1. Wprowadzenie
Pomieszczenia biurowe nie mogą być sytuowane w suterenach, powinny mieć oświetlenie naturalne i sztuczne, być ogrzewane i wentylowane oraz zabezpieczone przed wilgocią, nadmiernym nagrzewaniem, drganiami, hałasem i czynnikami szkodliwymi dla zdrowia.

Minimalna dopuszczalna wysokość i powierzchnia pomieszczenia biurowego jest zależna od liczby zatrudnionych w nim osób. Na każdego pracownika zatrudnionego w pokoju biurowym powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości tego pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęty itp.). Wysokość pomieszczenia biurowego powinna zasadniczo wynosić nie mniej niż 3 m, jeżeli jednak w pomieszczeniu została zainstalowana klimatyzacja, wówczas - za zgodą wojewódzkiego inspektora sanitarnego – wymagana wysokość może być obniżona do 2,5 m. Taką samą wysokość mogą mieć pomieszczenia biurowe, jeśli w pokoju są zatrudnione nie więcej niż 4 osoby, a na każdą z nich przypada co najmniej po 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia.

Przez wolną przestrzeń rozumie się tę część pokoju, która pozostaje pracownikom „do życia" pomiędzy szafami, regałami i biurkami. Dla łatwiejszego wyobrażenia sobie, jaką objętość wolnej przestrzeni zajmują meble biurowe, obliczmy objętości typowego biurka (120x60x75 cm), szafy (220x100x55 cm) i regału (220x100x35 cm). Po pomnożeniu wymiarów okazuje się, że jedno biurko zajmuje nieco ponad 0,7 m2 podłogi i 0,5 m3 przestrzeni, szafa odpowiednio - 0,55 m2 i 1,2 m3, regał - 0,35 m2 i 0,77 m3. Podane wyżej parametry pomieszczeń pracy odnoszą się do wszystkich typowych pomieszczeń stałej pracy biurowej, lecz nie uwzględniają uwarunkowań zwyczajowych i prestiżowych np. dotyczących gabinetów dyrektorskich czy prezesowskich, nie ujętych w ogólnie obowiązujących przepisach.

Dosyć często jest praktykowane wydzielanie stanowisk pracy przezroczystymi (lub nie) ściankami działowymi (obniżają hałas). Ścianki powinny być jednak wykonane z materiału odpornego na rozbicie i tak zamocowane, aby uniemożliwić ich rozbicie lub przewrócenie. Pomieszczenia pracy, w których akurat przebywają pracownicy, nie mogą być zamykane w sposób uniemożliwiający ich wyjście z pomieszczenia bez użycia klucza. 

2. Oświetlenie
Nie trzeba nikogo przekonywać, jak duże znaczenie dla efektywności naszej pracy i naszego samopoczucia ma oświetlenie. Oświetlenie (zwłaszcza jego niedostatek) jest wymieniane w grupie niebezpiecznych i szkodliwych czynników występujących w procesie pracy. Zaliczenie oświetlenia do grupy czynników szkodliwych spowodowane jest zapewne tym, że przy nieprawidłowym oświetleniu oczy szybciej ulegają zmęczeniu, co zwiększa uciążliwość pracy, a pośrednio może być przyczyną wypadku, nie mówiąc o obniżeniu wydajności pracy. Statystki Głównego Urzędu Statystycznego wskazują, że niewłaściwe oświetlenie jest przyczyną 20-35% wypadków występujących w przemyśle.
Nieprawidłowość oświetlenia najczęściej jest związana ze zbyt niskim jego ogólnym natężeniem w pomieszczeniu i na stanowisku pracy. Zgodnie z normą PN-EN 12464-1:2012P Światło i oświetlenie. Oświetlenie miejsc pracy. na przeciętnym stanowisku pracy biurowej natężenie światła powinno wynosić nie mniej niż 500 luksów (lx). Nowoczesne oświetlenie powinno dawać światło pozbawione kontrastów, rozproszone, niemal bezcieniowe.

