Pracownik musi aktualizować swoje dane osobowe

Przepisy Kodeksu pracy przyznają pracodawcy uprawnienie do żądania od pracownika jego danych osobowych. Pracownik ma obowiązek określone dane przedstawić i powinien je aktualizować podczas okresu zatrudnienia. Brak aktualnych danych może pozbawić pracownika dodatkowych uprawnień pracowniczych, tłumaczy Anna Sokołowska, ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Czy pracodawca może wymagać od pracownika aktualizacji kwestionariusza osobowego?

Jeżeli tak, to jak często?

 

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

 

Odpowiedź: pracodawca może pozyskiwać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takich danych jak: imię lub imiona i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania i ewentualnie adres do korespondencji, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (zgodnie z art. 22¹ § 1 k.p.), Od pracownika, czyli osoby, z którą już nawiązano stosunek pracy, pracodawca ma prawo żądać niezależnie od informacji wskazanych powyżej, także innych danych i imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, oraz numer PESEL pracownika (art. 22¹ § 2 k.p.). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może żądać podania innych danych, zarówno od kandydata do pracy, jak i pracownika. 

 

Czytaj: Zatrudniasz pracowników? Jesteś administratorem danych osobowych

 

 

Wszystkie powyżej wymienione dane znajdują swoje odzwierciedlenie m.in. w kwestionariuszach osobowych przechowywanych w aktach osobowych pracownika.

Pracodawca nie ma obowiązku aktualizować wspomnianych kwestionariuszy. Ma natomiast obowiązek przechowywać w aktach osobowych (część B) dokumenty dostarczane przez pracownika, które poświadczają zmianę danych zamieszczonych w kwestionariuszach. Należy również wspomnieć, że przepisy k.p. nie nakładają na pracownika obowiązku aktualizacji podanych danych osobowych. Obowiązek ten wynika jednak pośrednio z różnych przepisów. Pracodawca, który nie będzie dysponował aktualnymi danymi osobowymi pracownika, nie uwzględni go przy przyznawaniu świadczeń i uprawnień pracowniczych, nie złoży dokumentów do ZUS oraz nie dostarczy pracownikowi informacji o dochodach. Brak bieżących danych spowoduje, że pracownik nie otrzyma de facto należnych mu świadczeń oraz może narazić się na konsekwencje względem organów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Pracodawca może ponadto zobowiązać pracownika do aktualizowania danych osobowych, czy to poprzez polecenie, czy przyjmując do stosowania procedury dotyczące konieczności aktualizacji danych osobowych przez pracowników. Odmowa udzielenia przez pracownika wskazanych informacji jest naruszeniem jego obowiązków pracowniczych i – w zależności od okoliczności – uzasadnia zastosowanie sankcji przewidzianych prawem pracy, np. nieprzyznaniem świadczenia z zfśs lub nawet może skutkować wypowiedzeniem umowy o pracę, gdy brak informacji dotyczy istotnych danych dla pracodawcy.

W Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych znajdziesz odpowiedzi na takie pytania jak:

Kiedy pracodawca może udostępniać dane osobowe pracowników?

Czy pracodawca może rozszerzyć kwestionariusz osobowy pracownika o dodatkowe informacje?

Czy staż wskazany w kwestionariuszu osobowym pracownika może stanowić podstawę do prawidłowego obliczenia należnego urlopu?