Doświadczenie pokazuje, że przyczyną korekt VAT są często nieścisłości lub błędy wynikające ze złożoności przepisów podatkowych, które są skomplikowane i ulegają licznym zmianom. Wchodzi w grę tutaj konieczność uwzględniania treści przepisów, ale także stanowisk organów podatkowych oraz orzecznictwa sądowego – w tym unijnego.

Ewidentnie jednak coraz częściej na konieczność dokonania korekt wpływają czynniki procesowe, biznesowe i organizacyjne - tj. np. niedoskonały przepływ informacji w organizacji, problemy kadrowe i kompetencyjne (np. częsta rotacja pracowników), brak stabilnych procedur czy problemy techniczne w ramach systemów księgowych lub informatycznych.

Kwestia ta jest o tyle istotna, że błędy w rozliczeniach VAT mogą się wiązać m.in. ryzykiem powstania zaległości podatkowych wraz z koniecznością uiszczenia odsetek za zwłokę, nałożeniem na podatnika sankcji VAT lub kar pieniężnych czy też odpowiedzialnością karno-skarbową osób odpowiedzialnych za rozliczenia spółki. Ich konsekwencją mogą być także ryzyka biznesowe, rynkowe, a nawet reputacyjne. W praktyce zaś w wielu przypadkach błędy w rozliczeniach mogą także skutkować nienależnym nadpłaceniem podatku, w związku z czym dokonanie korekt może być sposobem uzyskania oszczędności podatkowych.

Wśród bardzo licznych czynników, które powodują szczególnie częste i kłopotliwe korekty VAT warto zwrócić uwagę m.in. kilka następujących przykładów.

Czytaj również: Grupy VAT w Polsce - refleksje po dwóch latach

Zobacz w LEX: Korekta VAT przy sprzedaży paragonowej – wyrok TSUE w sprawie C-606/22 >

Błędna kwalifikacja transakcji i zmiana stawki VAT w transakcjach międzynarodowych

W przypadku transakcji transgranicznych z udziałem podatników spoza terytorium Polski już samo ich prawidłowe rozpoznanie i kwalifikacja rodzą wiele trudności. Jest to zauważalne m.in. przy raportowaniu transakcji realizowanych w łańcuchu dostaw, gdzie błąd merytoryczny w ocenie skutków transakcji, ograniczona dostępność informacji (np. co do kwestii organizacji transportu i warunków dostaw) lub zmiany w konfiguracji łańcucha dostaw, mogą prowadzić do nieprawidłowego ustalania miejsca świadczenia. W takim wypadku zmiana kwalifikacji transakcji (np. z błędnie ujętej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub eksportu na transakcję krajową) wiąże się z istotnym ryzykiem podatkowym podatnika i wymaga dokonania znaczących korekt często na masową skalę i to w odniesieniu do wszystkich stron transakcji.

Jednak nawet przy właściwej ocenie skutków transakcji i zachowaniu wysokiego stopnia staranności, korekty VAT (zwłaszcza WDT i eksportów towarów) są regularne i powtarzalne. Wpływają na to czynniki często pozostające poza wpływem podatnika, a związane np. z opóźnieniem w dostarczeniu odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej podatnikowi zastosowanie stawki 0 proc. VAT. Taki przypadek może się wiązać z koniecznością skorygowania sposobu ujęcia transakcji i opodatkowaniem jej dostawy jako lokalnej oraz ponownym wpisem korygującym w momencie uzyskania niezbędnej dokumentacji (wstecznie w przypadku transakcji WDT lub na bieżąco w przypadku eksportów).

Czytaj w LEX: VAT w kosztach podatkowych na przykładach >

Błędne ustalenie właściwego okresu rozliczeniowego lub kwoty podatku

Obserwacja rynku prowadzi do wniosku, że do częstych nieścisłości w rozliczeniach VAT w transakcjach krajowych można zaliczyć m.in. raportowanie transakcji w nieprawidłowych okresach rozliczeniowych (zarówno w kontekście uchwycenia właściwego momentu powstania obowiązku podatkowego, jak i prawa do odliczenia) oraz modyfikacji podstawy opodatkowania, a zatem i kwot podatku. Jeśli takie transakcje realizowane są w walutach obcych, dodatkowym czynnikiem problematycznym jest często ustalenie właściwego kursu waluty.

