Obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF) to prawdziwa rewolucja w sposobie dokumentowania rozliczeń VAT. Wdrożenie elektronicznego fakturowania wpisuje się w globalny trend cyfryzacji. System e-faktur z powodzeniem funkcjonuje od kilku lat we Włoszech, także następne kraje europejskie będą go wprowadzać na szerszą skalę, tj. Francja, Niemcy czy Hiszpania.
Jednocześnie w Polsce prace nad KSeF, który ma być obligatoryjny, trwają już od ponad dwóch lat. Prace legislacyjne toczą się długo, gdyż skala zmian jest istotna i dotyczy bardzo dużej liczby podmiotów (ponad 2,5 mln podatników). Ostatnie zmiany, które są proponowane przez Ministerstwo Finansów można uznać w części za zmierzające we właściwym kierunku – poniżej prezentujemy najważniejsze z nich.
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Kubiesa Patrycja, Struktura Krajowego Systemu e-Faktur>
Etapowe wdrażanie
Należy zwrócić uwagę, iż w pierwszej fazie obligatoryjny KSeF miał objąć równocześnie wszystkich podatników od 1 lipca 2024 r. Jednak postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców skłoniły Ministerstwo Finansów do zmiany podejścia i rozłożenia wdrożenia w czasie, podobnie jak kiedyś przy wprowadzaniu plików JPK.
Zgodnie z aktualnym harmonogramem, od 1 lutego 2026 r. z Krajowy System e-Faktur będą zobowiązane stosować podmioty, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczy 200 mln zł (wraz z kwotą podatku). Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r.
Takie rozwiązanie jest w pełni uzasadnione i zasługuje na aprobatę, pozwala bowiem zmniejszyć ewentualny chaos przy wdrażaniu systemu, wydłuża czas na przygotowanie dla mniejszych podmiotów i pozwala na przetestowanie systemów IT organów. Jednakże, należy podkreślić, że ministerstwo nie przewidziało wyłączenia ze stosowania KSeF najmniejszych podmiotów, co naszym zdaniem, nie jest właściwym działaniem biorąc pod uwagę potencjalne korzyści dla systemu podatkowego.
Zobacz także szkolenie w LEX: Kowalski Radosław, KSeF 2.0., czyli co nowego w kolejnej wersji projektu nowelizacji ustawy o VAT>
Odroczenie KSeF dla podatników wykluczonych cyfrowo
Ministerstwo Finansów przewidziało jedynie wydłużony okres przejściowy dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, którzy będą mogli wystawiać faktury tradycyjne, poza systemem KSeF do 31 grudnia 2026 r.
Do tej grupy zaliczane są podmioty, których pojedyncza faktura nie przekracza wartości 450 zł, a miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Zatem brak dostępu do internetu lub odpowiedniego oprogramowania IT nie wpływa na posiadanie tego statusu. W rezultacie, podatnik może mieć pełne zaplecze techniczne, a mimo to, ze względu na niski poziom faktur sprzedaży oraz obrotu będzie uznawany za wykluczonego cyfrowo.
W naszej ocenie obecne kryteria wykluczenia cyfrowego nie do końca odpowiadają rzeczywistym potrzebom podatników. Przede wszystkim, ryzyko nadużyć w zakresie VAT wśród tej grupy wydaje się być niewielkie, a obciążenia związane z e-fakturowanie mogą potencjalnie skłaniać takie podmioty do wejścia w szarą strefę.
Dlatego w tej kwestii warto byłoby rozważyć wydłużenie okresu przejściowego, np. do końca 2027 roku, albo też wprowadzić zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF dla niektórych branż. Takie rozwiązanie pozwoliłby złagodzić implementację KSeF, nie narażając budżetu państwa na istotne ryzyko.
Zobacz także w LEX: Odroczenie KSeF na rok 2026 i zapowiedzi zmian>
Krąg podmiotów objętych KSeF
Jednym z wyzwań w fazie legislacyjnej w zakresie wdrożenia obligatoryjnego KSeF jest również ustalenie, do kogo ten obowiązek będzie się odnosił. W aktualnej wersji projektu KSeF obowiązek e-fakturowania nie będzie dotyczył faktur wystawianych przez podatników, którzy nie mają ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski.
