Obecnie, zgodnie z art. 61b ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tzw. ustawa zasiłkowa) postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku wszczyna się na wniosek złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub na adres do doręczeń elektronicznych. Do wniosku dołącza się dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku (art. 61b ust. 4 ustawy zasiłkowej).
Zgodnie z par. 27 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, dokumentem niezbędnym do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego jest, złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez ZUS, na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych, wniosek o zasiłek opiekuńczy, zawierający dane określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia.
Gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS, wniosek o zasiłek opiekuńczy może być złożony w następujący sposób:
- za pośrednictwem płatnika składek – wówczas płatnik składek zobowiązany jest złożyć oryginał wniosku o zasiłek opiekuńczy podpisany przez ubezpieczonego w formie papierowej (podstawą do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego nie może być zeskanowany przez płatnika składek/biuro rachunkowe dokument złożony do płatnika składek w oryginale przez ubezpieczonego i przekazany na PUE/eZUS);
- bezpośrednio przez ubezpieczonego:
- w formie papierowej lub
- z jego profilu poprzez PUE/eZUS lub
- w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.
Przestrzały sposób przekazywania dokumentów
Taki sposób przekazywania wniosków o zasiłek opiekuńczy odbierany jest przez płatników składek jako uciążliwy, ponieważ dokumenty, które zwykle przekazywane są przez płatników jako komplet stanowiący podstawę do ustalenia prawa do zasiłku opiekuńczego, muszą być przekazywane oddzielnie. Zaświadczenie płatnika składek (Z-3) może zostać przekazane w formie elektronicznej przez PUE ZUS, natomiast wniosek o zasiłek opiekuńczy (Z-15) pracownika złożony za pośrednictwem pracodawcy musi być złożony w oryginale (w formie papierowej) do ZUS, czyli bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS albo wysłany w formie przesyłki listownej.
Ponadto, gdy płatnicy składek zgłaszają powyżej 20 ubezpieczonych (tzw. duży płatnik) ubezpieczeni nie mogą przekazywać do nich wniosków o zasiłek opiekuńczy w formie elektronicznej za pośrednictwem wewnętrznych systemów funkcjonujących u tych płatników (np. za pomocą poczty elektronicznej), tylko papierowo z własnoręcznym podpisem. Obowiązujące przepisy nie przewidują, aby wniosek o zasiłek opiekuńczy można złożyć drogą elektroniczną w formie skanu, ponieważ dokument ten nie jest dokumentem oryginalnym. Obowiązek przekazywania wniosków w formie papierowej jest postrzegany przez osoby ubezpieczone oraz płatników składek jako przestarzały.
ZUS uprości procedury
Teraz Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w ramach pakietu deregulacyjnego proponuje uproszczenie procedur związanych ze składaniem wniosków o zasiłek opiekuńczy. Kluczowe zmiany obejmują:
Elektroniczne składanie wniosków. Wnioski będzie można przesyłać do ZUS w formie elektronicznej:
- przez płatników składek,
- przez biura rachunkowe.
Zmiany w zakresie składania dokumentów. Projekt przewiduje również modyfikację zasad dotyczących przekazywania dokumentów do celów zasiłkowych bezpośrednio do płatników składek.
Planowane rozwiązania mają przynieść korzyści:
- płatnikom składek,
- biurom rachunkowym,
- ubezpieczonym.
Ministerstwo wskazuje, że w celu wdrożenia proponowanych rozwiązań: konieczna będzie nowelizacja ustawy zasiłkowej, oraz rozporządzenia MRPiPS z 8 grudnia 2015 r. dotyczące zakresu informacji i dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Projekt zmian Rada Ministrów powinna przyjąć w III kwartale.
