Ale to nie jedyna opcja. Właściciel firmy może również kupić nową kasę, a starą „zamknąć” lub uczynić z niej urządzenie rezerwowe.
Zgodnie z przepisami, kasa rejestrująca powinna umożliwiać wykonanie co najmniej 1 830 raportów dobowych i większość modeli posiada moduł fiskalny o takiej pojemności. W przypadku firm, które prowadzą sprzedaż codziennie, wspomniana liczba pozwoli na 5 lat pracy. Co jednak po tym czasie? Jeżeli przedsiębiorca zamierza kontynuować sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych, a moduł fiskalny w stosowanym przez niego urządzeniu zbliża się ku końcowi, na pewno nie warto czekać z podjęciem decyzji do ostatniej chwili. Zarówno wymiana pamięci, jak i zakup nowego urządzenia to czasochłonne czynności i najlepiej rozpocząć całą procedurę z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem.
Konsekwencje wymiany modułu fiskalnego w starym urządzeniu
Należy zdawać sobie sprawę z tego, że wymiana modułu fiskalnego w urządzeniu rejestrującym może zająć od kilku dni do 3-4 tygodni. Tyle czasu średnio potrzeba na dopełnienie wszystkich formalności. Sama wymiana to bowiem zaledwie jeden z etapów. A konsekwencje? Przedsiębiorca nie uniknie zawieszenia sprzedaży na pewien okres, jeżeli w jego firmie nie ma zainstalowanej drugiej kasy lub urządzenia rezerwowego.
- Wymianę modułu fiskalnego poprzedza m.in. odczytanie dotychczasowej pamięci oraz wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy. Ponadto, cała procedura wiąże się z obowiązkiem ponownego zafiskalizowania i zgłoszenia kasy. Szczegółowy opis wszystkich etapów znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku - opowiada Marcin Ciechowicz, ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.
Przed podjęciem decyzji o wymianie modułu fiskalnego trzeba uwzględnić, że wiąże się to z dodatkowym kosztem – nawet do kilkuset złotych. Co za tym idzie, nie w każdym przypadku takie rozwiązanie będzie opłacalne. Niektóre urządzenia, po co najmniej 5 latach pracy, mogą nosić wyraźne ślady użytkowania i nie zawsze warto w nie inwestować.
Jak zaplanować zakup nowego urządzenia?
W sytuacji, gdy w starej kasie kończy się moduł fiskalny, można kupić nowe urządzenie rejestrujące. Wydatek będzie oczywiście uzależniony od tego, na jakie rozwiązanie technologiczne zdecyduje się przedsiębiorca. Niemniej, jest to szansa na to, aby w firmie pojawiła się kasa nowszej generacji z dodatkowymi funkcjami. Ponadto, takie urządzenie będzie posiadało ważną gwarancję producenta. Jednak otwartym pozostaje pytanie, co zrobić z kasą wykorzystywaną dotychczas? Można ją albo zamknąć, czyli zlecić odczyt pamięci fiskalnej, albo zachować jaką rezerwową. W obydwu przypadkach najlepiej zaplanować wszystkie czynności tak, aby nie przerywać sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych.
- Jeżeli podatnik chce zachować dotychczasową kasę jako rezerwową, powinien około 30 raportów dobowych przed wyczerpaniem modułu zaprzestać rejestrowania obrotu przy jej użyciu i automatycznie zacząć korzystać z nowej – już zarejestrowanej i zafiskalizowanej. Wtedy zyska urządzenie zapasowe, które zaoferuje co najmniej miesiąc pracy. Z kasy rezerwowej zawsze będzie mógł skorzystać, gdy podstawowe urządzenie ulegnie awarii - wyjaśnia Marcin Ciechowicz.
Posiadanie 2 zafiskalizowanych urządzeń rodzi jednak pewne konsekwencje. Każda z kas (podstawowa i rezerwowa) musi bowiem przechodzić obowiązkowe przeglądy techniczne – nie rzadziej niż co 2 lata. Koszt wykonania tej usługi w 2 urządzeniach prawdopodobnie wzrośnie. Ponadto, terminy, w których przedsiębiorca powinien zlecać przeglądy techniczne, mogą być różne i trzeba o nich pamiętać.
- Podatnik może również na spokojnie kupić kasę, a następnie zarejestrować ją i zafiskalizować. W momencie, gdy w starym urządzeniu skończy się moduł, wystarczy przejść na rejestrowanie obrotu przy zastosowaniu nowego. Nie można jednak zapomnieć o tym, że jeśli kasa zakończy pracę w trybie fiskalnym, należy zlecić odczyt jej pamięci. Podatnik ma na to 7 dni, licząc od daty zapełnienia modułu - zaznacza ekspert PCKF.
Adam Wagner
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Kasy fiskalne w 2015 i 2016 r. Pytania i odpowiedzi
|