Pytanie

Dyrektor szkoły otrzymuje ryczałt za używanie własnego samochodu do celów służbowych.
Czy za czas wakacji i ferii szkolnych należy wypłacić mu powyższy ryczałt?

Odpowiedź

Dyrektor szkoły będzie mógł rozliczyć ryczałt za używanie własnego samochodu do celów służbowych, jeżeli w trakcie miesięcy wakacyjnych wykorzystywał prywatny samochód w celach służbowych. W przypadku Dyrektora szkoły taka sytuacja może być uzasadniona pełnioną funkcją i moim zdaniem nie jest konieczne, aby łączyć prawo do przedmiotowego ryczałtu z trwaniem roku szkolnego.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Odrębne przepisy to rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Zgodnie z § 3 ust. 1 miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.
Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:
1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z kolei w myśl § 4 ust. 2 rozporządzenia kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W świetle powyższego Dyrektor Szkoły będzie mógł rozliczyć ryczałt za używanie własnego samochodu do celów służbowych jeżeli w trakcie miesięcy wakacyjnych wykorzystywał prywatny samochód w celach służbowych. W przypadku dyrektora szkoły taka sytuacja może być uzasadniona pełnioną funkcją i moim zdaniem nie jest konieczne, aby łączyć prawo do przedmiotowego ryczałtu z trwaniem roku szkolnego.

Z racji wykonywanych obowiązków dyrektor szkoły również w okresie przerw w nauce musi bowiem najpewniej wykonywać swoje obowiązki w szkole i w ramach tych obowiązków może wykonywać jazdy służbowe swoim samochodem. Po zakończeniu miesiąca zakres wykorzystywania samochodu prywatnego dla celów służbowych będzie potwierdzony złożonym przez dyrektora oświadczeniem (§ 4 ust. 1 rozporządzenia), które powinno być zaakceptowane przez instytucję zatrudniającą dyrektora.

Pamiętać jednak należy, że jak już powyżej wyjaśniono (§ 4 ust. 2 rozporządzenia) ryczałt nie będzie przysługiwał za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego