Odpowiedź:
Tajemnice przedsiębiorstwa (Państwa klienta) chronią zapisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jeżeli w związku z prowadzeniem spraw klienta przetwarzacie Państwo dane osobowe, to jesteście zobowiązani stosować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Także ustawa o rachunkowości odnosi się do ochrony zbiorów danych przed wyjawieniem. Jeżeli przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe jest jednocześnie doradcą podatkowym, to do zachowania tajemnicy zobowiązują go przepisy ustawy o doradztwie podatkowym.
Niezależnie od tych przepisów do umowy wprowadza się dodatkowe zapisy dotyczące zachowania poufności oraz odszkodowania i kar w przypadku ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa.
Obowiązek dochowania tajemnicy ustaje na skutek decyzji uprawnionych podmiotów. Przykładowo biuro rachunkowe zobowiązane jest udostępnić dokumenty organowi podatkowemu podejmującemu czynności kontrolne wobec przedsiębiorcy, który jest klientem biura. Także sąd lub prokurator mogą zwolnić z obowiązku dochowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Każdy przypadek zwolnienia z tajemnicy powinien być analizowany odrębnie.
Uzasadnienie:
Stosownie do art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.) czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy.
Zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) biuro rachunkowe jest zobowiązane zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych (w tym danych klientów biura)  odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Stosownie do art. 71 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) zbiory danych (tj. księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe) należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Zgodnie z art. 37 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 41, poz. 213 z późn. zm.) doradca podatkowy jest obowiązany zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu.
Maciej Soprych, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 14 listopada 2014 r.