Członek zarządu spółki z o.o. pełniący funkcje na podstawie powołania w trakcie delegacji służbowej w Niemczech wynajął samochód w firmie wynajmującej i otrzymał fakturę z VAT (19%). Została wypełniona karta przebiegu pojazdu.
Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na wynajęcie samochodu oraz na zakupione paliwa?
Wydatki na wynajęcie samochodu oraz na zakupione paliwo można uznać za koszt uzyskania przychodu jeżeli były poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Po pierwsze, powołanie na stanowisko członka zarządu nastąpiło na podstawie uchwały Zgromadzenia Wspólników dlatego członek zarządu nie posiada statusu pracownika.
Po drugie, aby podróż członka zarządu uznać za podróż służbową winien łączyć go ze spółką stosunek pracy (lub inny równorzędny). Jeżeli natomiast członek zarządu nie jest pracownikiem spółki - to brak jest podstaw do tego aby odbywane przez niego podróże uznać za służbowe.
Rozpatrując zagadnienie dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez spółkę na rzecz członków zarządu, należy posługiwać się przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., który stanowi, iż kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. Pamiętać jednak należy, że nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kosztów wprawdzie nie wymienionych w art. 16 ust. 1, ale nie związanych z uzyskaniem przychodów.
Po trzecie, konieczność ponoszenia przez spółkę wydatków na rzecz członka zarządu winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie spółki.
Odnosząc się do opisanej sytuacji wydatki poniesione przez spółkę należy rozpatrywać pod kątem ich wpływu na uzyskany dochód jako przedmiot opodatkowania a zatem, czy koszty tej delegacji miały wpływ na uzyskany przez spółkę przychód tj. czy w wyniku tego wyjazdu powstał przychód niemożliwy do uzyskania bez jego odbycia. Wydatek można uznać za koszt uzyskania przychodu jeżeli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.