Jak obciążyć pracownika kosztami naprawy służbowego laptopa?

Spółce przysługuje prawo do odliczenia, a pracownika należy obciążyć wystawiając notę obciążeniową.

Pytanie

Spółka obciążyła pracownika kosztami naprawy laptopa służbowego.
Czy związku z tym można odliczyć VAT od zakupu urządzenia, które musi być wymienione w laptopie?
Czy przy obciążaniu pracownika należy wystawić fakturę VAT, czy notę obciążeniową?

Odpowiedź

Spółce przysługuje prawo do odliczenia, a pracownika należy obciążyć wystawiając notę obciążeniową.

Uzasadnienie

Prawo do odliczenia przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi nabywane przez podatników wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych (zob. art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm. – dalej u.p.t.u.). Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego nie jest przy tym konieczny bezpośrednio związek między zakupami a wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi. Może to być również związek pośredni, o ile dokonywane zakupy związane są bezpośrednio z działalnością opodatkowaną podatnika. Jak czytamy w wyroku NSA z dnia 29 marca 2011 r. (I FSK 571/10), "koniecznym warunkiem odliczenia VAT jest istnienie związku pomiędzy zakupami a transakcją opodatkowaną. Jednakże nie zawsze związek ten musi być tego rodzaju, by można było przypisać bezpośrednio dany wydatek do konkretnej transakcji opodatkowanej. W przypadku bowiem tzw. kosztów ogólnych, które stanowią element cenotwórczy w działalności gospodarczej podatnika, wydatki na ten cel zachowują także bezpośredni związek z działalnością, a podatnik ma prawo do odliczenia VAT z tytułu tych zakupów w takim zakresie, w jakim działalność ogólna daje prawo do odliczenia VAT".

W przedstawionej sytuacji - jak zakładam - związek taki istnieje, tj. laptop jest używany przez pracownika na cele działalności opodatkowanej spółki. Prowadzi to do wniosku, że spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup urządzenia, które musi zostać w laptopie wymienione (jak w każdym innym przypadku, gdy spółka dokonuje zakupów związanych z naprawą urządzeń wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych). Jest to zakup towaru, który jest (a w zasadzie będzie) wykorzystywany przez spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Na możliwość odliczenia podatku naliczonego nie wpływa przy tym fakt, że w związku z obciążeniem pracownika nie dojdzie do opodatkowania VAT (nie jest w przedstawionej sytuacji istotny bezpośredni związek zakupu części z czynnością niepodlegającą opodatkowaniu, lecz pośredni związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych przez spółkę). Należy bowiem zauważyć, że obciążenie takie stanowić będzie w istocie nałożenie na pracownika odszkodowania, zaś nakładanie odszkodowań nie stanowi czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT (zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25 marca 2009 r., ILPP1/443-34/09-2/BD czy interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 listopada 2011 r., IPPP3/443-1165/11-2/MK). A zatem w przedstawionej sytuacji obciążając pracownika kosztami naprawy laptopa spółka winna wystawić notę obciążeniową (bez VAT), a nie fakturę (fakturami dokumentowana może być bowiem wyłącznie sprzedaż, tj. określone w art. 2 pkt 22 u.p.t.u. czynności podlegające opodatkowaniu VAT).