Odpowiedź: każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, umowy z mianowania, powołania i umowę spółdzielczą powinien mieć osobno prowadzoną teczkę z aktami osobowymi. Stanowi to obowiązek pracowniczy. Prezes spółki może być także zobowiązany do podpisywania listy obecności. Żaden pracownik nie ma natomiast obowiązku podpisywania ewidencji czasu pracy. Może jedynie potwierdzić, że się z nią zapoznał.

Czytaj: Dokumentacja pracownicza, o której nie może zapomnieć pracodawca

Doprecyzowania wymaga jednak zwrot „zatrudniony na podstawie powołania” bowiem sama uchwała wspólników o powołaniu danej osoby na członka zarządu nie kreuje stosunku pracy. Aby mówić, iż prezes jest zatrudniony (w rozumieniu kodeksu pracy) zawarta musiałby zostać z nim umowa o pracę. Brak umowy o prace powoduje, iż nie stosuje się do takiego stosunku przepisów kodeksu pracy.

Uzasadnienie: zgodnie z treścią art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) - dalej k.p. pracownikiem jest osoba zatrudniona w oparciu o umowę o pracę, umowę spółdzielczą, mianowana czy powołania. Jednym z obowiązków pracodawcy z zakresu spraw kadrowych jest prowadzenie akt osobowych pracownika. Nie ma natomiast obowiązku prowadzenia teczek pracownika w przypadku nawiązania stosunku prawnego w oparciu o umowy cywilnoprawne.

Wyjaśnić jednak trzeba, iż stosunek pracy na podstawie powołania można nawiązać tylko, gdy wynika to wprost z przepisów prawa (art. 68 § 1 k.p.). Warto tutaj wskazać, że potocznie określane powołaniem powierzenie stanowiska kierowniczego członkom zarządów spółek kapitałowych (według ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 z późn. zm.) - dalej k.s.h.) nie mieści się w rozumieniu powołania, o którym mowa w art. 68 k.p. i nast. Pogląd ten potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 1998 r., stwierdzając, że tego typu powołania nie są odrębnymi przepisami, które upoważniają do nawiązania stosunku pracy na podstawie powołania zgodnie z art. 68 § 1 k.p. (I PKN 345/98, OSNP 1999/22/719). Łączący prezesa i spółkę stosunek prawny wynikający z uchwały zgromadzenia wspólników podjętej na podstawie artykułu 201 § 4 k.s.h. nie tworzy między stronami stosunku pracy.

Kontynuując, kartę ewidencji czasu pracy należy odróżnić od listy obecności. Zgodnie z art. 149 k.p. na każdym pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to konieczne w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi. Pracodawca nie jest zobowiązany, co do wyboru formy prowadzenia ewidencji. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik zarządza zakładem pracy w imieniu pracodawcy, wówczas nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku prezesa spółki.

Czym innym jest natomiast lista obecności podpisywana przez pracowników. Pracownik przychodzący do pracy może być zobowiązany do złożenia podpisu na liście obecności, natomiast kartę ewidencji prowadzi, co do zasady kadrowa i nie wymaga to podpisu pracownika. Może on jedynie potwierdzić, iż zapoznał się z treścią ewidencji.

 

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.