Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Pracownik biurowy na badaniach wstępnych do pracy otrzymał zalecenie lekarza medycyny pracy do pracy w okularach korekcyjnych (na skierowaniu wpisano – praca co najmniej 4 godziny przed monitorem ekranowym). Pracodawca zapewnił pracownikowi okulary. Zgodnie z zakładowym regulaminem pracodawca zapewnia zwrot kosztów badania w 100%, szkieł w 100% i oprawki do wysokości 150 zł. Pracodawca zwraca pracownikowi koszt zakupu okularów co 2 lata. Pracownik został skierowany na badania okresowe. Lekarz medycyny pracy zalecił nadal pracę w okularach korekcyjnych (nie było pogorszenia wzroku – nadal ta sama wada). Pracownik dostarczył fakturę za nowe okulary po 2 miesiącach od badania okresowego z wnioskiem o zwrot kosztów zakupu okularów. Regulaminowe 2 lata minęły po badaniu okresowym, a przed zakupem okularów.

  • Czy pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszt zakupu okularów pracownikowi?
  • Czy zakup nowych okularów musi wynikać z pogorszenia wzroku?
  • Czy upływa czasu między zaleceniem lekarza przy badaniach okresowych a zakupem (2 miesiące) ma znaczenie?
  • Co w przypadku, gdy pracownik zwróci się z wnioskiem o refundację zakupu okularów, argumentując to zniszczeniem starych okularów?

Skoro, z opisu problemu wynika, że w regulaminie obowiązującym w firmie nie zapisano kiedy, w jakich przypadkach i według jakich zasad następuje wymiana starej pary okularów (szkieł) korekcyjnych na nowe, to zatrudniający nie musi (choć może - kierując się konkretnymi okolicznościami danej sytuacji) dokonać zwrotu podwładnemu kosztów ich zakupu.

Pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu okularów korekcyjnych (soczewek kontaktowych) przez podwładnego.

Zwrot wydatków z tytułu zakupu okularów korekcyjnych (w/w soczewek) przez pracownika jest kosztem uzyskania przychodu dla zatrudniającego. Przy czym, wydatek na okulary (w/w soczewki) nie może zostać ujęty w kosztach podatkowych u przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą, i nabywa je dla siebie.

Zwrócone etatowcowi pieniądze za zakup okularów korekcyjnych (w/w soczewek ) zaleconych przez okulistę, po okresowym badaniu profilaktycznym przeprowadzonym na podstawie skierowania wydanego przez przełożonego, nie podlegają ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu PIT-em. Jeżeli jednak w firmie obowiązuje limit kwotowy, cena zakupu okularów (soczewek) przekraczająca ową granicę nie korzysta ze wspomnianego zwolnienia. Przy czym, w sytuacji, w której podwładny nie zgłosi zatrudniającemu, że pogorszył mu się wzrok i bez skierowania od pracodawcy na profilaktyczne badania okresowe samodzielnie uda się do okulisty, który stwierdzi konieczność noszenia przez pracownika okularów korekcyjnych (w/w soczewek), zatrudniający naliczy wtedy od kwoty nabycia okularów PIT i składki ZUS-owskie- koszt zrefundowanych okularów będzie tu wówczas zatem przychodem po stronie etatowca. Analogiczna sytuacja wystąpi, gdy do zakupu przez etatowca nowej pary okularów korekcyjnych (w/w soczewek) dojdzie z powodu zniszczenia tej dotychczas używanej.

Zwrot za okulary

Zgodnie z art. 2376 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. zatrudniający zobligowany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające go przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.

W świetle zaś § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r.w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy - dalej r.b.h.p.na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia podwładnym zajmującym stanowisko z monitorem ekranowym okresowych badań profilaktycznych. Badanie to natomiast - co do zasady - przeprowadza się co 4 lata (wiersz 10 dział I tabeli załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy - dalej r.p.b.l.). Wspomniane badanie może być jednak przeprowadzone wcześniej, gdy etatowiec zgłosi zatrudniającemu pogorszenie wiedzenia i wystąpi do niego z prośbą o wydanie skierowania na okulistyczne badanie okresowe bądź gdy lekarz stwierdzi, że jest to niezbędne dla prawidłowej oceny stanu jego zdrowia (§ 2 ust. 2 r.p.b.l.).

Jeżeli, z kolei, w wyniku badania okulistycznego - przeprowadzonego w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej - lekarz uzna, że pracownik powinien nosić okulary podczas wykonywania zadań służbowych przy obsłudze monitora ekranowego, to - na podstawie § 8 ust. 2 r.b.h.p. - pracodawca zobligowany jest zapewnić mu wówczas okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem medyka, pod warunkiem, że podwładny ten spędza przy komputerze co najmniej połowę swojego dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 r.b.h.p.), a więc najczęściej minimum 4 godziny (przy zatrudnieniu na pełen etat). W przypadku zatem, w którym okulary (szkła) korekcyjne nie zostały zakupione przez etatowca w wyniku zalecenia specjalisty wydanego po okresowym badaniu profilaktycznym przeprowadzonym na podstawie skierowania zatrudniającego albo, gdy jego dobowy wymiar czasu pracy na stanowisku z monitorem ekranowym jest mniejszy niż połowa bądź, gdy podwładny piastuje inne stanowisko niż w/w, ale pracownik i tak profilaktycznie je nabędzie, wtedy pracodawca nie będzie musiał mu zwrócić kosztów ich zakupu, chyba że z postanowień aktu wewnątrzzakładowego (np. regulaminu zakładowego) będzie wynikać taki oblig.

