W razie zatrudnienia jedynie na część roku, urlop pracownika rozliczany jest proporcjonalnie do długości pozostawania w zatrudnieniu. Kierować się należy przy tym następującymi zasadami:
- miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu przysługującego danemu pracownikowi;
- niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca (miesiąc jest najmniejszą „podziałką” przy ustalaniu wymiaru urlopu);
- w razie zakończenia pracy u dotychczasowego i podjęcia kolejnego zatrudnienia w trakcie tego samego miesiąca kalendarzowego zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca;
- wymiar urlopu proporcjonalnego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu;
- niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia;
- łączny wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 KP (20 lub 26 dni rocznie).
Pracodawca odpowiada za urlop jedynie w zakresie trwania zatrudnienia w trakcie roku u niego.
Przykład: Pracownik mający prawo rocznie do 26 dni urlopu pracuje na podstawie umowy na czas określony zawartej od połowy listopada 2023 r. do 10 maja 2024 r. Wcześniej w 2023 r. był zatrudniony w oparciu o umowy zlecenia, częściowo były to umowy zawarte z tym właśnie pracodawcą.
W 2023 r. pracownik nabył u tego pracodawcy prawo do 5 dni urlopu (26 x 2/12, wynika zaokrąglamy w górę do pełnego dnia). Wcześniejsze umowy zlecenia nie mają znaczenia w zakresie ustalania urlopu – za czas zatrudnienia w oparciu o umowy cywilnoprawne nie przysługuje urlop wypoczynkowy; strony w umowie mogą ustalić prawo do jakiejś formy wolnego ale w żaden sposób nie będzie to wiązane ani rozliczane z urlopem wypoczynkowym w rozumieniu przepisów prawa pracy.
W 2024 r. pracownik ma prawo do urlopu w wymiarze 11 dni (26 x 5/12 = 10,83 dnia, po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia 11 dni). Pracownik nabywa prawo do urlopu z początkiem roku kalendarzowego, jeżeli w tym dniu pozostaje w zatrudnieniu. W przypadku zatrudnienia terminowego obejmującego część tego roku kalendarzowego nie jest to jednak prawo do pełnych 26 dni (w przypadku tej akurat osoby) urlopu ale w liczbie dni uzależnionych od znanego z początkiem roku okresu zakładanego zatrudnienia.
W obu przypadkach niepełny miesiąc zatrudnienia dopełniany jest do pełnego miesiąca.
Zobacz procedurę: Ustalanie stażu pracy pracownika >
Czytaj również: TSUE: Pracownik ma prawo do ekwiwalentu, jeśli przed wypowiedzeniem nie wykorzystał urlopu
Zmiana pracodawcy
Przy zmianie pracodawcy w trakcie roku każdy pracodawca rozliczy urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u niego. W najprostszym przykładzie - pracownik pracuje od początku roku do końca czerwca u pracodawcy A, a od początku lipca do końca roku u pracodawcy B. U pracodawcy A ma prawo do 10 lub 13 dni urlopu (w zależności od tego, czy rocznie jest uprawniony do 20 czy 26 dni urlopu) i tyle samo dni urlopu przysługuje mu u pracodawcy B.
Przykład: Pracownik pracuje od kilku lat w firmie X. Zatrudnienie kończy się 4 maja. 6 maja podejmuje zatrudnienie w firmie Y (umowa zawarta na rok). Osoba ta ma prawo do 26 dni urlopu rocznie.
Dopełnienia maja do pełnego miesiąca dokonuje pracodawca X. U niego urlop wynosi 11 dni (26 x 5/12, dopełnione w górę do pełnego dnia). Opierając się na okresie zatrudnienia u pracodawcy Y urlop wynosiłby 16 dni (7/12 z 26 dni zaokrąglone w górę do pełnego dnia). Pracownik łącznie u kolejnych pracodawców nie może mieć jednak dłuższego urlopu w danym roku niż 26 dni, stąd pracodawca Y udzielić ma jedynie 15 dni urlopu (15 + 11 rozliczonych u poprzedniego pracodawcy = 26 dni).
Jeżeli jednak pracownik u pracodawcy X wykorzystałby więcej urlopu niż wynika z zasady proporcjonalności (tak może się zdarzyć szczególnie ,przy umowach na czas nieokreślony – urlop w pełnym wymiarze nabywany jest z początkiem roku, ustalenie dotyczące rozwiązania mogą zaś zostać dokonane już po skorzystaniu z dłuższego odpoczynku), u pracodawcy Y urlop przysługiwać będzie w jeszcze niższym wymiarze.
Czytaj też w LEX: Urlop w wymiarze proporcjonalnym >
Równolegle trwające stosunki pracy
W sytuacji gdy pracownik pozostaje w tym samym czasie w zatrudnieniu u dwóch pracodawców, każdy z nich rozlicza całkowicie odrębnie urlop wypoczynkowy. Tak będzie także przy zmianie pracodawcy w trakcie roku, gdy okresy zatrudnienia zachodzą na siebie.
Przykład: Pracownik (26 dni urlopu rocznie) od początku roku do końca maja pracuje u pracodawcy 1, a od początku maja do końca roku - u pracodawcy 2.
U pracodawcy 1 pracownik nabywa prawo do 11 dni urlopu, u pracodawcy 2 - 18 dni urlopu (8/12 z 26 dni, zaokrąglone w górę do pełnego dnia). Obaj pracodawcy rozliczyć powinni miesiąc równoległego zatrudnienia (maj). W tym przypadku nie jest możliwe ograniczenie łącznego wymiaru urlopu do 26 dni, gdyż przez pewien czas (nie ma znaczenia jego długość) pracownik był zatrudniony równolegle u dwóch pracodawców. Urlop rozliczony u pracodawcy 1 nie będzie miał wpływu na urlop naliczany u pracodawcy 2.
Czytaj też w LEX: Jak ustalić w informacji warunki zatrudnienia dla niepełnoetatowca? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
