Dobrym przykładem służącym wyjaśnieniu tej kwestii może być wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 kwietnia 2008 r., sygn. akt III SA/Wa 155/08. W sprawie, która stała się przedmiotem rozpoznania sądu podatnik dokonuje sprzedaży towarów podmiotom z innych państw Unii Europejskiej. Wszystkie one posiadają właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez ich państwo macierzyste. Spółka chce korzystać z możliwości opodatkowania dostawy wewnątrzwspólnotowej stawką 0% podatku od towarów i usług, która jest przewidziana w art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej jako: ustawa o VAT).
Zgodnie z brzmieniem art. 42 ust. 3 ustawy o VAT dowodami, które łącznie potwierdzają dokonanie dostawy wewnątrzwspólnotowej są dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika, kopia faktury oraz specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku. W omawianej sprawie spółka na problemy z dokumentowaniem dostaw, nie zawsze posiada bowiem dokumenty (listy) przewozowe, które opatrzone byłyby zarówno odpowiednią pieczęcią, jak i podpisem. Często zdarza się, że otrzymuje od odbiorcy jedynie kserokopię (lub faks) listu przewozowego albo też dysponuje kopią listu opatrzoną jedynie samym podpisem bądź jedynie samą pieczęcią. Ponadto spółka czasami w ogóle nie korzysta z usług przewoźników, lecz przekazuje towary bezpośrednio odbiorcy, który przewozi je do kraju macierzystego przy użyciu własnego środka transportu. W takich sytuacjach spółka nie otrzymuje zatem listu przewozowego, lecz jedynie dokument potwierdzający wywóz, o którym mowa w art. 42 ust. 4 ustawy o VAT.
Spółka powzięła wątpliwość, czy może skorzystać z zerowej stawki VAT także wtedy, gdy nie posiada niektórych dokumentów spośród tych, które zostały wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. Spółka złożyła w tej sprawie wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej. Zdaniem spółki posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT nie jest warunkiem koniecznym stosowania stawki 0%. Spółka podkreśliła, że w przepisie art. 42 ust. 3 ustawy o VAT chodzi o obowiązek wykazania, że doszło do dostawy wewnątrzwspólnotowej, a nie obowiązek przedstawienia ściśle określonej listy dokumentów. Ponadto w ocenie spółki list przewozowy może być zastąpiony innymi dokumenty wskazującymi, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, co na wskazuje art. 42 ust. 11 ustawy o VAT.
Organy podatkowe uznały stanowisko spółki za nieprawidłowe. Ich zdaniem, art. 42 ust. 3 ustawy o VAT wymienia dokumenty, które bezwzględnie muszą być zgromadzone przez podatnika chcącego skorzystać z zerowej stawki podatku od towarów i usług przy dostawie wewnątrzwspólnotowej. Ustęp 11 art. 42 ustawy o VAT wymienia jedynie dokumenty uzupełniające, tj. takie, które można przedstawić obok wymienionych w ust. 3, a nie zamiast nich. Zdaniem organów podatkowych w przypadku gdy spółka nie korzysta z usług przewoźnika, a zatem nie posiada listu przewozowego, nie jest uprawniona do zerowej stawki VAT. Natomiast w sytuacji gdy z usług przewoźnika korzysta ma obowiązek przedstawienia oryginału listu przewozowego.
W skardze skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie spółka podkreślała, że w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT ustawodawca zapisał, że dokumenty wymienione w tym przepisie powinny łącznie potwierdzać dostawę. Oznacza to, że istotna jest ich treść, a nie ich ilość.
Sąd uznał stanowisko spółki zawarte we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej za słuszne i uchylił obie decyzje organów podatkowych. Sąd podkreślił, że skoro dokumenty mają łącznie potwierdzać dostarczenie towaru, to podatnik nie we wszystkich sytuacjach obowiązany jest posiadać je wszystkie. Sąd powołał się również na swój wyrok wydany wcześniej (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 27 września 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1210/07), w którym stwierdził, że dowodem potwierdzającym odbiór towaru przez kontrahenta może być choćby korespondencja handlowa z nabywcą, jego zamówienie, dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu i inne dokumenty, zarówno wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, jak i niewymienione w tym przepisie.
W myśl art. 42 ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentów wymienionych w ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej :
1) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,
2) adres, pod który przewożone są towary, w przypadku gdy jest inny, niż adres siedziby lub miejsca nabywcy,
3) określenie towarów i ich ilości,
4) potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju,
5) rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku, gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.
Sąd podkreślił, że z przepisu art. 42 ust. 4 ustawy o VAT nie wynika, aby w sytuacji, gdy transport towarów realizowany jest bezpośrednio przez strony transakcji (bez korzystania z usług przewoźnika, czy spedytora), podatnik miał posiadać dokument przewozowy. W ocenie sądu w sytuacji gdy przy dostawie nie korzystano z usług przewoźnika, nielogiczne jest żądanie od spółki listu przewozowego, którego mieć nie może. Z art. 42 ust. 4 ustawy o VAT wyraźnie wynika, że takie żądanie, w takich okolicznościach, jest zupełnie bezpodstawne. Przepis art. 42 ust. 4 ustawy o VAT wyraźnie wskazuje, że w sytuacji gdy strony nie korzystają z usług przewoźnika, można i należy zaopatrzyć się w inny dokument niż list przewozowy.
Sąd stwierdził, że jeżeli spółka przedstawi kopię dokumentu przewozowego (zamiast oryginału), to organy podatkowe nie mogą tego kwestionować i twierdzić, że nie doszło do wewnątrzwspólnotowej dostawy. Sąd podkreślił, że w praktyce może wystąpić sytuacja, w której spółka nie będzie dysponować oryginałem listu przewozowego, lecz co najwyżej kserokopią lub faksem. Jest tak wówczas, gdy przewoźnika wynajął kontrahent spółki. Dlatego też na wypadek takich sytuacji art. 42 ust. 11 ustawy o VAT daje podatnikom prawo dowodzenia z pomocą innych dokumentów, że dostawa miała miejsce. Z przepisu art. 42 ust. 11 ustawy o VAT wynika, że jeśli dokumenty obowiązkowe nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, dowodami potwierdzającymi dokonanie dostawy mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa. Przepis powyższy oznacza, że jeśli lista dokumentów obowiązkowych nie dostarczy odpowiedzi na pytanie, czy towar został faktycznie przetransportowany na terytorium innego państwa członkowskiego, dopuszczalne jest posiłkowanie się jakimikolwiek innymi dokumentami, które staną się dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, jeśli wskazują one, że dostawa wewnątrzwspólnotowa miała miejsce. Przepis art. 42 ust. 11 ustawy o VAT nie stanowi o formie dokumentów. Zasadniczo dopuszczalna będzie więc każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniona była jego autentyczność – podsumował sąd.
Reasumując stwierdzić należy, że fakt dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów powinien być – co do zasady – potwierdzony za pomocą kopii faktury, specyfikacji ładunku oraz listu przewozowego. Podatnik nie musi posiadać jednak wszystkich wymienionych dokumentów. Wystarczające jest, aby posiadane przez niego dokumenty dowodziły, że dokonał dostawy wewnątrzwspólnotowej. Istotna jest bowiem treść dokumentów, a nie ich ilość. Jeśli podatnik przedstawia kopię dokumentu przewozowego zamiast oryginału, to organy podatkowe nie mogą kwestionować, że doszło do wewnątrzwspólnotowej dostawy. Ponadto, gdy podatnik korzysta z usług przewoźnika, organy podatkowe nie mogą żądać okazania listu przewozowego, ponieważ w takiej sytuacji można posłużyć się innym dokumentem.