Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 77[5] par. 1 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Aby dany wyjazd mógł (musiał) być zakwalifikowany jako podróż służbowa muszą wystąpić łącznie trzy elementy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego.2008 r., sygn. akt I PK 208/07):
- odbywany jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
- ma miejsce na polecenie pracodawcy,
- jego celem jest wykonania określonego przez pracodawcę zadania (zadań).
Ważne! Odrębną definicję podróży służbowej zawierają przepisy ustawy o czasie pracy kierowców – znajduje zastosowanie do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy kierowców wykonujących przewozy drogowe, bez względu na rodzaj prowadzonych pojazdów.
Czytaj również: Podróż służbowa to także wyjazd do miejscowości zamieszkania>>
Na polecenie służbowe
Wyjazd musi być efektem narzucenia go pracownikowi - wydania polecenia służbowego. Nie ma żadnego znaczenia forma tego polecenia, istotne jest jedynie to, że podróż odbywana jest na skutek zrealizowania wynikającego ze stosunku pracy uprawnienia pracodawcy do wydawania wiążących poleceń, m.in. obejmujących możliwość wyznaczenia czasowego miejsca realizacji zadań służbowych odmiennego od stałego miejsca pracy ustalonego w umowie o pracę.
Pracownik - zwłaszcza wykonujący prace budowlane lub remontowe - może być zatrudniony w różnych miejscach pracy, gdyż jego zatrudnienie zależy od miejsca tych prac. Nie ma przy tym przesądzającego znaczenia okoliczność, że miejsce pracy określone w umowie o pracę nie odpowiada rzeczywistemu stanowi rzeczy, gdyż z faktów (np. porozumienia) mogą wynikać inne (choćby dorozumiane) ustalenia stron w tym zakresie. Jeżeli więc pracownik umówił się z pracodawcą na wykonywanie pracy w określonym miejscu, to nie jest to niestałe (a contraio do stałego z art. 77[5] par. 1 k.p.) miejsce pracy. W takim przypadku nie znajdują do niego zastosowania przepisy określające należności przysługujące z tytułu podróży służbowej (wyrok SA w Poznaniu z 18 kwietnia 2013 r, sygn. akt III AUa 1388/12).
Zawarcie z pracownikiem porozumienia dotyczącego wyjazdu może w określonych okolicznościach wyłączać dopuszczalność kwalifikacji wyjazdu jako podróży służbowej. Sąd Najwyższy podkreślił to m. in. w wyroku z 20 lutego 2007 r. (sygn. akt II PK 165/06), wskazując, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania pracownika niemającego charakteru podróży służbowej. W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem jest podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą. W takim przypadku nie znajdą zastosowania przepisy określające należności przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Dotyczą one bowiem jedynie delegowania mającego charakter podróży służbowej, tj. delegowania „narzuconego” pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży.
Przykład: Pracodawca nie może narzucić wyjazdu służbowego pracownicy w ciąży bez jej zgody. Zgoda ta – wymagana wprost przez przepisy art. 178 k.p. - w oczywisty sposób nie wyłącza kwalifikacji wyjazdu jako podróży służbowej. W praktyce o porozumieniach wykluczających jednoczesne uznawanie wyjazdów na ich podstawie realizowanych mówimy wówczas, gdy strony uzgodniły ze sobą zmianę miejsca pracy. Uzgodnienia te mogą być dokonane także pośrednio, np. ustalenie z pracownikiem, że będzie przez okres roku zastępował nieobecnego pracownia oddziału znajdującego się w innej miejscowości. Nawet jeżeli nie wskazano w takim porozumieniu wprost, że następuje zmiana miejsca pracy, to trzeba przyjąć, że zmiana taka nastąpiła (chyba że z porozumienia jasno wynika, że pracownik będzie realizować obowiązki nieobecnej osoby wyłącznie zdalnie).
W ocenie autora okolicznością wykluczającą uznanie, że wyjazd odbywa się na podstawie polecenia może być również długość wyjazdu. Przepisy prawa pracy nie wskazują bezpośrednio na maksymalny czas trwania delegacji. Podróż służbowa stanowi jednak incydentalne zjawisko w kompleksie pracowniczych obowiązków. Jest dla pracownika swoistym „odstępstwem od normy” w zakresie miejsca realizacji jego zobowiązań wynikających z zatrudnienia. Jako rzadziej lub częściej występujący, ale wyjątek nie może przekształcić się w normę.
Poprzez analogię można przyjąć za maksymalną długość trwania delegacji okres trzech miesięcy, wynikający z art. 42 par. 4 k.p. Dyskusyjne jest bezpośrednie zastosowanie tego przepisu do podróży (literalnie dotyczy możliwości czasowego powierzenia innej pracy niż wynikająca z umowy o pracę), ale wynika z niego, jaką długość odstępstwa od ustalonych w umowie zasad dopuszcza ustawodawca poprzez jednostronne działanie pracodawcy w ramach poleceń służbowych. Przy tym podejściu realizacja np. ośmiomiesięcznego wyjazdu odbywa się w drodze porozumienia, gdyż pracodawca nie może poleceniem narzucić tak długiego okresu wykonywania pracy w innym miejscu niż uzgodnione w umowie.
