Umowa zawierana w celu zastępstwa pracownika w trakcie jego usprawiedliwionej nieobecności jest w szczególny sposób traktowana przez przepisy – przede wszystkim nie podlega limitowaniu w zakresie jej długości oraz ilości zawieranych umów. Obejmuje to zarówno same umowy na zastępstwo (mogą być zawierane w sposób powtarzalny, bez górnej granicy czasu ich trwania), jak też ich powiązanie ze „zwykłymi” umowami na czas określony. Przykładowo, po zawarciu z daną osobą trzech umów w celu zastępstwa nieobecnego pracownika nie został jeszcze uszczuplony w żaden sposób limit umów na czas określony wynikający z art. 25(1) Kodeksu pracy (dalej: k.p.). Można z tym pracownikiem zawrzeć następnie 3 umowy na czas określony objęte limitowaniem na maksymalny łączny czas nie dłuższy niż 33 miesiące.
Dla części pracodawców wykorzystanie tej umowy ułatwia także samo zatrudnienie pracownika – np. nie wymaga przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru zatrudnienie osoby na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego (art. 12 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, t. j. Dz. U. Z 2022 r., poz. 530).
Czytaj w LEX: Umowa o pracę na zastępstwo w samorządowej jednostce organizacyjnej – zawarcie umowy >>>
Te chociażby kwestie skutkują tym, że należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe kwalifikowanie zawartej umowy na czas określony jako właśnie tzw. umowy na zastępstwo.
Ważne! Umowa na zastępstwo zawierana na czas usprawiedliwionej nieobecności zatrudnionego już u udanego pracodawcy pracownika jest umową o pracę na czas określony ze szczególnie zakreślonym celem. Jest nim zastępowanie nieobecnego pracownika, a jej zawarcie „w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy” (art. 25(1) par. 4 k.p.).
Niedopuszczalne jest zawarcie umowy na czas zastępstwa pracownika, który nie był nieobecny w pracy, a wykonywał jedynie powierzoną mu przez pracodawcę inną pracę (wyrok Sądu Najwyższego z 17 maja 2016 r., sygn. akt II PK 99/15).
Czytaj również: Dwie umowy z pracownikiem nie uchronią pracodawcy od wypłaty nadgodzin>>
Sprawdź PROCEDURĘ w LEX: Zawarcie umowy na czas określony w celu zastępstwa pracownika >>>
Wymiar czasu pracy
Z przepisów nie da się wyinterpretować ograniczenia, które wskazywałoby, że zastępca musi mieć identyczne warunki zatrudnienia jak osoba zastępowana. Mogą od nich odbiegać ale zawsze należy pamiętać o jej szczególnym celu, który determinuje możliwość kwalifikacji umowy.
Chcesz zapisać ten artykuł i wrócić do niego w przyszłości? Skorzystaj z nowych możliwości na Moje Prawo.pl
Celem tej umowy jest zastępowanie nieobecnego pracownika. Zastępowanie oznacza przejęcie czyiś obowiązków, działanie w miejsce innej osoby. Trudno mówić o tych cechach umowy wówczas, gdy określałaby ona wymiar czasu pracy zastępcy na znacznie wyższym poziomie niż wymiar czasu pracy osoby zastępowanej. Duża różnica wymiarze czasu pracy może zostać jak najbardziej uznana za zatrudnienie, które nie jest związane z zastępstwem.
Przykład: W umowie na zastępstwo osoby zatrudnionej na ½ etatu pracodawca określił czas pracy zastępcy na 60% pełnego wymiaru czasu pracy, czyli nieco wyższą część etatu niż osoby zastępowanej.
Takie działanie może być niekiedy uzasadnione konkretnymi argumentami wskazującymi na kwestie mniejszej efektywności pracy osoby zastępującej (która nie ma doświadczenia związanego ze specyfiką wykonywania danych prac u tego pracodawcy), niż osoby zastępowanej. Nie można jednak w oparciu o ten argument podwyższyć wymiaru np. na pełny. Trudno także uzasadniać nawet nieznaczną zmianę (podwyższenie) brakiem doświadczenia i powiązaną z tym wolniejszą pracą czy też realizowaniem mniejszej ilości czynności przy pracach bardzo prostych, które nie wymagają żadnego doświadczenia lub pracach uzależnionych jedynie od czynników zewnętrznych.
Jak najbardziej dopuszczalna jest sytuacja odwrotna, tzn. niższy wymiar czasu pracy zastępcy niż osoby nieobecnej. Wynikać to może np. z ograniczenia czynności zastępcy jedynie do niezbędnych zadań, nie wymagających szczególnych umiejętności czy zaufania ze strony pracodawcy.
Zakres czynności
Z kwestią wymiaru czasu pracy wiąże się również zakres czynności, czy nawet wprost – przy stosowaniu systemu zadaniowego czasu pracy – zakres zadań, jakie osoba zastępująca ma realizować. Nie wszystkie zadania pracodawca może chcieć powierzać osobie zastępującej. Może zatem okroić jej zakres czynności lub zadań w stosunku do tego, który obowiązywał pracownika nieobecnego.
Będzie to jednak dopuszczalne ograniczenie, a nie zwiększenie. Nie można zmienić zakresu czynności w taki sposób, by osoba zastępująca wykonywała inne obowiązki niż osoba zastępowana.
Przykład: Zatrudniliśmy pracownicę na zastępstwo nieobecnego pracownika księgowości, który dokonuje rozliczeń płac. Powstała konieczność czasowego wykonywania dodatkowych czynności ściśle kadrowych w dziale kadr. Czy możemy powierzyć na okres 3 miesięcy tej pani wykonywanie tej pracy (ma odpowiednie dla tej pracy kwalifikacje)?
Pracodawca może w oparciu o art. 42 par. 4 k.p. powierzyć pracownikowi wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Odbywa się to w drodze polecenia służbowego, bez konieczności zmiany umowy.
Umowa na zastępstwo ma jednak szczególny cel – jest zawierana w związku z potrzebą zastąpienia konkretnego pracownika, na konkretnym stanowisku. Powierzenie innej pracy byłoby sprzeczne z tym celem. Takie działanie pracodawcy mogłoby skutkować uznaniem, że umowa nie jest w rzeczywistości umową na zastępstwo, co w konkretnej sytuacji mogłoby np. oznaczać uznanie zatrudnienia za zatrudnienie na czas nieokreślony (jeżeli poprzednio strony wyczerpałyby już limit umów okresowych).
Ważne! Osoba zatrudniona na zastępstwo zastępuje konkretną osobę. Nie jest dopuszczalne przenoszenie jej na inne stanowiska.
Przeniesienie pracownika zatrudnionego na zastępstwo na inne stanowisko wymagałoby zmiany rodzaju umowy i zerwaniu związku zatrudnienia z nieobecnością dotychczas zastępowanej pracownika. Byłby to więc całkowicie nowy stosunek pracy.
Podstawa prawna: art. 25(1) Kodeksu pracy.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
