Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Czy fakturę za najem lokalu za okres od dnia 1 lipca 2015 r. do dnia 30 czerwca 2016 r. wystawioną dnia 13 maja 2015 r. można zaksięgować w koszty 2015 r. w całości czy należy ją podzielić na lata 2015-2016?

Odpowiedź

Moment ujęcia wydatku w kosztach przez podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów zależy od metody, jaka została przyjęta. Obowiązujące przepisy wyróżniają metodę uproszczoną (kasową) oraz metodę memoriałową. Zgodnie z każdą z nich nakazuje odmiennie rozliczać koszty obejmujące dwa lata podatkowe.

Uzasadnienie

Ponieważ w pytaniu nie wskazano według, jakiej metody rozliczane są koszty podatkowe poniżej odniosę się do każdej z metod.

I tak, zgodnie z metoda kasową, koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Stanowi o tym art. 22 ust. 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. Oznacza to, że podatnik ujmuje koszty w księdze w dacie ich poniesienia, nie zwracając przy tym uwagi na okres, którego dotyczą. Powyższe odnosi się zarówno do kosztów pośrednio, jak i bezpośrednio związanych z przychodami.

Metoda memoriałowa została uregulowana w art. 22 ust. 5-5c u.p.d.o.f. W tym przypadku podatnik jest zobligowany do ewidencjonowania kosztów w okresie, którego one dotyczą. Przy czym stosujący się do tej metody przedsiębiorca musi dokonać podziału kosztów na: pośrednie (są to koszty, które trudno przyporządkować wprost do konkretnego przychodu, np. reklama, najem, ubezpieczenia itp.) i bezpośrednie (są to koszty bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami np. zakup towarów handlowych).

Ponieważ przedmiotem pytania są wydatki dotyczące usług najmu lokalu, a więc wydatki pośrednie, wskazuję, że tego rodzaju koszty w metodzie memoriałowej co do zasady ujmuje się w kosztach uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Jednak jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy (obejmują przełom roku), wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c u.p.d.o.f.).

Co ważne, u wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (niezależnie od stosowanej metody księgowania kosztów) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b u.p.d.o.f.).

W świetle powyższego, w opisanym stanie faktycznym zakładając, że podatnik rozlicza koszty: metodą uproszczoną (kasową) – fakturę dokumentująca zakup usług najmu lokalu za okres od dnia 1 lipca 2015 r. do dnia 30 czerwca 2016 r. winien uwzględnić w księdze w dacie poniesienia kosztu, czyli w dacie wystawienia faktury, tj. dnia 13 maja 2015 r.,

metodą memoriałową – podatnik będzie zobowiązany do dokonania proporcjonalnego podziału kosztu potwierdzonego ww. fakturę na dwie części, tj. tę dotyczącą 2015 r. i 2016 r.

Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 24.09.2015 r.