@page_break@

Przepisy zwracają jedynie uwagę, żeby stosunek natężenia oświetlenia w sąsiednich pomieszczeniach, pomiędzy którymi się poruszamy, nie był większy niż 5:1, gdyż wówczas oczy łatwo adaptują się do takiej różnicy i nie odczuwamy zmiany natężenia jako uciążliwej. Zasada ta dotyczy także kontrastu natężenia pomiędzy oświetleniem ogólnym pokoju, a oświetleniem naszego biurka za pomocą dodatkowej lampy (biurkowej). Pełny komfort nasze oczy będą odczuwać wówczas, gdy powyższa proporcja będzie zachowana zarówno pomiędzy jasnością okna i wnętrza pokoju, jak i pomiędzy wnętrzem a jasnością dokumentów na blacie biurka. Ułatwia to bowiem okresowe relaksowanie oczu przez popatrzenie „w siną dal" za oknem lub chociażby wewnątrz pomieszczenia - na zieleń kwiatów doniczkowych, plakat lub kalendarz na ścianie. Nadmierne kontrasty oświetlenia stanowią znaczną uciążliwość dla mechanizmu adaptacyjnego oczu, mogącą przyspieszać trwałe osłabienie wzroku i krótkowzroczność oraz zmniejszać ostrość widzenia. Nie trzeba przekonywać, że taki dyskomfort ma także wpływ na szybsze odczuwanie zmęczenia ogólnego.

Przy wyposażaniu stanowisk pracy biurowej należy zwracać uwagę, aby meble, urządzenia, oprawy oświetleniowe i inne sprzęty, nie dawały odbić światła powodujących tzw. olśnienie wzroku. Z tego względu meble powinny mieć powierzchnię jasną, lecz matową lub półmatową, a oprawy oświetleniowe powinny kierować strumień światła na biały sufit lub być wyposażone w matowe klosze i osłony, albo w kratki rozpraszające.

3. Ogrzewanie i wentylacja
Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być niższa niż 18°C. Jest to temperatura minimalna i w pracy biurowej może powodować pewien dyskomfort - uczucie chłodu. Dlatego najlepsze samopoczucie zapewnia temperatura w przedziale 20-24°C (zimą bliższa dolnej granicy, podczas upałów – górnej). Okna południowe powinny być wyposażone w żaluzje lub zasłony typu verticale.

Trzeba pamiętać, iż na poczucie komfortu cieplnego duży wpływ ma także wentylacja i wilgotność powietrza w pomieszczeniu. Otóż wentylacja w pokoju biurowym powinna zapewniać co najmniej 0,5-krotną wymianę powietrza na godzinę (pod warunkiem, iż przestrzegany jest zakaz palenia). Najczęściej wystarcza w tym celu sprawna wentylacja naturalna, czyli grawitacyjna. Jeżeli jednak jest ona niewystarczająca, konieczne jest zainstalowanie wyciągu mechanicznego - włączanego okresowo według potrzeb (bywa to, niestety, dodatkowe źródło hałasu).
Niestety wiele starszych pomieszczeń biurowych jest pozbawionych systemu wentylacji grawitacyjnej (łatwo to poznać po braku kratki wentylacyjnej w pokoju) i służba bhp powinna dołożyć wszelkich starań, by doprowadzić do modernizacji takich pomieszczeń.

4. Problemy klimatyzacji
Nowoczesne biurowce są projektowane z zasady wraz z systemem centralnej klimatyzacji, przy której okna najczęściej są pozbawione możliwości otwierania. Tymczasem klimatyzacja, podobnie jak hermetyczne okna, ma nie tylko swoje niekwestionowane zalety, lecz i wady. Klimatyzacja zapewnia utrzymanie stałej, optymalnej temperatury w pomieszczeniu bez względu na porę roku, jednak podgrzewanie lub schładzanie powietrza w systemie powoduje obniżanie jego wilgotności poniżej zalecanych norm, co negatywnie wpływa na mikroklimat wnętrza, a w konsekwencji na samopoczucie pracowników. Dlatego klimatyzacja koniecznie powinna obejmować również nawilżanie powietrza.

Nawilżanie powietrza jest także konieczne zimą, gdy funkcjonuje centralne ogrzewanie, powodujące nadmierne wysuszanie powietrza. Trzeba więc przeprowadzać okresowe pomiary wilgotności względnej powietrza w pomieszczeniach pracy. Za mała wilgotność powietrza w pomieszczeniu jest bowiem odczuwana przez pracowników jako suchość skóry, wzmaga pragnienie, wywołuje pieczenie oczu oraz silniejsze elektryzowanie się włosów i ubrań. Optymalna wilgotność powietrza w pomieszczeniu biurowym powinna się mieścić w przedziale 40-60% (zależnie od temperatury). Spadek wilgotności powoduje także wzrost dodatniej jonizacji powietrza ujemnie wpływającej na nasze samopoczucie. Przepisy sanitarne wymagają okresowej dezynfekcji urządzeń i instalacji klimatyzacyjnych, są one bowiem znakomitym mikrośrodowiskiem dla rozwoju różnych niebezpiecznych dla człowieka mikrobów, wywołujących m.in. tzw. chorobę legionistów.