Spółka z siedzibą zagranicą zamierza przesyłać faktury w formie elektronicznej. Faktury są wystawiane w formacie pdf (bez podpisu elektronicznego) i przechowywane na serwerze w Niemczech w folderach podzielonych na okresy rozliczeniowe.
Czy zapewnienie organom podatkowym dostępu on-line do faktur poprzez program Team Viewer umożliwiający logowanie bezpośrednio na serwer w Niemczech, spełnia wymogi prawa podatkowego?
Program Team Viewer umożliwia po zalogowaniu dostęp do danych na serwerze odbiorcy w czasie rzeczywistym - w tym do folderów, w którym zapisane byłyby faktury. Dane do logowania (numer użytkownika i hasło) udzielone byłyby przy tym doradcy podatkowemu (pełnomocnikowi) reprezentującemu Spółkę przed organami podatkowymi. W razie czynności kontrolnych pełnomocnik miałby możliwość bieżącego logowania się na serwer Spółki, otwierania plików, w których zapisane są faktury oraz ich okazywania organom podatkowym.
Faktury są przechowywane na serwerze zlokalizowanym (fizycznie mieszczącym się) w Niemczech. Serwer ten (dane na nim zgromadzone) są dostępne z sieci – on-line i w czasie rzeczywistym. Organy podatkowe (organy kontroli skarbowej) powinny mieć dostęp do tych danych. Powinien to być dostęp bezpośredni a nie przez osobę trzecią. Powyższe oznacza, że albo pełnomocnik spółki użyczy (na czas kontroli, postępowania, bądź czynności sprawdzających) danych logowania funkcjonariuszowi, bądź pracownikowi organu, bądź też wygenerowany zostanie dla tych osób dostęp (login i hasło do systemu) specjalnie i wyłącznie na czas kontroli (postępowania, bądź czynności sprawdzających).
Przy takich założeniach – w mojej ocenie – spełnione będą wymagania wynikające z przepisów (co do sposobu przechowywania faktur elektronicznych zagranicą).
Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Szczegółowe regulacje dotyczące przechowywania faktur wystawianych w formie elektronicznej zawarte są w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) – dalej r.f.e.
Przepis § 7 r.f.e. stanowi, że faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.
Czy zapewnienie organom podatkowym dostępu on-line do faktur poprzez program Team Viewer umożliwiający logowanie bezpośrednio na serwer w Niemczech, spełnia wymogi prawa podatkowego?
Program Team Viewer umożliwia po zalogowaniu dostęp do danych na serwerze odbiorcy w czasie rzeczywistym - w tym do folderów, w którym zapisane byłyby faktury. Dane do logowania (numer użytkownika i hasło) udzielone byłyby przy tym doradcy podatkowemu (pełnomocnikowi) reprezentującemu Spółkę przed organami podatkowymi. W razie czynności kontrolnych pełnomocnik miałby możliwość bieżącego logowania się na serwer Spółki, otwierania plików, w których zapisane są faktury oraz ich okazywania organom podatkowym.
Faktury są przechowywane na serwerze zlokalizowanym (fizycznie mieszczącym się) w Niemczech. Serwer ten (dane na nim zgromadzone) są dostępne z sieci – on-line i w czasie rzeczywistym. Organy podatkowe (organy kontroli skarbowej) powinny mieć dostęp do tych danych. Powinien to być dostęp bezpośredni a nie przez osobę trzecią. Powyższe oznacza, że albo pełnomocnik spółki użyczy (na czas kontroli, postępowania, bądź czynności sprawdzających) danych logowania funkcjonariuszowi, bądź pracownikowi organu, bądź też wygenerowany zostanie dla tych osób dostęp (login i hasło do systemu) specjalnie i wyłącznie na czas kontroli (postępowania, bądź czynności sprawdzających).
Przy takich założeniach – w mojej ocenie – spełnione będą wymagania wynikające z przepisów (co do sposobu przechowywania faktur elektronicznych zagranicą).
Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – dalej u.p.t.u., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Szczegółowe regulacje dotyczące przechowywania faktur wystawianych w formie elektronicznej zawarte są w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) – dalej r.f.e.
Przepis § 7 r.f.e. stanowi, że faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.