Natomiast, jeśli zagraniczny podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (ang. fixed establishment), faktury związane z transakcjami dotyczącymi tego miejsca powinien wystawiać właśnie z wykorzystaniem KSeF. W praktyce ustalenie, czy dany podmiot zagraniczny rzeczywiście posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jest trudne nie tylko dla podatników, ale również dla organów – czego efektem są spory przed sądami administracyjnymi.
Zobacz również: KSeF skomplikuje rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami
Zatem, dopóki obligatoryjny KSeF będzie obejmować podmioty posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, może to oznaczać błędy po stronie podatników, co do jego stosowania i rodzić negatywne skutki podatkowe. Objaśnienia podatkowe, które planuje wprowadzić Ministerstwo Finansów w tym zakresie, mogą również nie rozwiązać tych wątpliwości. Dlatego lepszym rozwiązaniem mogłoby być pominięcie tej kategorii lub też wprowadzenie bardziej obiektywnego kryterium odnoszącego się, np. do wielkości przychodów generowanych przez zagraniczne podmioty w Polsce.
Czytaj także artykuł w LEX: Rogowska-Rajda Beata, Elektronizacja wiążących informacji – pierwszy krok w kierunku pełnej elektronizacji procedur podatkowych w działalności gospodarczej>
Obowiązek stosowania KSeF tylko dla wybranych sektorów?
Aktualnie polskie regulacje przewidują model horyzontalny – KSeF ma objąć, co do zasady, wszystkie branże i rodzaje transakcji B2B. Pojawiają się jednak pytania, czy faktycznie każdy przedsiębiorca, od sklepu osiedlowego po wielką spółkę paliwową lub energetyczną z wysokimi obrotami, powinien podlegać temu samemu rygorowi, skoro potencjalna skala nadużyć istotnie różni się w zależności od branży?
Przykłady z UE pokazują, że selektywne wdrożenie bywa stosowane. Przykładowo Rumunia, uruchamiając swój system e-Factura, początkowo uczyniła go obowiązkowym tylko dla transakcji towarami uznanymi za wysokiego ryzyka (m.in. owoce i warzywa, alkohol, wyroby mineralne). Takie ukierunkowanie na branże szczególnie narażone na ryzyko nadużyć pozwala szybciej osiągnąć efekty fiskalne, a skala obciążeń po stronie podatników jest dużo mniejsza.
Cena promocyjna: 79.5 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 127.2 zł
Data wystawienia faktury w KSeF
Za wystawioną w rozumieniu przepisów ustawy o VAT będzie uznawana taka faktura, która skutecznie została przesłana do KSeF. Rozwiązanie to, choć zapewnia pełną kontrolę organom nad momentem zaistnienia zdarzenia podatkowego, może prowadzić do komplikacji.
Zdarzyć się może sytuacja, w której faktura zostaje fizycznie wystawiona (np. przekazana kontrahentowi w PDF lub papierze), a kontrahent na jej podstawie dokonuje zapłaty, jednak sam dokument nie trafia do KSeF – czy to przez niedopatrzenie, czy awarię systemu. Problem ten jest szczególnie widoczny na końcu miesiąca lub roku kiedy opóźnienie w przesłaniu faktury do KSeF może zaburzyć rozliczenia podatkowe obu stron.
Ministerstwo Finansów nie do końca odpowiedziało na postulaty przedsiębiorców, żeby data wystawienia faktury była np. datą wystawienia w systemie księgowym podatnika, a nie datą wystawienia (a więc i zwalidowania) w KSeF. Zatem w tym zakresie można jedynie liczyć na ewentualne zmiany legislacyjne w przyszłości.
