Rządowy projekt zmian ustawy i zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2335) ma uregulować nie tylko kontrolę trzeźwości pracowników przez pracodawców, ale i wykonywanie pracy zdalnej. Zgodnie z propozycją zawartą w projekcie, pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pytanie jednak, jak pracodawcy powinni dokumentować uzgodnienie miejsca pracy przez pracownika, a dokładnie, czy uzgodnienie ma być dołączane do akt pracowniczych, czy też może gromadzone w pozostałej dokumentacji, w wybranej przez pracodawcę formie.

Czytaj również: Dopiero po wakacjach ruszą prace nad przepisami o pracy zdalnej>>

Czytaj też: Prowadzenie dokumentacji pracowniczej - komentarz praktyczny >>>

Akta pracownicze

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Zasady zaś prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369). Zgodnie z jego par. 3, w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

  • akta osobowe pracowników (A, B, C, D)
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują:

  • w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
    • umowę o pracę
    • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
    • zakres czynności (zakres obowiązków)
    • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
    • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
    • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
    • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP
    • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
    • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
    • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
    • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
    • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
    • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
    • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

Poza aktami osobowymi, czyli w zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

  • dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy
  • dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego
  • kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 par. 3 Kodeksu pracy)
  • kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację - art. 237(6) i 237(7) Kodeksu pracy.

Czytaj też: Ewidencja czasu pracy - komentarz praktyczny >>>

Czytaj też: Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej - obowiązek informacyjny wobec pracownika >>>

 

Kodeks pracy. Orzecznictwo. Piśmiennictwo. Tom I, Tom II ebook

Józef Iwulski

Sprawdź  

Nowe przepisy o pracy zdalnej – zmiana postaci?

Jak podkreśla Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, w świetle wyjaśnień ministerstwa rodziny, pracodawca akta osobowe powinien prowadzić w jednej postaci (papierowej bądź elektronicznej), co jest uzasadnione ze względu na wymóg zachowania integralności czy kompletności. Prowadząc akta ABCD papierowo może jednak w innej postaci, czyli elektronicznie, prowadzić pozostałą dokumentację, np. ewidencję czasu pracy czy wnioski urlopowe. - Jeżeli pracodawca prowadzi akta osobowe ABCD w papierze, a otrzymuje dokument w postaci elektronicznej, to powinien wydrukować i poświadczyć za zgodność z przedłożonym dokumentem – podkreśla mec. Robert Lisicki. I dodaje: - Przyszłe  przepisy dotyczące pracy zdalnej w zakresie uzgodnień i informacji posługują się postacią pisemną bądź elektroniczną. Upowszechnienie dostępności postaci elektronicznej  jest bardzo dobrze oceniane.

Czytaj też: Dokumentacja pracownicza w praktyce - poradnik >>>

Dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan zwraca jednak uwagę, że nowe przepisy o pracy zdalnej będą oznaczały, iż strony będą musiały uzgodnić wprowadzenie pracy zdalnej w postaci pisemnej lub elektronicznej, jednocześnie każdorazowo określając miejsce wykonywania pracy zdalnej. - Czy taka zmiana warunków zatrudnienia powinna zostać odzwierciedlona w aktach osobowych? Moim zdaniem, tak. Co jednak w sytuacji, kiedy pracodawca prowadzi akta ABCD w postaci papierowej a pracę zdalną uzgodniono w postaci elektronicznej? Oznaczałoby to konieczność dokonywania dodatkowych nakładów, związanych z wprowadzeniem takiej informacji do akt osobowych – zauważa Lisicki.

Problem dla pracodawców i działów kadrowych będzie tym większy, że dokumentowanie każdorazowo uzgodnionego miejsca wykonywania pracy zdalnej nie będzie jedynym nowym wymogiem, jaki wprowadzi projektowana nowelizacja k.p. Poza nią:

  • pracownik będzie składał  przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej;
  • pracodawca będzie informował określone w przepisach kategorie pracowników o  przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku - w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika;
  • każda ze stron będzie mogła złożyć wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy;
  • pracownik wykonujący pracę zdalną będzie potwierdzał w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami;
  • przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania;
  • dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

 

 

Zdaniem Lisickiego, mając na uwadze liczbę dokumentów, możliwe różne scenariusze stosowania pracy zdalnej, zmiany miejsce jej wykonywania, Konfederacja Lewiatan postulowała rozważenie już teraz ewentualnych zmian w  rozporządzeniu z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wprowadzanie pracy zdalnej będzie wiązało się z koniecznością wygenerowania szeregu dokumentów, które powinny być co do zasady przechowywane w części „B” akt osobowych. Tak jak ma to miejsce obecnie w przypadku telepracy. - W przypadku pracy zdalnej będzie ona wykonywana najczęściej w systemie tzw. hybrydowym, praca częściowo w biurze a częściowo w miejscu zamieszkania, w różnym wymiarze. Dla potrzeb pracy zdalnej pewnie częściej będzie wykorzystywana postać elektroniczna porozumiewania się, zbierania oświadczeń pracowników itd. Pracownicy mogą mieć jednak wciąż prowadzone akta osobowe w postaci papierowej – podkreśla mec. Lisicki. W jego opinii, istnieje możliwość przetwarzania postaci elektronicznej na papierową, ale to generuje dodatkowe obciążenia. - Stąd propozycja umożliwienia pracodawcom - w postaci opcji, przeniesienia dokumentacji ws. pracy zdalnej z części „B” do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (par. 6 rozporządzenia) – tłumaczy. Jak twierdzi, warto ten wątek już teraz przedyskutować i ewentualnie doprecyzować w przepisach.

- Przechowywanie uzgodnienia miejsca wykonywania pracy zdalnej w części B dokumentacji pracowniczej wydaje się być naturalne, a ponieważ takie uzgodnienie może bardzo często odbywać się niekoniecznie w formie papierowej - w tym również w formie mailowej - to też działy kadrowe będą miały za zadanie wydrukować takiego maila i dołączyć do akt pracowniczych każdego pracownika pracującego zdalnie – mówi Monika Smulewicz, dyrektor zarządzający, partner w Grant Thornton, autorka bloga HR na szpilkach. I dodaje: - To właściwie najbardziej właściwe miejsce, w którym taka dokumentacja może być przechowywana, bo katalog dokumentów odnoszących się do przebiegu stosunku pracy, który obejmuje część B akt pracowniczych, który wymienia rozporządzenie, jest katalogiem otwartym. Nie byłoby jednak błędem, z uwagi na brak regulacji prawnych w tym zakresie, przechowywanie uzgodnień w pozostałej dokumentacji, czyli w tej tzw. „teczuni”, która jest już prowadzona dla poszczególnych grup dokumentów dowolnie w sposób dogodny dla pracodawcy – może być bowiem przechowywana w formie papierowej, lub elektronicznej.

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Orzecznictwo. Piśmiennictwo. Tom I, Tom II ebook >>


Uzgodnienie miejsca wykonywania pracy zdalnej jednak w części B

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi na pytanie Prawo.pl poinformowało, że przepisy nie określają, miejsca przechowywania wniosków pracownika o wykonywanie pracy zdalnej. - Niemniej w opinii resortu dokumenty takie powinny być umieszczane i przechowywane w części B akt osobowych pracownika, którego wnioski te dotyczą, jako związane z przebiegiem jego zatrudnienia (par. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej) – przekazał  resort.  

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.