Spółka z o.o. założyła spółkę córkę. Nowa spółka nie była zgłoszona jako spółka z o.o. w organizacji. Koszty rejestracji, opłatę sądową za wpis do KRS, podatek PCC, zakup pieczątek oraz opłatę skarbową od rejestracji VAT poniosła spółka matka. Spółka nie odliczyła od tych faktur podatku VAT.
Jakim dokumentem obciążyć spółkę córkę i co z podatkiem VAT?
W przedstawionych okolicznościach spółka dominująca powinna obciążyć spółkę zależną kosztami, które dokumentują czynności inne niż świadczenie usług, na podstawie wystawionej noty księgowej (obciążeniowej). W stosunku do zakupów, które spełniają definicję świadczenia usług powinna być wystawiona faktura VAT.
Z opisu sytuacji wynika, że poniesione wydatki nie mogą być zakwalifikowane w ewidencjach prowadzonych dla celów podatku dochodowego od osób prawnych do podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Podobnie nie został odliczony naliczony VAT zawarty w cenie zakupu, w zasadzie nie dlatego, że wydatki nie stanowiły kosztu uzyskania przychodu, bo ograniczenie już nie wynika z przepisów, ale prawdopodobnie dlatego, że brak jest związku pomiędzy poniesionymi zakupami a sprzedażą opodatkowaną. W mojej opinii, spółka-matka powinna wystawić notę księgową na podstawie, której obciąży spółkę-córkę kosztami poniesionymi w związku z zawarciem umowy oraz rejestracją spółki córki. Dotyczy to tylko tych kosztów, które pierwotnie przy zakupie nie były obciążone VAT oraz których zwrot na rzecz spółki-matki nie spełnia definicji świadczenia usług. W przedstawionej sprawie można by postąpić dwojako. Po pierwsze obciążyć spółkę córkę np. dwoma rodzajami not księgowych - jedną która będzie obciążała spółkę córkę kosztami netto, drugą, która będzie obciążała spółkę-córkę kwotą VAT. Niemniej, istnieje ryzyko, że takie działanie nie do końca będzie zgodne z regulacjami w VAT. W przedstawionych okolicznościach nota księgowa wydaje się być jedynym zasadnym dokumentem przenoszącym koszty pomiędzy firmami, ale w odniesieniu do tych wydatków, które nie spełniają definicji świadczenia usług. Celem działania spółki-matki jest tylko przeniesienie ciężaru poniesionych kosztów na spółkę zależną, która to spółka w zasadzie pierwotnie sama powinno koszty te ponieść i sfinansować. Do świadczenia usług w przedstawionej sprawie nie dojdzie, bowiem strony nie zawarły umowy jakoby spółka-matka miała za odpłatnością w sposób ekwiwalenty wykonać usługę rejestracji spółki-córki w wymaganych instytucjach. Gdyby tak było wówczas spółka-matka mogłaby na całość wydatków wystawić fakturę VAT, która powinna jeszcze zawierać wynagrodzenie za samo wykonanie takich czynności. Jeżeli strony na zapłatę takiego wynagrodzenia się nie umówiły to podstawą do obciążenia spółki-córki będzie nota obciążeniowa, która jednocześnie stanowi dokumentację do ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych. Jest to uniwersalny dokument księgowy, który co do zasady służy do dokumentowania transakcji, dla których nie przewidziano odrębnych formularzy. Nota taka jest przede wszystkim wystawiana, w sytuacji, gdy pomiędzy stronami dochodzi do rozrachunków w sytuacjach, które nie są objęte obowiązkiem podatkowym wynikającym z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. W omawianym przypadku, z takim obowiązkiem podatkowym spółka nie będzie miała do czynienia, z tej przyczyny, że w przedstawionych okolicznościach nie dojdzie ani do dostawy towarów ani do świadczenia usług. Jedynie w stosunku do kosztu zakupu pieczątki, który to koszt będzie dokumentowany, jest fakturą należałoby wystawić refakturę albo fakturę sprzedaży. Stosownie bowiem do regulacji art. 30 ust. 3 u.p.t.u. w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku. Spełnione są tutaj co najmniej trzy warunki wskazujące, że powinna być wystawiona faktura. W transakcji spółka matka wystąpiła jako podatnik VAT, działała we własnym imieniu ale na rzecz spółki córki. Transakcja pierwotna stanowiła świadczenie usług, w którym brała udział spółka matka.
