Sprzedawca ma obowiązek dokumentować zawierane transakcje sprzedaży. W tym celu musi wystawić fakturę. Przypomniał o tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 1 marca 2019 r., nr 0115-KDIT1-2.4012.13.2019.2.AD

Zobacz również: VAT na audiobooki - wyższy, zamiast niższego? >>

Zmiany w stawkach VAT przyjęte >>

Najważniejsze elementy faktury

Organ podatkowy wskazał, że elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ustawy o VAT. Do najważniejszych można zaliczyć przede wszystkim:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy obu stron transakcji oraz ich adresy (sprzedawcy i nabywcy),
  • numer identyfikacji podatkowej nabywcy i sprzedawcy,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.

Na fakturze trzeba także określić: miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową netto, stawkę i wartość podatku, cenę brutto oraz kwotę należności ogółem.

 


Obowiązek wystawienia faktury

Jak potwierdził organ podatkowy, wystawienie faktury polega na jej sporządzeniu oraz przekazaniu dokumentu nabywcy. Na tym polega też wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura sporządzona, która nie została wprowadzona do obrotu prawnego (nie została doręczona adresatowi), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu ustawy o VAT.

 


Kiedy można anulować fakturę?

Organ podatkowy zwrócił uwagę, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani  rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. Wyjaśnił jednak, że w drodze wyjątku, gdy sprzedaż nie została dokonana, dopuszczalne jest anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Co istotne, anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Jak wynika z interpretacji, sprzedawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zdarzeń gospodarczych. Anulowanych faktur nie można wyrzucić. Sprzedawca powinien zatrzymać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu.

Gdy błędy, faktura korygująca

W przypadku, gdy po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia gospodarczej, które będą miały wpływ na jej treść, dokument trzeba skorygować poprzez wystawienie faktury korygującej. Chodzi tu przede wszystkim o udzielone rabaty, upusty i zniżki. Korekta wymagana jest także, gdy pierwotna faktura zawierała błędy. Organ podatkowy wyjaśnił, że celem wystawienia faktury korygującej jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Faktura korygująca powinna zawierać wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”.