Faktura poza KSeF a późniejsze otrzymanie tej samej faktury w KSeF – czy trzeba korygować odliczenie VAT?
Jeżeli podatnik otrzymał fakturę poza KSeF i na jej podstawie prawidłowo odliczył podatek naliczony, późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej, dotyczącej dokładnie tej samej transakcji, nie powoduje obowiązku korekty. Nie należy przesuwać VAT do okresu nadania fakturze numeru KSeF ani korygować z tego powodu wcześniejszej ewidencji. Kluczowe jest jednak, aby pierwsza faktura rzeczywiście dokumentowała dokonane nabycie, transakcja była związana z czynnościami dającymi prawo do odliczenia oraz nie występowała żadna z przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.
Prowadzę działalność gospodarczą i jestem czynnym podatnikiem VAT. W związku z dokonywanymi zakupami otrzymuję od kontrahentów faktury dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. W jednym z przypadków kontrahent wystawił fakturę w formie innej niż faktura ustrukturyzowana i przekazał mi ją poza KSeF, mimo że dokument ten powinien zostać wystawiony przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Na podstawie otrzymanej faktury, po spełnieniu warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, odliczyłem wykazany na niej podatek naliczony. Następnie, już w kolejnym okresie rozliczeniowym, kontrahent przesłał do KSeF fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą dokładnie tę samą transakcję. Faktura ta nie dotyczyła nowego nabycia, lecz tego samego zakupu, w odniesieniu do którego VAT został już wcześniej odliczony na podstawie dokumentu otrzymanego poza KSeF. Czy w takiej sytuacji powinienem skorygować wcześniejsze odliczenie VAT i przesunąć je do okresu, w którym faktura została otrzymana w KSeF, oraz odpowiednio skorygować ewidencję VAT? - pyta Czytelnik.
Jeżeli VAT został prawidłowo odliczony na podstawie faktury otrzymanej poza KSeF, późniejsze otrzymanie w KSeF faktury ustrukturyzowanej dokumentującej tę samą transakcję nie powoduje obowiązku przesunięcia odliczenia VAT do późniejszego okresu ani korekty ewidencji VAT.
Faktura poza KSeF też uprawnia do odliczenia VAT
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zmieniło podstawowych zasad dotyczących prawa nabywcy do odliczenia podatku naliczonego. W szczególności ustawa o VAT nie uzależnia tego prawa wyłącznie od posiadania faktury ustrukturyzowanej ani nie przewiduje, że faktura wystawiona poza KSeF – mimo że sprzedawca powinien był wystawić ją w KSeF – automatycznie przestaje być podstawą do odliczenia podatku.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony. Z kolei na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy prawo to powstaje co do zasady w okresie, w którym w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy zastrzega, że odliczenia nie można dokonać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Oznacza to, że dla powstania prawa do odliczenia powinny być spełnione łącznie zasadniczo trzy warunki: po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, doszło do rzeczywistego nabycia towaru lub usługi oraz nabywca otrzymał fakturę dokumentującą tę transakcję. Takie zasady obowiązują również po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF.
Istotne jest przy tym, że pojęcie faktury jest szersze niż pojęcie faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w postaci papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura ustrukturyzowana została natomiast odrębnie zdefiniowana w art. 2 pkt 32a ustawy jako faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym jej numerem identyfikującym w tym systemie.
Nieprawidłowość polegająca na tym, że sprzedawca wystawi fakturę poza KSeF, mimo że ciążył na nim obowiązek wystawienia jej w formie ustrukturyzowanej, dotyczy zatem sposobu wystawienia dokumentu. Nie oznacza natomiast sama przez się, że nabywca traci prawo do odliczenia VAT. W szczególności taki przypadek nie został wymieniony w art. 88 ustawy o VAT jako przesłanka pozbawiająca prawa do odliczenia. Przepis ten odnosi się m.in. do faktur dokumentujących czynności niedokonane, podających kwoty niezgodne z rzeczywistością, dotyczących transakcji niepodlegających opodatkowaniu lub zwolnionych z VAT albo wystawionych przez podmiot nieistniejący. Samo wystawienie faktury poza KSeF nie zostało natomiast wskazane w tym katalogu.
Ma to bezpośrednie znaczenie dla momentu odliczenia VAT. Jeżeli podatnik najpierw rzeczywiście otrzymał poza KSeF fakturę papierową lub elektroniczną, która prawidłowo dokumentuje dokonane nabycie, to właśnie jej otrzymanie należy brać pod uwagę przy ustalaniu okresu odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy. Nie ma podstaw, aby uznać, że podatnik powinien wstrzymać się z odliczeniem do czasu, gdy kontrahent wystawi lub prześle dokument do KSeF.
