Czy można zaliczyć do kosztów nieściągalną wierzytelność na podstawie informacji z urzędu miasta, o zamknięciu działalności przez kontrahenta?

Na podstawie informacji z urzędu miasta, że osoba fizyczna zlikwidowała prowadzoną działalność gospodarczą nie można zaliczyć nieściągalnej wierzytelności ani odpisu aktualizującego wartość należności do kosztów uzyskania przychodów.

Pytanie

Mam kontrahenta (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który nie uregulował należności. Nie mogę oddać sprawy do sądu ponieważ nie mogę ustalić adresu a przez to dostarczyć wezwania do zapłaty. Dowiedziałam się, że wykreślił firmę z ewidencji działalności gospodarczej w 2011 r.
Czy mogę na podstawie odpowiedzi z urzędu miasta otrzymanej w 2012 r., wtedy złożyłam zapytanie, zaksięgować polecenie księgowania i utworzyć odpis w koszty podatkowe w 2012 r. czy należało tego dokonać w 2011 r.?

Odpowiedź

Nie, na podstawie powyższego dokumentu (informacji z urzędu miasta, że osoba fizyczna zlikwidowała prowadzoną działalność gospodarczą) nie można zaliczyć nieściągalnej wierzytelności ani odpisu aktualizującego wartość należności do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., pozwalają na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne (zob. art. 23 ust. 1 pkt 20 u.p.d.o.f. ) oraz – w przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe – odpisów aktualizujących wartość należności (zob. art. 23 ust. 1 pkt 21 u.p.d.o.f. ).
Warunkiem powyższego jest – oprócz tego, aby wierzytelność była uprzednio na podstawie art. 14 u.p.d.o.f. zarachowana jako przychód należny – udokumentowanie nieściągalności wierzytelności na jeden ze sposobów wymienionych w art. 23 ust. 2 u.p.d.o.f. (w przypadku wierzytelności odpisanych jako nieściągalne) albo uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności (w przypadku odpisów aktualizujących wartość należności).

Informacja uzyskana z urzędu miasta, że dana osoba fizyczna zlikwidowała prowadzoną działalność gospodarczą (wykreśliła firmę) nie jest jednak żadnym z dokumentów wymienionych w art. 23 ust. 2 u.p.d.o.f. Informacji takiej nie można również uznać za uprawdopodabniającą nieściągalność wierzytelności. W konsekwencji w oparciu o przedmiotową informację nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów nieściągalnej wierzytelności ani – jeżeli prowadzi Pan księgi rachunkowe – odpisu aktualizującego wartość należności.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Przywołane akty prawne:

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.)