Jako przykład warto tutaj wskazać np. kwestię ujmowania faktur korygujących in minus z perspektywy nabywcy. Przepisy ustawy o VAT, w konsekwencji zmian wprowadzonych pakietami „SLIM VAT”, wskazują na konieczność zidentyfikowania momentu, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione z dostawcą i odpowiednio spełnione, bez względu na sam fakt otrzymania przez nabywcę faktury korygującej. Niezbędne okazuje się zatem bieżące monitorowanie ustaleń podjętych ze sprzedawcą m.in. na bazie korespondencji czy zawartych umów handlowych, aby dokonać zmniejszenia kwoty odliczonego VAT naliczonego w odpowiednim okresie. Przy tego rodzaju korektach istotnym wyzwaniem jest zarówno trudność w ustaleniu momentu “uzgodnienia” lub spełnienia jego warunków (analiza faktów), jak i sam aspekt procesowy, związany z przekazaniem przez pracowników operacyjnych stosownych informacji dotyczących zmiany warunków transakcji do działu księgowego i to w odpowiednim czasie.

Czytaj w LEX: Wymóg dokonania korekty VAT w związku z wnoszeniem aportu >

Ograniczenia techniczne

Jednocześnie wiele nieprawidłowości w rozliczeniach VAT wynika z ograniczeń technicznych systemów księgowych o bardzo różnorodnym charakterze. Przykładowo można wymienić częste sytuacje, w których do rozliczeń VAT automatycznie trafiają dokumenty księgowe (faktury) nie wprowadzone jeszcze do obiegu prawnego (i często z opóźnieniem anulowane), które nie powinny się znaleźć w ewidencji VAT. W rezultacie niektóre transakcje mogą być ujęte podwójnie lub nie być zaraportowane wcale w terminie złożenia deklaracji VAT. Często, w przypadku podatników działających w systemach „grupowych”, źródłem błędów są globalne ustawienia, niedostosowane do lokalnych realiów, tj. np. brak możliwości wykazania daty sprzedaży innej niż data wystawienia faktury, "zaciąganie” do ewidencji błędnych kursów do przeliczenia kwot waluty czy też wielokrotna modyfikacja transakcji poprzez korektę „do zera”.

Dodatkowym czynnikiem ryzyka w przypadku tego typu nieprawidłowości jest konieczność dokonywania zmian manualnych, często dopiero na etapie generowania pliku JPK_V7.

 

VAT. Komentarz 2025 [PRZEDSPRZEDAŻ]
-10%
VAT. Komentarz 2025 [PRZEDSPRZEDAŻ]

Adam Bartosiewicz, Ryszard Kubacki

Sprawdź  

Cena promocyjna: 314.1 zł

|

Cena regularna: 349 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 349 zł


Technologia w procesie korekt

Powyższe problemy, z którymi muszą mierzyć się podatnicy, w wielu przypadkach mogą być rozwiązane z zastosowaniem technologii. Coraz częściej występujący problem masowych, powtarzających się korekt VAT może zostać zaadresowany użyciem odpowiedniego oprogramowania i algorytmów, które pozwolą przeprowadzić takie korekty w sposób (w różnym stopniu) zautomatyzowany.

Dla zilustrowania powyższego można przytoczyć przykład „z życia wzięty” spółki, która zaraportowała błędnie kilka milionów pozycji sprzedażowych takich jak wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów lub eksporty. W jej przypadku skorygowanie rozliczeń wymagało odczytania i sklasyfikowania danych m.in. z tysięcy dokumentów celnych zgromadzonych na skrzynkach e-mail, powiązania ich z określonymi raportami z systemu ERP i tabelami MS Excel oraz przygotowania skorygowanych deklaracji VAT. Rozwiązaniem, które pozwoliło na sprawne i skuteczne zniwelowanie wykrytych nieprawidłowości, okazało się opracowanie na potrzeby projektu przez zespół podatkowy we współpracy ze specjalistami od technologii rozwiązania w postaci oprogramowania („robota”), który przeszukał skrzynki e-mail spółki w celu odnalezienia relewantnych informacji załączonych do maili. Następnie odczytał je, zinterpretował na podstawie opracowanych ścieżek i algorytmów oraz przetworzył do tabeli w czytelnym formacie, która była  podstawą przygotowania przyszłych korekt ewidencji i deklaracji VAT.

Projekt wymagał przy tym zaangażowania doradców podatkowych oraz specjalistów z zakresu technologii podatkowej. Jego efektem było przygotowanie gotowych do złożenia deklaracji VAT (plików JPK) do administracji skarbowej, w krótkim czasie – pomimo dużego rozproszenia wielkich ilości danych z różnych źródeł.

Ewidentnie zastosowanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych pozwala na przeprowadzenie korekty rozliczeń w sposób efektywny w aspekcie zasobów ludzkich i czasowych, z pewnością więc zastosowanie technologii w procesie przeprowadzenie korekt VAT będzie wzrastać.

Katarzyna Wieczorek-Puławska, doradca podatkowy, starsza menedżerka w zespole podatków pośrednich Deloitte

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.