W celu wykonania zadania służbowego
Z definicji podróży służbowej wynika przede wszystkim, że jej celem jest wykonywanie określonego przez pracodawcę zadania. Zadanie to może należeć, i na ogół należy, do zakresu czynności pracownika wynikającego z zajmowanego stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku. Wykonywanie zadania nie jest tym samym, co wykonywanie pracy (zadań określonego rodzaju). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie, co do zasady, w procesie wykonywania pracy (zadań), ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasownika „wykonać”, poza sygnalizacją braku odpowiedzialności pracownika za rezultat, świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien, krótszy lub dłuższy czas (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00).
Zadanie służbowe to zatem nie tylko realizacji pracy wynikającej z rodzaju pracy, ale jakiekolwiek właściwie działania związane z działalnością pracodawcy mające charakter zadań służbowych.
W tym miejscu należy poruszyć kwestię długości wyjazdu, która dla uznania, że celem wyjazdu było zadanie służbowe musi być z tym zadaniem logicznie powiązana.
Przykład: Jeżeli celem wyjazdu jest spotkanie z kontrahentami w Wiedniu, które ma się odbyć we wtorek, to wyjazd w poniedziałek, nawet w stosunkowo wczesnych godzinach jest uzasadniony (dostosowanie się do rozkładów przewoźników, znaczna odległość, wypoczynek przed rozmowami itp.). Trudno jednak znaleźć uzasadnienie dla wyjazdu na to spotkanie np. w piątek. Przy założeniu, że jedynym celem wyjazdu jest odbycie wtorkowego spotkania (spotkań), rozliczenie wyjazdu od piątku (diety noclegi, ryczałty) byłoby niedopuszczalne, gdyż znaczna część tego wyjazdu nie odbywałaby się w celu wykonania zadania służbowego. W tym przykładzie mamy widoczne oderwanie większości pobytu od tego z elementów składowych pojęcia podróży – nie można traktować pobytu przez weekend jako podróży służbowej.
Możliwe jest połączenie wyjazdu w podróż służbową z wyjazdem prywatnym, ale musiałoby to zostać jasno rozdzielone i nie wiązać się z wypłatą jakichkolwiek świadczeń „delegacyjnych” za czas pobytu prywatnego.
Poza miejsce pracy
Ostatnim, najczęściej omawianym w publikacjach „składnikiem” pojęcia podróży służbowej jest to, że wyjazd odbywać się ma „poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy.”
Pomijając w tym miejscu szeroki i ciekawy temat ustalenia stałego miejsca pracy w umowie o pracę, zwróćmy uwagę, że ustawodawca wskazuje na wyjazd poza :
- miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub
- poza stałe miejsce pracy.
Konstrukcja zapisów art. 77(5) k.p. jest dosyć niefortunna i myląca. Nie oznacza i nie może oznaczać że delegacja to wyjazd zarówno poza stałe miejsce pracy, jak i poza siedzibę pracodawcy, gdyż prowadziłoby to do absurdów niemożliwych do pogodzenia z konstrukcją ochronną przepisów prawa pracy (przy takim podejściu wyjazd pracownika pracującego w Szczecinie do siedziby pracodawcy do Warszawy nie byłby podróżą służbową, pomimo tego, że pracowni umówił się na pracę w Szczecinie i z tym miejscem kalkulował swoje koszty),
W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r. (sygn. akt I PK 96/08) czytamy: Z treści art. 77(5) par. 1 k.p. wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscem pracy rozumianym jako miejscowość będąca siedzibą pracodawcy, jeżeli tam pracownik ma swoje stanowisko pracy, albo inne miejsce, w którym pracownik jest obowiązany wykonywać obowiązki pracownicze w pozostałych przypadkach. Określenie w umowie o pracę miejsca jej wykonywania (art. 29 par. 1 pkt 2 k.p.) służyć ma przede wszystkim wyraźnemu określeniu punktu, jednostki czy obszaru, w którym pracownik ma świadczyć swoje obowiązki, znajdując się w umówionym między stronami miejscu pracy, a więc bez potrzeby sięgania przez pracodawcę po instrumenty prawne dopuszczające w określonych sytuacjach zmianę tego miejsca.
Wyjazdy zatem na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się miejsce (miejsca) pracy do miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stanowią podróże służbowe, o ile w umowie nie określono tej miejscowości jako miejsca pracy.
Miejsce pracy może zostać określone w różny sposób. Może to być stały punkt, np. siedziba pracodawcy, adres jednostki organizacyjnej (filia, odział), ale też całkowicie inne miejsce, niezwiązane z pracodawcą. Można też podać pewien obszar (np. teren danego województwa, powiatu). Podróżą służbową jest dopiero wyjazd poza stałe miejsce pracy, przy czym najmniejszą „podziałką” jest tutaj miasto. To, że miejsce pracy zostało określone jako konkretny adres na terenie np. Krakowa, nie oznacza, że wyjazdy poza ten adres na terenie Krakowa stanowią podróż służbową. Już jednak wyjazd do sąsiedniej miejscowości, nawet na bardzo małą odległość (np. z Katowic, gdzie jest miejsce pracy do Chorzowa), stanowi podróż służbową. Mała odległość i krótki czas wpływać będą na wysokość i często zakres świadczeń, ale wyjazd musi być kwalifikowany jako ”delegacja”.
