Czy każda płatność związana z fakturą musi zawierać numer KSeF?

Od 1 stycznia 2027 r. wypłata odszkodowania bezpośrednio na rzecz warsztatu lub innego podmiotu likwidującego szkodę nie będzie wymagała wskazania numeru KSeF, jeżeli ubezpieczyciel nie jest nabywcą wskazanym na fakturze, a dokonywana płatność stanowi realizację zobowiązania odszkodowawczego, a nie zapłatę za nabyty przez niego towar lub usługę.

Nasza spółka prowadzi działalność ubezpieczeniową i jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z zawartymi umowami ubezpieczenia wypłacamy świadczenia osobom ubezpieczonym w przypadku wystąpienia szkody objętej ochroną ubezpieczeniową. Przy ustalaniu wysokości odszkodowania uwzględniane mogą być koszty naprawy potwierdzone fakturą wystawioną przez warsztat lub inny podmiot wykonujący usługę na rzecz ubezpieczonego. W wielu przypadkach kwota odszkodowania nie jest przekazywana bezpośrednio ubezpieczonemu, lecz na rachunek podmiotu wykonującego naprawę. Nie oznacza to jednak, że spółka jest nabywcą usługi wskazanej na fakturze. Nasza rola ogranicza się do pokrycia kosztów szkody w granicach odpowiedzialności wynikającej z umowy ubezpieczenia. Wypłacana kwota może odpowiadać pełnej wartości faktury albo jedynie jej części. W tytule przelewu wskazujemy, że płatność stanowi wypłatę odszkodowania, a nie zapłatę za towary lub usługi nabywane przez spółkę. Faktura za naprawę może zostać wystawiona w KSeF na ubezpieczonego jako nabywcę. Spółka może zostać wskazana na niej dodatkowo jako płatnik albo może w ogóle nie występować w treści faktury, a tym samym nie zawsze będzie miała bezpośredni dostęp do dokumentu w KSeF. Czy dokonując wypłaty odszkodowania bezpośrednio na rzecz podmiotu wykonującego naprawę, przy czym spółka nie jest nabywcą wskazanym na fakturze, będziemy zobowiązani do podawania numeru KSeF tej faktury w komunikacie płatności? - pyta Czytelnik.

Nie, w opisanej sytuacji nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF faktury w komunikacie płatności. Wypłacana kwota nie stanowi bowiem zapłaty za towar lub usługę udokumentowaną fakturą, lecz realizację zobowiązania ubezpieczyciela do wypłaty odszkodowania.

Co się zmieni w przepisach o płatnościach od 2027 

Zgodnie z art. 108g ust. 1 ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi będący czynnym podatnikiem VAT, dokonując płatności za fakturę ustrukturyzowaną na rzecz innego czynnego podatnika VAT za pośrednictwem instrumentu płatniczego umożliwiającego wskazanie tytułu transferu środków, będzie obowiązany podać numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Obowiązek ten obejmuje również podatnika innego niż nabywca, jeżeli dokonuje on płatności za fakturę wystawioną na rzecz tego nabywcy. Przepisy te mają zastosowanie do płatności dokonywanych od 1 stycznia 2027 r.

Nie oznacza to jednak, że każdy przelew dokonany przez osobę trzecią na rachunek wystawcy faktury będzie wymagał wskazania numeru KSeF. Istotne jest bowiem, aby dokonywana płatność miała charakter zapłaty za fakturę, czyli stanowiła uregulowanie wynagrodzenia należnego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług.

W przedstawionej sytuacji charakter płatności jest inny. Ubezpieczyciel nie nabywa usługi naprawy ani towarów wykorzystanych do usunięcia szkody. Nabywcą pozostaje ubezpieczony, natomiast ubezpieczyciel realizuje własne zobowiązanie wynikające z umowy ubezpieczenia. Faktura za naprawę może służyć jedynie do ustalenia wysokości należnego świadczenia. Sama wypłata pozostaje natomiast odszkodowaniem, nawet jeżeli zostaje przekazana bezpośrednio warsztatowi lub innemu podmiotowi, który usunął szkodę.

