Z sygnałów, jakie docierają do Prawo.pl wynika, że pracodawcy coraz częściej szukają u prawników odpowiedzi na pytanie, czy mogą wysłać korespondencję służbową na prywatny mail pracownika. Chcą wiedzieć, czy może to być mail podany przez samego pracownika w trakcie rekrutacji albo taki, z którego pracownik komunikuje się z pracodawcą. Eksperci nie mają wątpliwości co do tego, że nie może to być adres mailowy, który pracodawca uzyska w ramach nieformalnych kontaktów od innego pracownika.

 


Jakich danych osobowych może żądać pracodawca

Zgodnie z art.  221 par. 1 Kodeksu pracy (dalej: K.p.), pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

 

Przy czym pracodawca może wymagać podania danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Natomiast od pracownika może, w myśl art.  221 par. 2 K.p., oczekiwać podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

 

Co ważne, udostępnienie tych danych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

Jak stanowi art.  221a par. 1 K.p., zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 par. 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 


Adres prywatny pozyskany od pracownika

- Kodeks pracy w przepisach art. 221 i następnych jasno określa, jakiego rodzaju danych pracodawca może żądać od pracownika na etapie rekrutacji i trwającego zatrudnienia. Jeżeli pracodawca posiada prywatne dane kontaktowe pracownika, które uzyskał w celach rekrutacji, mógł je przetwarzać tylko w tym celu – mówi Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP. Jak twierdzi, te dane nie są ujęte w kodeksie w katalogu danych, które pracodawca ma prawo żądać od pracownika. Według niej, jeżeli pracodawca ma zamiar kontaktować się z pracownikiem za pośrednictwem prywatnej poczty e-mail czy nr telefonu w celach zawodowych, to pracownik musi wyrazić na to zgodę.

- Gdy takiej zgody nie ma, a pracodawca przetwarza dane osobowe pracownika, dochodzi do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych – podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz. I dodaje: - Natomiast, gdy pracodawca pozyskał prywatne dane kontaktowe pracownika poza procesem rekrutacji czy w trakcie zatrudnienia, przetwarzanie tych danych jest nieuprawnione. Takie naruszenie stanowi podstawę odpowiedzialności cywilnej, administracyjnej, a nawet karnej. 

Innego zdania jest dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski. Jak mówi, pracodawca może wysyłać dokumenty, w tym również np. wypowiedzenie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, na prywatny adres mailowy pracownika, jeśli pozyskał go od pracownika w tym celu. - Jeżeli zatem pracownik komunikuje się z pracodawcą z prywatnego adresu mailowego, to pracodawca może go użyć do wysyłania komunikatów zwrotnych. Nie może jednak wysyłać korespondencji na adres prywatny pozyskany tzw. pocztą pantoflową np. od innego pracownika – podkreśla dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska.  

 


Czy dane pracownika to numerus clausus?

- Osobiście nie podzielam do końca opinii UODO, że lista danych osobowych, do których ma dostęp pracodawca, jest numerus clausus, i że pracodawca nie może skorzystać z innych danych pracownika, niż te dostępne mu w związku z prowadzoną rekrutacją na stanowisko pracy czy już w związku z zatrudnieniem. Jestem przy tym świadomy przepisów Kodeksu pracy. Wszystko zależy od okoliczności – mówi Maciej Gawroński, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Gawroński & Partners.

Jak podkreśla, inna jest sytuacja, gdy mamy do czynienia z  kontaktem bieżącym, a inna, gdy pojawia się nagła potrzeba skontaktowania się z pracownikiem. – W normalnym trybie postępowania, jeżeli pracownik nie życzy sobie otrzymywać korespondencji na prywatny adres mailowy, należy przyjąć, że ma prawo sobie tego nie życzyć. Jeśli natomiast w grę wchodzi pilna potrzeba skontaktowania się z pracownikiem, to pracodawca może skorzystać z innych narzędzi komunikacji niż te, z których korzystał wcześniej – uważa mec. Gawroński.

Według niego, pracodawca może nawet wysłać wypowiedzenie umowy o pracę lub zwolnienie dyscyplinarne, podpisane podpisem kwalifikowanym, np. na telefon pracownika za pośrednictwem aplikacji mobilnej WhatsApp. – I będzie to skuteczne w świetle przepisów Kodeksu cywilnego – zaznacza mec. Maciej Gawroński. Tym bardziej, że – jak twierdzi – w wielu przypadkach to sami pracownicy spodziewając się niekorzystnych dla siebie decyzji pracodawcy unikają kontaktu z nim. - Z perspektywy ochrony danych osobowych możemy takiego działania w ogóle nie uznać za przetwarzanie kontaktowych danych osobowych w rozumieniu RODO, skoro mierzenia temperatury pracownikom EROD za przetwarzanie danych nie uważa,... ale to już trochę złośliwy żarcik pod adresem EROD – dodaje mec. Maciej Gawroński.  

Czytaj również: Długie czekanie na sprawiedliwość w sądach pracy, wyrok w czasie wypowiedzenia nierealny>>