Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku, mają obowiązek utworzenia ZFŚS. W zakładach pracy zatrudniających mniej niż 50 pracowników, przeliczając na pełne etaty, nie ma obowiązku tworzenia ZFŚS, mogą one jednak wypłacać świadczenia urlopowe. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Ważne! W przypadku pracodawców będących jednostkami budżetowymi bądź samorządowymi zakładami budżetowymi obowiązek utworzenia ZFŚS istnieje bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Ta grupa pracodawców nie może zrezygnować z tworzenia funduszu, jak również nie mogą dowolnie kształtować odpisu na ZFŚS.
Czytaj również: Paczki świąteczne finansowane ze środków ZFŚS a kryteria socjalne>>
Rezygnacja z ZFŚS, zmiana wysokości odpisu, regulamin
Pracodawcy (spoza jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych), niezależnie od stanu zatrudnienia mogą:
- zrezygnować z tworzenia funduszu,
- dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz,
co jest dokonywane w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli nie są objęci UZP - w regulaminie wynagradzania.
Zapisy regulaminu w tej sprawie wymagają uzgodnienia z organizacją związkową, jak zresztą wszystkie regulacje tego regulaminu. O ile jednak przy braku organizacji związkowej regulamin wynagradzania lub jego zmiany wprowadza co do zasady pracodawca sam, o tyle rezygnacja z ZFŚS lub zmiana wysokości odpisu wymaga uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Z pracownikiem tym – przy braku organizacji związkowej – uzgadniany jest również regulamin funduszu i zmiany regulaminu, co dotyczy już wszystkich pracodawców, także ze „sfery budżetowej”.
W przyjętej przez Senat bez poprawek a uchwalonej przez Sejm 4 grudnia ustawie o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w obu grupach przypadków (regulamin funduszu, rezygnacja z ZFŚS lub zmiana odpisu) dokonano zmiany z pracownika na pracowników. Dla właściwej reprezentacji konieczne będzie by przedstawicieli załogi było co najmniej dwóch. Wprowadzenie liczby mnogiej w miejsce dotychczasowej pojedynczej oznacza zrównanie zasad współpracy z tym zakresie z wszystkimi innymi kwestiami, w których prawo pracy wymaga współpracy z przedstawicielami pracowników (np. zawarcie porozumienia dotyczącego wprowadzenia ruchomych rozkładów czasu pracy). Wzmacnia także rolę załogi w procesie decyzyjnym odnoszącym się do funduszu socjalnego. W konstrukcji tej chodzi o konieczność współpracy ze stroną pracowniczą. Większa ilość osób niż jedna na pewno bardziej wypełnia cel przepisów, jakim jest właśnie ta współpraca – większa „liczebnie” reprezentacja lepiej dbać będzie o interesy pracowników, trudniej wywierać na nią naciski.
Przykład: Po wejściu w życie zmian przepisów ustawy o ZFŚS spółka z o.o. tworząca do tej pory fundusz socjalny zamierza z tego zrezygnować. Zawiera w związku z tym porozumienie o odpowiedniej zmianie regulaminu wynagradzania z pracownikiem, który został jakiś czas wcześniej wybrany do ustalania z pracodawcą wszystkich kwestii związanych z ZFŚS. Porozumienie to należy uznać za nieważne z mocy prawa, gdyż nie zostałoby zawarte w sposób wymagany przez przepisy ustawy o ZFŚS. Po wejściu w życie ustawy z 4 grudnia 2025 r. nowelizującej ustawę o ZFŚS konieczne byłoby jego zawarcie z co najmniej dwójką pracowników wybranych przez załogę.
Nowe regulacje mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. W chwili przygotowywania tego artykułu nie zostały zakończone nad nią prace. Ustawa nowelizująca została przyjęta przez Senat bez poprawek w piątek. Teraz trafi na biurko prezydenta.
Ważne! Wprowadzenie zmian do ustawy o ZFŚS nie oznacza konieczności ponownych ustaleń dotyczących np. regulaminu, w sytuacji gdy zostały poczynione z jednym przedstawicielem pracowników przed wejściem w życie nowelizacji.
![[E-book] Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/83067/978-83-8390-876-2_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 7.6 zł
|Cena regularna: 76 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 53.2 zł
Wybór załogi
Przedstawiciele pracowników dla celów ZFŚS:
- muszą być pracownikami (osobami zatrudnionymi w ramach stosunku pracy) – nie mogą to być np. zleceniobiorcy,
- muszą być wyłonieni przez załogę zakładu pracy – niedopuszczalne (i skutkujące nieważnością wyboru) byłoby wskazanie ich przez pracodawcę.
Przykład: Przedstawiciele załogi mogą być wyłonieni nie tylko jedynie do spraw ZFŚS, ale mogą zostać wybrani jako stała reprezentacja we wszystkich sprawach, w których wymagana jest współpraca pracodawcy z przedstawicielami pracowników.
Wyłonione na stałe osoby powinny być jednak umocowane do działania w zakresie m.in. ZFŚS wprost lub ogólnie (wybór w celu zawierania porozumień i konsultacji we wszystkich sprawach, w których przepisy wymagają współpracy pracodawcy z przedstawicielami pracowników).
Zastanowieniu wymaga to, czy przedstawicielami pracowników mogą być np. pracownicy zarządzający zakładem pracy, należący do kadry kierowniczej, pracownicy młodociani, zajmujący stanowiska związane wprost z reprezentacją interesów pracodawcy.
Posiłkować się można przy odpowiedzi na część z tych pytań art. 9 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. Nr 79, poz. 550) - prawo do bycia wybranym do rady pracowników nie przysługuje pracownikowi kierującemu jednoosobowo zakładem pracy, jego zastępcy, pracownikowi wchodzącemu w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy, głównemu księgowemu, radcy prawnemu oraz pracownikowi młodocianemu. Katalog ten można przyjąć jako trafny wyznacznik zakresu osób wyłączonych spod możliwości umocowania ich przez pracowników do reprezentowania ich interesów.
Pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy (zdefiniowani w art. 128 k.p.) reprezentują pracodawcę – zarządzają zakładem pracy jako całością bądź jego częścią (np. finansami). Trudno przyjąć, że osoby te reprezentować mogą pracowników w uzgodnieniach dokonywanych z pracodawcą, a zatem nie powinny być wyłaniane jako przedstawiciele pracowników. Takiego ograniczenia nie należy już jednak rozciągać na kadrę kierowniczą średniego szczebla.
Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