Nie zmienia tego również sytuacja, w której wysokość wypłacanego odszkodowania odpowiada dokładnie wartości faktury. Źródłem obowiązku dokonania przelewu pozostaje bowiem stosunek ubezpieczenia, a nie zobowiązanie ubezpieczyciela do zapłaty ceny za usługę wykonaną na jego rzecz.

Odmienny charakter usług ubezpieczeniowych

Stanowisko takie potwierdza interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 lipca 2026 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.366.2026.1.DS. Organ podkreślił, że art. 108g ustawy o VAT należy stosować do płatności dokonywanych za faktury, a zatem konieczne jest ustalenie, czy dany transfer środków rzeczywiście stanowi zapłatę za dostawę towarów lub świadczenie usług.

W piśmie tym możemy przeczytać:

 „(…)przepisy art. 108g ustawy o podatku od towarów i usług wskazują wprost, że mają zastosowanie również w odniesieniu do płatności przez inny podmiot, jednakże płatność ta musi wynikać z wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Jak natomiast wynika z przedstawionych przez Państwa informacji - są Państwo zobligowani do wypłaty bezspornej części świadczenia w terminie 30 dni, licząc od daty otrzymania zawiadomienia o wypadku (zdarzeniu losowym). Działając jako inny podmiot mogą Państwo w niektórych przypadkach w ogóle nie otrzymać faktury ustrukturyzowanej, ani jej wizualizacji. W takim wypadku, rozliczenie umowy ubezpieczenia, tj. finansowanie wypłaty, może nastąpić na podstawie innych udostępnionych Państwu informacji lub dokumentów. Wobec tego uznać należy, że dokonując płatności niekoniecznie działają Państwo na podstawie faktur ustrukturyzowanych, co więcej mogą Państwo w ogóle nie posiadać do nich dostępu, a i tak w wyniku specyfiki sytuacji będą Państwo zobowiązani do wypłaty świadczenia, bowiem są Państwo ubezpieczycielem, którego obowiązują ramy relacji wyznaczone przez regulacje umowne z ubezpieczającym (ubezpieczonym).

Zatem, w analizowanej sprawie ze względu na to, że nie tyle dokonują Państwo płatności za inny podmiot będący rzeczywistym nabywcą usługi lub towaru, co wypłacają Państwo świadczenie w ramach szczególnego charakteru relacji prawnej na rzecz podmiotu likwidującego szkodę - nie będą Państwo zobligowani do oznaczania dokonywanych płatności numerem KSeF. Tym samym, nie stanowią Państwo bezpośredniego uczestnika danej transakcji, a jedynie występują Państwo jako podmiot finansujący. Nie będzie to jednak "zapłata przez osobę trzecią" za towar lub usługę lecz finansowanie w ramach odpowiedzialności odszkodowawczej wobec ubezpieczonych/uposażonych.

W konsekwencji, począwszy od 1 stycznia 2027 r., występując w roli podmiotu zobowiązanego do wypłaty odszkodowania (świadczenia) w ramach procesu Likwidacji Szkód i jednocześnie nie będąc wskazanymi jako nabywca na fakturze ustrukturyzowanej, nie będą Państwo mieli obowiązku podania numeru KSeF w komunikacie płatności.(…)”.

Dyrektor KIS wyraźnie uznał zatem, że ubezpieczyciel w takim modelu nie dokonuje „zapłaty przez osobę trzecią” za usługę lub towar, lecz finansuje świadczenie wynikające z odpowiedzialności odszkodowawczej. W konsekwencji art. 108g ust. 1 ustawy o VAT nie znajduje zastosowania do takiej wypłaty.

Podsumowując, od 1 stycznia 2027 r. wypłata odszkodowania bezpośrednio na rzecz warsztatu lub innego podmiotu likwidującego szkodę nie będzie wymagała wskazania numeru KSeF, jeżeli ubezpieczyciel nie jest nabywcą wskazanym na fakturze, a dokonywana płatność stanowi realizację zobowiązania odszkodowawczego, a nie zapłatę za nabyty przez niego towar lub usługę.