Uzgodnienie z pracownikiem odbioru wolnego - za pracę w dniu wolnym od pracy

Praca w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy – co do zasady innym dniu wolnym niż niedziela lub święto – rekompensowana jest dniem wolnym od pracy. Pracodawca nie ma przy tym możliwości narzucenia terminu odbioru tego wolnego dnia – konieczne jest uzgodnienie go z pracownikiem rozumiane jako wspólne ustalenie terminu przez pracodawcę i pracownika, niezależnie od formy w jakiej uzgodnienia te zostaną dokonane.

Praca świadczona w oparciu o szczególne potrzeby pracodawcy w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy rekompensowana jest dniem wolnym od pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151[3] Kodeksu pracy, dalej: k.p.).

Jak podkreśla SA w Rzeszowie w wyroku z 10 lipca 2013 r. (sygn. akt III APa 7/13), w przypadku wykonywania pracy w dniu wolnym od pracy, wynikającym z zasady przeciętnie pięciotygodniowego tygodnia pracy ustawodawca wymaga, aby pracodawca udzielił pracownikowi w zamian innego dnia wolnego w ramach okresu rozliczeniowego, w którym praca w dniu wolnym nastąpiła. Przesłanką stosowania art. 151[3] k.p. nie jest przekroczenie przeciętnej czterdziestogodzinnej normy tygodniowej - co oznacza, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego nawet gdy nie doszło do przekroczenia obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Czytaj również: Czy wyraźna zgoda pracodawcy na urlop, w tym urlop na żądanie, jest konieczna?>>

Uzgodnienie z pracownikiem

Wyjątkowość art. 151(3) k.p. polega na tym, że dzień wolny udzielany jest w terminie uzgadnianym z pracownikiem. Wymogu uzgodnienia nie ma w żadnej innej regulacji dotyczącej jakiejś formy rekompensaty związanej z czasem pracy - udzielaniem czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych lub za czas dyżuru, wolnego dnia za pracę w niedzielę lub święto. We wszystkich tych przypadkach pracodawca może oczywiście dokonywać ustaleń z pracownikiem ale nie jest do tego obowiązany i może sam narzucić termin nawet w sytuacji, gdy to pracownik wnioskuje o rozliczenie pracy nadliczbowej czasem wolnym (pracownik wnioskuje o taką formę rekompensaty ale nie jest jednocześnie uprawniony do wiążącego określenia terminu odbioru czasu wolnego).

W przypadku pracy w dniu wolnym wolne w zamian za tę pracę nie może być narzucone pracownikowi. Oznacza to, że strony powinny dokonać ustaleń w tym zakresie.

Uzgodnienia mogą  nastąpić w dowolny sposób.

Czytaj też w LEX: Zmiana Kodeksu pracy od 5 listopada 2026 r. >

Przykład: Pracodawca polecił pracownikowi pracę w wolną sobotę (praca w firmie planowana jest pon. - pt.). w trakcie tej pracy zapytał, czy odpowiadałby pracownikowi wolny poniedziałek jako rekompensata. Pracownik wyraził zgodę. Doszło do uzgodnienia, które nie musi być udokumentowane.

Nie zmienia nic w tym zakresie treść par. 6 pkt 1 lit c rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2026 r., poz. 474), zgodnie z  którą do dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika dołącza się m.in. dokumenty z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151[3] k. p. ). Nie oznacza to bowiem narzuconej jakiejkolwiek formy uzgodnień, jak też obowiązku dokumentowania każdego uzgodnienia. Uzgodnienia w dokumentacji zostaną umieszczone, jeżeli zostały dokonane w utrwalony sposób (w postaci pisemnej, elektronicznej). Przepisy rozporządzenia nie mogą być zaś rozumiane jako zobowiązujące do udokumentowania każdego porozumienia.

Skutkiem uzgodnienia i zrealizowania wolnego za pracę w sobotę będą odpowiednie zapisy w ewidencji czasu pracy  - liczba godzin pracy oraz godzina rozpoczęcia pracy w sobotę oraz dzień wolny w poniedziałek wraz z tytułem jego udzielenia, którym jest w tym przypadku rekompensowanie pracy w dniu wolnym. 