Jakim dokumentem obciążyć spółkę córkę i co z podatkiem VAT?
W przedstawionych okolicznościach spółka dominująca powinna obciążyć spółkę zależną kosztami, które dokumentują czynności inne niż świadczenie usług, na podstawie wystawionej noty księgowej (obciążeniowej). W stosunku do zakupów, które spełniają definicję świadczenia usług powinna być wystawiona faktura VAT.
Z opisu sytuacji wynika, że poniesione wydatki nie mogą być zakwalifikowane w ewidencjach prowadzonych dla celów podatku dochodowego od osób prawnych do podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Podobnie nie został odliczony naliczony VAT zawarty w cenie zakupu, w zasadzie nie dlatego, że wydatki nie stanowiły kosztu uzyskania przychodu, bo ograniczenie już nie wynika z przepisów, ale prawdopodobnie dlatego, że brak jest związku pomiędzy poniesionymi zakupami a sprzedażą opodatkowaną. W mojej opinii, spółka-matka powinna wystawić notę księgową na podstawie, której obciąży spółkę-córkę kosztami poniesionymi w związku z zawarciem umowy oraz rejestracją spółki córki. Dotyczy to tylko tych kosztów, które pierwotnie przy zakupie nie były obciążone VAT oraz których zwrot na rzecz spółki-matki nie spełnia definicji świadczenia usług. W przedstawionej sprawie można by postąpić dwojako. Po pierwsze obciążyć spółkę córkę np. dwoma rodzajami not księgowych - jedną która będzie obciążała spółkę córkę kosztami netto, drugą, która będzie obciążała spółkę-córkę kwotą VAT. Niemniej, istnieje ryzyko, że takie działanie nie do końca będzie zgodne z regulacjami w VAT. W przedstawionych okolicznościach nota księgowa wydaje się być jedynym zasadnym dokumentem przenoszącym koszty pomiędzy firmami, ale w odniesieniu do tych wydatków, które nie spełniają definicji świadczenia usług. Celem działania spółki-matki jest tylko przeniesienie ciężaru poniesionych kosztów na spółkę zależną, która to spółka w zasadzie pierwotnie sama powinno koszty te ponieść i sfinansować. Do świadczenia usług w przedstawionej sprawie nie dojdzie, bowiem strony nie zawarły umowy jakoby spółka-matka miała za odpłatnością w sposób ekwiwalenty wykonać usługę rejestracji spółki-córki w wymaganych instytucjach. Gdyby tak było wówczas spółka-matka mogłaby na całość wydatków wystawić fakturę VAT, która powinna jeszcze zawierać wynagrodzenie za samo wykonanie takich czynności. Jeżeli strony na zapłatę takiego wynagrodzenia się nie umówiły to podstawą do obciążenia spółki-córki będzie nota obciążeniowa, która jednocześnie stanowi dokumentację do ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych. Jest to uniwersalny dokument księgowy, który co do zasady służy do dokumentowania transakcji, dla których nie przewidziano odrębnych formularzy. Nota taka jest przede wszystkim wystawiana, w sytuacji, gdy pomiędzy stronami dochodzi do rozrachunków w sytuacjach, które nie są objęte obowiązkiem podatkowym wynikającym z ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - dalej u.p.t.u. W omawianym przypadku, z takim obowiązkiem podatkowym spółka nie będzie miała do czynienia, z tej przyczyny, że w przedstawionych okolicznościach nie dojdzie ani do dostawy towarów ani do świadczenia usług. Jedynie w stosunku do kosztu zakupu pieczątki, który to koszt będzie dokumentowany, jest fakturą należałoby wystawić refakturę albo fakturę sprzedaży. Stosownie bowiem do regulacji art. 30 ust. 3 u.p.t.u. w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku. Spełnione są tutaj co najmniej trzy warunki wskazujące, że powinna być wystawiona faktura. W transakcji spółka matka wystąpiła jako podatnik VAT, działała we własnym imieniu ale na rzecz spółki córki. Transakcja pierwotna stanowiła świadczenie usług, w którym brała udział spółka matka.