Z uwagi więc na fakt, iż ani powołane rozporządzenie, ani przepisy k.p., nie precyzują zarówno sposobów zapewnienia przez zatrudniającego w/w etatowcom okularów (szkieł) korekcyjnych, jak również reguł i terminu ubiegania się przez nich o ewentualną refundację ich zakupu, jej zakresu oraz kwoty, a także częstotliwości i okoliczności wymiany tychże okularów (soczewek) na nowe, pracodawca powinien uszczegółowić owe kwestie w regulaminie.

Skoro zaś, z opisu problemu wynika, że w regulaminie obowiązującym w firmie nie zapisano kiedy, w jakich przypadkach i według jakich zasad następuje wymiana starej pary okularów (szkieł) korekcyjnych na nowe, to zatrudniający nie musi (choć może - kierując się konkretnymi okolicznościami danej sytuacji) dokonać zwrotu podwładnemu kosztów ich zakupu.

Konieczność zakupu nowej pary okularów (szkieł) korekcyjnych nie musi wynikać jedynie z osłabienia wzroku, chyba że regulamin zakładowy stanowi odmiennie. Dokument ten powinien również regulować termin, do którego zainteresowany pracownik ma przedłożyć pracodawcy dowód (faktura/rachunek) ich nabycia (zgodnie, oczywiście, z zaleceniem lekarza). Upływ określonego czasu między datą profilaktycznego okresowego badania okulistycznego a zakupem przez etatowca (nowych) okularów (szkieł) korekcyjnych, czy dniem przedłożenia przez niego szefowi faktury/rachunku za ich nabycie może mieć, w rezultacie, znaczenie dla refundacji tychże kosztów tylko wtedy, gdy tak wynika z treści regulaminu firmowego (w zakładzie pracy tak nie jest).

Natomiast w sytuacji, w której podwładny wystąpi do zatrudniającego o zwrot kosztów zakupu nowych okularów korekcyjnych, uzasadniając ten wniosek jedynie zniszczeniem tych dotychczas używanych, to pracodawca nie musi (choć może - kierując się okolicznościami danego przypadku) przystać na przedmiotową prośbę, chyba że regulamin zakładowy wprowadza taki obowiązek (np. refundacja kosztów nabycia nowej pary okularów korekcyjnych nastąpi, gdy do zniszczenia poprzedniej doszło bez winy ich użytkownika). Z opisu problemu komentowany oblig - z firmowego regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy - jednak nie wynika. W takim przypadku zatem, jedynie od decyzji zatrudniającego będzie zależało dokonanie zwrotu zainteresowanemu pracownikowi kosztów zakupu nowej pary okularów korekcyjnych, gdy ta poprzednia uległa zniszczeniu.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 lutego 2014 r. (IPPP3/443-1068/13-4/MKw) pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu okularów korekcyjnych przez etatowca. To podwładny nabywa okulary i to on więc jest ich właścicielem. Fakt zaś, że faktura za zakup okularów została wystawiona na finansującego, czyli zatrudniającego, nie znaczy, że będzie on rozporządzał towarem. Natomiast zwrot wydatków z tytułu zakupu okularów korekcyjnych przez pracownika jest kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy. Przy czym, wydatek na okulary nie może zostać ujęty w kosztach podatkowych u przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą, i nabywa je dla siebie. W świetle bowiem interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 lutego 2009 r. (ITPB1/415-790/08/AK) zakup okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy to wydatek o charakterze osobistym, który nie ma związku z osiąganymi przychodami z działalności.

Zwrócone etatowcowi pieniądze za zakup zaleconych okularów korekcyjnych (soczewek kontaktowych) nie podlegają ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu PIT-em. Zgodnie mianowicie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w podstawie wymiaru składek ZUS nie uwzględnia się wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także ekwiwalentów tych świadczeń. Według, z kolei, art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyżej wymienione świadczenia oraz ekwiwalenty są wolne od podatku dochodowego. Jeżeli jednak w firmie obowiązuje limit kwotowy, cena zakupu okularów przekraczająca ową granicę nie korzysta ze wspomnianego zwolnienia. Przy czym, w sytuacji, w której podwładny nie zgłosi zatrudniającemu, że pogorszył mu się wzrok i bez skierowania od pracodawcy na profilaktyczne badania okresowe samodzielnie uda się do okulisty, który stwierdzi konieczność noszenia przez pracownika okularów korekcyjnych, zatrudniający naliczy wtedy od kwoty nabycia okularów PIT i składki ZUS-owskie- koszt zrefundowanych okularów będzie tu wówczas zatem przychodem po stronie etatowca. Analogiczna sytuacja wystąpi, gdy do zakupu przez etatowca nowej pary okularów korekcyjnych (w/w soczewek) dojdzie z powodu zniszczenia tej dotychczas używanej.