Czytaj także pytanie w LEX: Czy planowane jest wprowadzenie przepisu wyłączającego odpowiedzialność za nieterminowe przesłanie faktury do KSeF z uwagi na wystąpienie „siły wyższej”?>
Załączniki do e-faktur
Z kolei, w odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców, w ramach nowego projektu KSeF przewidziano dodanie funkcjonalności, pozwalającej na przesyłanie faktur z załącznikiem. W praktyce firmy, takie jak operatorzy sieci telekomunikacyjnych, energetycznych czy też telewizji kablowych, którzy wystawiają faktury z załącznikami będą mogli przesłać do KSeF szczegółowe zestawienia zawierające dotychczasowe dane (tzw. wykaz połączeń, zużycia energii, itp.).
Jednak funkcjonalność przesyłania załącznika wiąże się z dwoma istotnymi ograniczeniami, tj. załącznik powinien mieć również formę ustrukturyzowaną, ale będzie można do niego dołączać oczekiwane przez podatników dane, natomiast przed możliwością wysyłania załącznika trzeba będzie poinformować urząd skarbowy (w tym zakresie będzie wydane odpowiednie rozporządzenie wykonawcze).
W efekcie, choć wprowadzenie funkcjonalności załączników to pewien przełom, zakres jej stosowania będzie ograniczony i nie wyeliminuje konieczności wymiany części informacji poza KSeF. Innymi słowy, jeden załącznik (w dodatku o ściśle określonej strukturze) może okazać się niewystarczający w wielu branżach, gdzie w załączniku umieszcza się wiele dodatkowych informacji dotyczących transakcji.
Czytaj także artykuł w LEX: Pałys Andrzej, Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – studia przypadku>
Mechanizm „offline24”
KSeF wprowadza tryb offline („offline24”), pozwalający na wystawienie e-faktury mimo braku połączenia z systemem – np. w razie awarii internetu lub serwerów MF. Faktura wystawiona offline (z kodem QR) powinna zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Początkowo tryb offline miał być rozwiązaniem tymczasowym (do końca 2026 r.), jednak najnowszy projekt przewiduje jego stałe utrzymanie.
To dobra wiadomość dla wszystkich podatników – mechanizm zapewnia ciągłość działalności i ogranicza ryzyko paraliżu w razie niedostępności KSeF. Jednakże Ministerstwo Finansów powinno rozszerzyć margines czasowy, co najmniej do siedmiu dni, jak chociażby w przypadku regulacji dotyczących tzw. białej listy, gdzie na złożenie zawiadomienia o płatności na rachunek bankowy spoza białej listy podatnik miał początkowo tylko trzy dni, a ostatecznie wydłużono ten termin do tygodnia.
Zobacz także poradnik w LEX: Kowalska Karolina, Malinowski Michał, Nowa wersja projektu obowiązkowego wystawiania e-faktur i KSeF 2.0>
Sankcje za naruszenie obowiązku
Ustawodawca proponuje, aby wprowadzenie KSeF wiązało się z odroczeniem stosowania kar za brak realizacji tych obowiązków, tj. kary pieniężne za naruszenia związane z e-fakturowaniem mają obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Takie odroczenie sankcji należy uznać za dobrą praktykę dającą podatnikom więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o natychmiastowe negatywne konsekwencje.
Podsumowanie
Regulacje związane z obowiązkowym KSeF w najnowszej odsłonie należy uznać za dobry krok, który jest odpowiedzią na zgłaszane postulaty przez przedsiębiorców. Niemniej, nie wszystkie kwestie udało się rozstrzygnąć na korzyść przedsiębiorców, jak choćby brak konieczności podawania w tytule przelewu numeru KSeF czy objęcie KSeF wszystkich podatników VAT, bez względu na obrót i branżę.
Jednocześnie Ministerstwo przewidziało, że od 1 listopada 2025 r. będzie istniała możliwość testowania KSeF, co pozwoli na pełniejszy sposób zapoznania się z KSeF w praktyce. Zatem w najbliższej przyszłości czeka nas wiele zmian i nowości, do których warto już teraz zacząć się już przygotowywać.
Autorzy: Szymon Raut, doradca podatkowy, partner w kancelarii Paczuski Taudul
Sławomir Szczodroński, konsultant w kancelarii Paczuski Taudul
Zobacz także wzór dokumentu w LEX: Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
