Ryczałt noclegowy w krajowej podróży służbowej
Wypłata ryczałtu noclegowego, w związku z odbytą podróżą służbową, nie może być uzależniona od tego, czy pracownik faktycznie ponosił koszty noclegu i czy koszty te jest w stanie wykazać. Istotą ryczałtu jest przypisanie pewnej z góry określonej kwoty do pewnej sytuacji, w tym przypadku noclegu podczas wyjazdu służbowego, co wyklucza możliwość kwestionowania do niego prawa w razie nieprzedstawienia dokumentów potwierdzających wydatki lub wręcz wskazujących na ich brak.
Pracownik odbywający na polecenie pracodawcy podróż służbową ma prawo do zwrotu kosztów ponoszonych na noclegi. Rozliczenie opiera się na faktycznych kosztach noclegu wynikających z faktury (rachunku) lub oświadczenia pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku możliwości udokumentowania wydatku. Może być także zryczałtowane.
Pracownikowi, któremu w podróży służbowej na terenie kraju nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety - obecnie ryczałt wynosi 67,50 zł (planowane jest podniesienie diety do 60 zł., co jednocześnie podniosłoby ryczałt do 90 zł).
U pracodawcy spoza państwowej lub samorządowej sfery budżetowej ryczałt noclegowy może być określony na niższym poziomie niż wynikający z rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 2190) - zob. wyrok Sądu Najwyższego z 29 lipca 2020 r., sygn. akt I PK 48/19. Odnośnie do ryczałtu przy podróżach krajowych trudno raczej jednak coś „ucinać” z przewidzianej w przepisach kwoty.
Ryczałt noclegowy nie przysługuje:
- za czas przejazdu,
- w sytuacji gdy pracodawca zapewnił mu możliwość bezpłatnego noclegu,
- gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Przykład: Skoro ryczałt nie przysługuje, gdy pracownik ma możliwość powrotu do miejscowości pobytu, to tym bardziej, gdy jedzie do miejscowości pobytu.
Czytaj również: Nocleg w podróży służbowej można rozliczyć rachunkiem lub ryczałtem>>
Nocleg u rodziny, znajomych itp.
Brak przedstawionego rachunku za nocleg oznacza, że pracownikowi przysługuje ryczałt. Racjonalność tego rozwiązania sprowadza się do tego, że faktycznie wybór należy do pracownika, który albo przedkłada rachunek, albo uzyskuje prawo do ryczałtu (wyrok Sądu Najwyższego z 27 września 2023 r., sygn. akt II PSKP 77/22). Pracodawca nie bada, czy pracownik ponosił jakieś i jakie koszty związane z noclegiem. Wprost wynika to z par. 5 ust. 2 tego rozporządzenia, zgodnie z którym „do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.”
Wynika to z istoty rozróżnienia zwrot kosztów lub rozliczenie ryczałtem. O ile zwrot faktycznych kosztów wprost powiązany jest z rzeczywistą kwotą wydatku, o tyle ryczałtowe rozliczenie to z góry założona kwota, której wysokość nie zależy od poczynionych wydatków.
Czytaj też w LEX: Podróże przedsiębiorcy i pracowników w PKPiR krok po kroku >
Jak wskazał Sąd Okręgowy w Poznaniu w wyroku z 19 lutego 2018 r. (sygn. akt VII Pa 174/17), istota ryczałtu jako świadczenia kompensacyjnego polega na tym, że świadczenie wypłacane w takiej formie z założenia oderwane jest od rzeczywiście poniesionych kosztów. W zależności od konkretnego przypadku kwota ryczałtu pokrywa więc pracownikowi koszty noclegowe w wymiarze mniejszym albo większym niż faktycznie przez niego poniesione. W rezultacie, jeśli pracownik ich rzeczywiście nie poniesie, to i tak przysługuje mu ustalony ryczałt.
Niekiedy pracodawcy mylnie przyjmują, że wskazany w rozporządzeniu „delegacyjnym” bezpłatny nocleg, który pozbawia prawa do ryczałtu, to nocleg, za który pracownik nie płaci. Oczywiście tak, tyle że nieodpłatność musi wynikać wprost (pracodawca opłacił nocleg, pracodawca udostępnia pracownikowi lokal mieszkalny itp.) lub pośrednio (np. nocleg zapewnia kontrahent pracodawcy) z działań pracodawcy.
Przykład: Pracownik pracujący i mieszkający w Warszawie jedzie służbowo do Krakowa, który jest jego rodzinnym miastem. Nocuje u rodziny, z czym nie tylko się nie kryje, ale co wpisał także po powrocie do oświadczenia dotyczącego podróży służbowej.
Nocleg u rodziny, znajomych nie wpływa na zwolnienie pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu. To, że w opisanej sytuacji pracownik realnie nie ponosi bezpośrednich kosztów noclegowych nie pozbawia go prawa do ryczałtu. „Bezpłatny” nocleg pozbawiający prawa do ryczałtu nie oznacza zawsze literalnie każdej bezpłatności dla pracownika, ale tylko „taką bezpłatność”, do której przyczynił się w jakiś sposób pracodawca (bezpośrednio lub pośrednio).
Czytaj też w LEX: Rozliczenie podatkowe kosztów podróży służbowych krok po kroku >
Czas trwania noclegu
Bardzo istotnym ograniczeniem odnoszącym się do podróży krajowych jest to, że ryczałt przysługuje, o ile nocleg trwa co najmniej sześć godzin i czas ten przypada pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00. Krócej trwający nocleg wyklucza prawo do ryczałtu.
Taka konstrukcja nie występuje przy podróżach zagranicznych. Biorąc pod uwagę to, że ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, czas przejazdu nie może być zaliczany do czasu noclegu.
Pracodawca może domagać się od pracownika złożenia oświadczenia o okolicznościach wpływających m.in. na prawo do ryczałtu. W oświadczeniu wymagana powinna być informacja o godzinie dojazdu do miejscowości docelowej (lub „noclegowej”), szczególnie wówczas, jeżeli taka informacja nie wynika z innych dokumentów.
Przykład: Pracownik pojechał wieczorem w podróż służbową ze Szczecina do Warszawy. Zakładał dojazd około godziny 23:00, ale w związku z wypadkiem, który wydarzył się na autostradzie i korkiem drogowym, który w związku z tym powstał, dojechał około 1:30. Pracownik pojechał od razu do mieszkania swojej siostry, gdzie nocował, w związku z czym nie przedstawił rachunku za nocleg.
W tym przypadku wypłata ryczałtu byłaby niezgodna z przepisami rozporządzenia. Nocleg należałoby liczyć od godziny faktycznego dojazdu do Warszawy i w konsekwencji jest on krótszy niż minimalny jego czas dający prawo do ryczałtu. Wypłacony w tych okolicznościach ryczałt, przy posiadaniu oświadczenia złożonego przez pracownika o godzinie dojazdu, nie mógłby być uznany za świadczenie naliczone w wysokości i na zasadach wynikających z rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zobacz też procedurę w LEX: Rozliczanie przejazdów w podróżach służbowych >