Późniejsze pojawienie się w KSeF faktury dotyczącej tego samego zakupu nie powoduje powstania drugiego prawa do odliczenia podatku. Nadal mamy bowiem do czynienia z jednym nabyciem towaru albo usługi i jednym podatkiem naliczonym związanym z tą transakcją. Fakt, że sprzedawca udokumentował tę samą czynność najpierw dokumentem wystawionym poza KSeF, a następnie fakturą ustrukturyzowaną, nie zmienia momentu, w którym po stronie nabywcy spełnione zostały warunki odliczenia VAT.
W konsekwencji podatnik nie powinien cofać wcześniejszego odliczenia i wykazywać go ponownie w okresie, w którym faktura uzyskała numer KSeF. Prowadziłoby to do sztucznego przesunięcia momentu odliczenia, mimo że już wcześniej podatnik posiadał fakturę dokumentującą rzeczywiste nabycie i spełniał materialne warunki wynikające z art. 86 ustawy.
Stanowisko organów podatkowych
Stanowisko takie jednoznacznie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 24 sierpnia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.343.2026.1.KK, dotyczącej właśnie odliczenia VAT w przypadku faktur otrzymywanych poza KSeF i późniejszego pojawienia się faktury ustrukturyzowanej. Organ uznał stanowisko podatnika w zakresie tego problemu za prawidłowe.
Dyrektor KIS podkreślił przede wszystkim, że obowiązkowy KSeF nie zmienia zasad odliczania podatku naliczonego przez nabywców. Faktura wystawiona poza systemem przez dostawcę objętego obowiązkowym KSeF jest wprawdzie dokumentem wystawionym wadliwie pod względem wymaganej formy, jednak nie oznacza to automatycznie utraty prawa do odliczenia. Decydujące znaczenie ma materialna prawidłowość transakcji – rzeczywiste wykonanie dostawy lub usługi pomiędzy podmiotami wskazanymi na fakturze oraz prawidłowe określenie jej przedmiotu.
Organ potwierdził jednocześnie, że późniejsze działanie dostawcy nie zmienia momentu powstania prawa do odliczenia po stronie nabywcy. Jeżeli więc prawo do odliczenia zostało prawidłowo zrealizowane na podstawie wcześniej otrzymanej faktury poza KSeF, późniejsze wystawienie faktury ustrukturyzowanej nie powoduje obowiązku „przeniesienia” tego odliczenia do miesiąca, w którym dokument pojawił się w KSeF.
W piśmie tym możemy przeczytać: „(…)Skoro więc Państwu przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (jako że dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy i zawiera wszystkie wymagane elementy), moment powstania tego prawa należy wiązać z chwilą faktycznego otrzymania faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Ewentualne późniejsze wprowadzenie lub przesłanie faktury do systemu KSeF nie ma wpływu na możliwość odliczenia.
W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF jest/będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Dostawców ponownie wystawiona i przesłana w KSeF.
Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Dostawców przy użyciu KSeF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Dostawca uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSeF, nie jest/nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSeF (…)”.
Dyrektor KIS odniósł się również wprost do konieczności korekty i potwierdził, że późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej dokumentującej tę samą transakcję nie skutkuje koniecznością korygowania wcześniejszych rozliczeń podatkowych. Organ wprost uznał za prawidłowe stanowisko, zgodnie z którym nie trzeba ani przesuwać podatku naliczonego, ani korygować ewidencji VAT.
Trzeba jednak zwrócić uwagę na jeszcze jedną praktyczną kwestię. Dyrektor KIS zaznaczył, że podatnik, który wystawił fakturę poza KSeF i wprowadził ją już do obrotu, zasadniczo nie powinien następnie „dosyłać” tego dokumentu do KSeF. Organ wskazał, że KSeF służy do wystawiania faktur, a nie do raportowania faktur wcześniej wystawionych i wprowadzonych do obrotu poza systemem. Nieprawidłowość po stronie sprzedawcy nie zmienia jednak skutków po stronie nabywcy, który prawidłowo odliczył VAT z rzeczywistej transakcji.
Podsumowując, jeżeli podatnik otrzymał fakturę poza KSeF i na jej podstawie zgodnie z art. 86 ustawy o VAT prawidłowo odliczył podatek naliczony, późniejsze otrzymanie faktury ustrukturyzowanej dotyczącej dokładnie tej samej transakcji nie powoduje obowiązku korekty. Nie należy przesuwać VAT do okresu nadania fakturze numeru KSeF ani korygować z tego powodu wcześniejszej ewidencji. Kluczowe jest jednak, aby pierwsza faktura rzeczywiście dokumentowała dokonane nabycie, transakcja była związana z czynnościami dającymi prawo do odliczenia oraz nie występowała żadna z przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.
