partnerami spoza Unii Europejskiej. Jest to możliwe dzięki ściślejszej współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami i administracją celną, która pozwala na uprzywilejowane traktowanie „sprawdzonych” przedsiębiorców przez organy celne, w zamian za przejęcie części obowiązków dotyczących czynności celnych. O status Upoważnionego Przedsiębiorcy mogą ubiegać się wszystkie firmy zainteresowane obrotem międzynarodowym, zarówno eksporterzy jak i ich dostawcy, importerzy, spedytorzy, firmy logistyczne, agencje celne oraz operatorzy portów morskich i lotniczych.
Od momentu wdrożenia, instytucja Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) cieszy się rosnącym zainteresowaniem szczególnie w państwach silnie zaangażowanych w wymianę handlową z krajami spoza UE. W ciągu ostatnich dwóch lat rekordową ilość certyfikatów przyznano w Niemczech – 383. W czołówce krajów Unii Europejskiej, w których wydano największą ilość tych dokumentów jest także Holandia- 182 oraz Szwecja- 146 certyfikatów.
"W Polsce Certyfikat AEO cieszy się umiarkowanym zainteresowaniem przedsiębiorców. Zauważamy natomiast, że wzrasta świadomość firm dotycząca korzyści płynących z posiadania tego dokumentu oraz zagrożeń związanych z jego brakiem. Dla niektórych podmiotów posiadanie certyfikatu staje się wręcz warunkiem dalszego rozwoju działalności i zaczyna być postrzegane jako wyznacznik rzetelności dla partnerów biznesowych. W praktyce staje się to jednym z kryteriów wyboru kontrahentów lub udziału w procedurach przetargowych. Tendencje rynkowe oraz koncepcja AEO wskazują, że ten trend będzie się nasilać- podkreśla Joanna Stawowska, Partner w dziale doradztwa podatkowego Deloitte.
W proces certyfikacji AEO zaangażowane jest wiele obszarów działalności firmy. Z tego powodu ważne jest staranne przygotowanie do audytu przed oficjalnym rozpoczęciem procedury.
"Jest to tym bardziej istotne, że od przyszłego roku procedura certyfikacji ulega skróceniu z 300 do 90 dni, co zmniejsza możliwości podejmowania działań dostosowawczych w trakcie audytu przeprowadzanego przez organy celne”- mówi Rafał Zajączkowski, z działu doradztwa podatkowego Deloitte. "Przygotowując się do certyfikacji AEO należy pamiętać, że opiera się ona na założeniu, że przedsiębiorca przejmuje część odpowiedzialności za zapewnienie prawidłowości procesów celnych. Przyjęcie tego zobowiązania wymaga dokładnej analizy zasad funkcjonowania firmy. W celu ułatwienia przedsiębiorcom przygotowania do procesu certyfikacji administracja celna opracowała Kwestionariusz samooceny AEO – narzędzie pomagające w samodzielnym zdiagnozowaniu stopnia przygotowania do certyfikacji. Aby wnikliwie ocenić sytuację firmy w niektórych obszarach warto dokonać analizy wykraczającej poza wytyczne kwestionariusza" - dodaje.
Największe problemy praktyczne w procesie certyfikacji stwarzają obszary dotyczące bezpieczeństwa informacji oraz procesów celnych. Przygotowanie do procesu certyfikacji AEO stało się bodźcem do większego zainteresowania tymi obszarami, co z kolei spowodowało wprowadzenie szeregu zmian istotnych także dla kontroli ryzyka w przedsiębiorstwie.
"Wytyczne AEO kładą znaczny nacisk na wymagania odnośnie biznesowej ciągłości działania, która jest potwierdzeniem, że dany przedsiębiorca jest godnym zaufania ogniwem międzynarodowego łańcucha dostaw. Oznacza to, że firma powinna być przygotowana na wystąpienie awarii oraz incydentów bezpieczeństwa. Powinny także istnieć odpowiednie procedury, które pozwolą na utrzymanie dostępności usług oraz aktywów informatycznych na poziomie wymaganym przez biznes" - stwierdził Cezary Piekarski, menedżer w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte. "W zakresie bezpieczeństwa informacji Certyfikat Upoważnionego Przedsiębiorcy wymaga istnienia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, który jest zbiorem polityk i procedur zarządczych dotyczących bezpieczeństwa informacji w spółce. Dotyczy on przede wszystkim ochrony systemów komputerowych, procedur dotyczących tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania informacji i archiwizacji oraz bezpieczeństwa osobowego. Należy pamiętać, że mimo utożsamiania ochrony informacji z informatyką, wdrożenie SZBI jest zadaniem dla całej organizacji" - podkreśla Elżbieta Pałkowska, Dyrektor w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte.
Uzyskanie certyfikatu AEO zakłada, że organizacja działalności przedsiębiorstwa minimalizuje ryzyko wystąpienia naruszeń regulacji celnych. W tym celu akcentowane jest ustrukturyzowanie oraz sformalizowanie wykonywanych czynności jak również zapewnienie właściwego nadzoru nad ich wykonywaniem. Główne korzyści płynące z przeorganizowania procesów celnych to wewnętrzna kontrola minimalizująca ryzyko nieprawidłowości mogących skutkować odpowiedzialnością finansową oraz karną jak również zapewnienie ciągłości działania w przypadku nieobecności pracowników.
