W związku z przyjazdem kontrahenta, który w ciągu paru dni miał udzielić szkolenia pracownikom w obsłudze nowej maszyny (maszyna ta została zakupiona od tegoż kontrahenta), firma wynajęła pokój w hotelu dla tego kontrahenta. W związku z tym otrzymaliśmy fakturę za usługę hotelową wystawioną na naszą firmę.
Czy koszt ten można zliczyć do kosztów podatkowych?
Czy VAT podlega odliczeniu?

Koszty noclegu kontrahenta prowadzącego szkolenie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, należy jednak pamiętać, że takie ich rozliczenie spowoduje powstanie po stronie szkoleniowca przychodu z nieodpłatnego świadczenia.
Wydatki na pokrycie kosztów noclegu kontrahenta mogą być kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości, pod warunkiem właściwego ich udokumentowania - fakturą VAT, rachunkiem itp. Udokumentowany musi być również związek przyjazdu kontrahenta z działalnością firmy i jej przychodem – wystarczające w tym przypadku będą materiały z przeprowadzonego szkolenia.
Koszty podatkowe muszą posiadać związek przyczynowo-skutkowy z przychodem (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 - dalej u.p.d.o.f.). W opisanym przypadku związek ten polega na podniesieniu kwalifikacji pracowników przez przeszkolenie ich w obsłudze przedmiotowej maszyny.
Uważam przy tym, że zapewnienie kontrahentowi noclegu nie mieści się w kategorii reprezentacji, nie ma bowiem związku z wystawnością, okazałością czy kreowaniem dobrego wizerunku firmy, a jest jedynie techniczną działalnością związaną z organizacją szkolenia (art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f.). Podobne stanowisko zostało przedstawione m.in. w decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Rzeszowie z dnia 12 listopada 2007 r., IS.I/1/4231-10/07.
Pamiętać jednak należy, że po stronie kontrahenta powstanie przychód z nieodpłatnego świadczenia, chyba że poniesiony koszt noclegu zgodnie z umową nabycia maszyny, której obsługę pracownik kontrahenta ma wyjaśniać, nabywca obowiązany był ponieść wydatki związane z organizacją szkolenia swoich pracowników. Wartość tego świadczenia należy ustalić według ceny zakupu usługi noclegowej (art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f.), a następnie ująć w informacji PIT-C jako przychody z innych źródeł (art. 42a u.p.d.o.f.). Nawet w takim przypadku jednak wydatek ten nie będzie powiększał wartości początkowej środka trwałego, nie sposób stwierdzić bowiem, że stanowi koszt związany z zakupem (art. 22g ust. 3 u.p.d.o.f.).
Przedmiotowe koszty będą podlegały potrąceniu w kwocie brutto, bowiem - stosownie do treści art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) - wyłączone jest odliczenie podatku naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. W takiej sytuacji zaś podatek od towarów i usług może stanowić koszt podatkowy (art. 23 ust. 1 pkt 43 u.p.d.o.f.).