Zobacz procedury w LEX:

• Rekompensata pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy bez wniosku pracownika >
• Rekompensata pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy na wniosek pracownika >

Brak uzgodnienia

W przypadku pracy w dniu wolnym Kodeks pracy nie przewiduje zamiennie (inaczej niż przy pracy w wolną niedzielę lub święto) rekompensaty finansowej. Nieudzielenie dnia wolnego może wiązać się z odpowiedzialnością „wykroczeniową” pracodawcy za naruszenie przepisów o czasie pracy. Odpowiedzialność pracodawca ponosi jednak tylko wówczas, gdy wystąpi po jego stronie wina umyślna lub nieumyślna lekkomyślność, niedbalstwo).

Zobacz szkolenie online w LEX: Średniotygodniowe godziny nadliczbowe - kiedy powstają i jak je rozliczać >

Pracodawca powinien dążyć do udzielenia dnia wolnego, jednak faktyczne wykorzystanie tego dnia może być niemożliwe z powodów obiektywnych (np. praca w dniu wolnym pod sam koniec okresu rozliczeniowego – rekompensaty dniem wolnym nie można przenieść na kolejny okres rozliczeniowy), jak również właśnie w związku z wymogiem ustawowym uzgodnienia tego terminu, czyli konieczności zgody dwóch stron – pracodawcy i pracownika – na konkretny termin.

Przykład: Pracodawca może ponosić odpowiedzialność np. wówczas, gdy nie podjął żadnych działań w kierunku uzgodnienia terminu oczekując jedynie bezczynnie na ruch ze strony pracownika (wniosek). Takie zachowanie pracodawcy powinno zostać uznane za niedbalstwo – winę nieumyślną.

Pracodawca, realizując swoje zobowiązanie, powinien – dokładając należytej staranności - wyjść z inicjatywą, proponując pracownikowi termin. W razie braku zgody na tę propozycję przy jednoczesnym braku możliwości wyznaczenia terminu jednostronnie, realizacja dnia wolnego nie nastąpi.

Czytaj też w LEX: Wnioski i czynności pracownicze - co można zrobić elektronicznie >

Dla wykazania działań pracodawcy należy umieścić w dokumentacji pracowniczej kopię propozycji i - jeżeli uda się to uzyskać - odmowę zgody pracownika na proponowany mu termin. Będzie stanowić potwierdzenie podjęcia przez pracodawcę próby ustalenia tego terminu, czyli próby zapewnienia prawidłowej liczby dni pracy w okresie rozliczeniowym.

W piśmie GIP (GPP-249-4560-52/09/PE/RP) czytamy: - Praca dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (np. w sobotę) powinna być zrekompensowana udzieleniem innego dnia wolnego, nie później niż do końca okresu rozliczeniowego. Uprawnienie to powstaje niezależnie od ilości godzin zatrudnienia w dniu wolnym wynikającym z rozkładu - nawet jeżeli praca była wykonywana krótko, np. przez 3 godziny, pracownik może domagać się pełnego dnia wolnego w zamian. Należy podkreślić, że pracodawca nie ma prawa wyboru sposobu rekompensowania pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustawowo przewidzianą formą jest udzielenie innego dnia wolnego od pracy - art. 151(3) kodeksu pracy nie przewiduje możliwości wypłaty żadnego dodatkowego wynagrodzenia. Nieudzielenie dnia wolnego, o którym mowa w przepisie art. 151(3) kodeksu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, określonym w art. 281 pkt 5 kodeksu pracy, zagrożonym karą grzywny. 

Zobacz procedurę w LEX: Konsekwencje naruszenia przepisów o czasie pracy >

Należy jednak podkreślić, że gdyby pracodawca nie miał możliwości udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego (np. gdy pracownik przebywał do końca okresu rozliczeniowego na zwolnieniu lekarskim) i w ten sposób doszłoby do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wówczas pracownik - zgodnie z przepisem art. 151(2) par. 2 kodeksu pracy - nabywa prawo do wynagrodzenia, powiększonego o dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia. Jeżeli polecenie pracy w dniu wolnym, wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, spowoduje również przekroczenie dobowej normy czasu pracy, wynagrodzenie pracownika za takie godziny zostanie powiększone - zgodnie z przepisem art. 151(1) par. 1 pkt 2 kodeksu pracy - o 50-proc. dodatek (innymi słowy - za pierwsze osiem godzin pracy - dodatek w wysokości 100 proc., a pozostałe godziny należy opłacić dodatkiem w wysokości 50 proc.). (...).

Czytaj w LEX: Wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową w zatrudnieniu niepełnoetatowym – orzecznictwo TSUE i jego skutki >