Certyfikat Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) zakłada podniesienie bezpieczeństwa wymiany handlowej z partnerami spoza Unii Europejskiej. Jest to możliwe dzięki ściślejszej współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami i administracją celną, która pozwala na uprzywilejowane traktowanie „sprawdzonych” przedsiębiorców przez organy celne, w zamian za przejęcie części obowiązków dotyczących czynności celnych. O status Upoważnionego Przedsiębiorcy mogą ubiegać się wszystkie firmy zainteresowane obrotem międzynarodowym, zarówno eksporterzy jak i ich dostawcy, importerzy, spedytorzy, firmy logistyczne, agencje celne oraz operatorzy portów morskich i lotniczych.
Od momentu wdrożenia, instytucja Upoważnionego Przedsiębiorcy (AEO) cieszy się rosnącym zainteresowaniem szczególnie w państwach silnie zaangażowanych w wymianę handlową z krajami spoza UE. W ciągu ostatnich dwóch lat rekordową ilość certyfikatów przyznano w Niemczech – 383. W czołówce krajów Unii Europejskiej, w których wydano największą ilość tych dokumentów jest także Holandia- 182 oraz Szwecja- 146 certyfikatów.
"W Polsce Certyfikat AEO cieszy się umiarkowanym zainteresowaniem przedsiębiorców. Zauważamy natomiast, że wzrasta świadomość firm dotycząca korzyści płynących z posiadania tego dokumentu oraz zagrożeń związanych z jego brakiem. Dla niektórych podmiotów posiadanie certyfikatu staje się wręcz warunkiem dalszego rozwoju działalności i zaczyna być postrzegane jako wyznacznik rzetelności dla partnerów biznesowych. W praktyce staje się to jednym z kryteriów wyboru kontrahentów lub udziału w procedurach przetargowych. Tendencje rynkowe oraz koncepcja AEO wskazują, że ten trend będzie się nasilać- podkreśla Joanna Stawowska, Partner w dziale doradztwa podatkowego Deloitte.
W proces certyfikacji AEO zaangażowane jest wiele obszarów działalności firmy. Z tego powodu ważne jest staranne przygotowanie do audytu przed oficjalnym rozpoczęciem procedury.
"Jest to tym bardziej istotne, że od przyszłego roku procedura certyfikacji ulega skróceniu z 300 do 90 dni, co zmniejsza możliwości podejmowania działań dostosowawczych w trakcie audytu przeprowadzanego przez organy celne”- mówi Rafał Zajączkowski, z działu doradztwa podatkowego Deloitte. "Przygotowując się do certyfikacji AEO należy pamiętać, że opiera się ona na założeniu, że przedsiębiorca przejmuje część odpowiedzialności za zapewnienie prawidłowości procesów celnych. Przyjęcie tego zobowiązania wymaga dokładnej analizy zasad funkcjonowania firmy. W celu ułatwienia przedsiębiorcom przygotowania do procesu certyfikacji administracja celna opracowała Kwestionariusz samooceny AEO – narzędzie pomagające w samodzielnym zdiagnozowaniu stopnia przygotowania do certyfikacji. Aby wnikliwie ocenić sytuację firmy w niektórych obszarach warto dokonać analizy wykraczającej poza wytyczne kwestionariusza" - dodaje.
Największe problemy praktyczne w procesie certyfikacji stwarzają obszary dotyczące bezpieczeństwa informacji oraz procesów celnych. Przygotowanie do procesu certyfikacji AEO stało się bodźcem do większego zainteresowania tymi obszarami, co z kolei spowodowało wprowadzenie szeregu zmian istotnych także dla kontroli ryzyka w przedsiębiorstwie.
"Wytyczne AEO kładą znaczny nacisk na wymagania odnośnie biznesowej ciągłości działania, która jest potwierdzeniem, że dany przedsiębiorca jest godnym zaufania ogniwem międzynarodowego łańcucha dostaw. Oznacza to, że firma powinna być przygotowana na wystąpienie awarii oraz incydentów bezpieczeństwa. Powinny także istnieć odpowiednie procedury, które pozwolą na utrzymanie dostępności usług oraz aktywów informatycznych na poziomie wymaganym przez biznes" - stwierdził Cezary Piekarski, menedżer w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte. "W zakresie bezpieczeństwa informacji Certyfikat Upoważnionego Przedsiębiorcy wymaga istnienia Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, który jest zbiorem polityk i procedur zarządczych dotyczących bezpieczeństwa informacji w spółce. Dotyczy on przede wszystkim ochrony systemów komputerowych, procedur dotyczących tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania informacji i archiwizacji oraz bezpieczeństwa osobowego. Należy pamiętać, że mimo utożsamiania ochrony informacji z informatyką, wdrożenie SZBI jest zadaniem dla całej organizacji" - podkreśla Elżbieta Pałkowska, Dyrektor w dziale zarządzania ryzykiem Deloitte.
Uzyskanie certyfikatu AEO zakłada, że organizacja działalności przedsiębiorstwa minimalizuje ryzyko wystąpienia naruszeń regulacji celnych. W tym celu akcentowane jest ustrukturyzowanie oraz sformalizowanie wykonywanych czynności jak również zapewnienie właściwego nadzoru nad ich wykonywaniem. Główne korzyści płynące z przeorganizowania procesów celnych to wewnętrzna kontrola minimalizująca ryzyko nieprawidłowości mogących skutkować odpowiedzialnością finansową oraz karną jak również zapewnienie ciągłości działania w przypadku nieobecności pracowników.