Zalew informacji o kryzysie, kolejnych zachorowaniach, wprowadzanie nowych zasad pracy czy w ogóle nowych zasad życia, strach o przyszłość – dynamiczny rozwój sytuacji związanej z wirusem nie pomaga ani pracodawcom, ani pracownikom. W tym szczególnym okresie trzeba wyjątkowo zadbać o morale w firmie. Kluczową rolę odgrywa empatia.
Nie złośćmy się, gdy w trakcie telekonferencji u kogoś będzie słychać dziecięcy gwar czy szczekanie psa albo jeśli pracownik będzie musiał „wyłączyć się” kilkukrotnie w ciągu dnia, aby zająć się dzieckiem. Taka wyrozumiałość dotyczy obu stron – pracownicy muszą być świadomi, że może będą musieli przejąć dodatkowe zadania albo udać się na urlop, aby uwolnić firmową rezerwę urlopową.
Czytaj też: Koronawirus przyśpieszy zrównanie zleceniobiorców z pracownikami >
Jednak odpowiedzialność firmy jest znacznie szersza niż tylko sprawne i empatyczne zorganizowanie home office – to także zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa oraz stabilności biznesowej. Już dziś ponad 6 na 10 zatrudnionych ufa, że ich szef skutecznie i odpowiedzialnie zareaguje na sytuację związaną z epidemią koronawirusa , a 78 proc. sądzi, że to na firmach spoczywa odpowiedzialność za ochronę przed wirusem w miejscu pracy .
Zaufanie, wsparcie oraz sprawne wdrażanie nowych procedur – to trzy filary, na których warto oprzeć współpracę w każdej firmie.
Czytaj w LEX: Koronawirus - uprawnienia i obowiązki pracodawcy i pracownika >
Po pierwsze: Zaufanie i odpowiedzialność
Podstawą powinno być wzajemne zaufanie. Obie strony muszą być przekonane o tym, że grają do jednej bramki. A grają o wiele: utrzymanie biznesu, przyszłość miejsc pracy, a niekiedy nawet o „być czy nie być” samej firmy. Obecna sytuacja wymaga obustronnej wyrozumiałości: wobec zatrudnionych, ale również wobec przełożonych, którzy robią wszystko, co w ich mocy, aby ustabilizować sytuację.
W DHL Express zdalnie pracuje obecnie ponad 500 spośród 950 pracowników. Długoterminowe działanie w tym trybie to ogromne wyzwanie. Brak możliwości zmiany środowiska „domowego” na „biurowe” czy trudności z organizacją, planowaniem i rozliczaniem pracy – to tylko niektóre z problemów, które mogą wiązać się z pracą zdalną. Długotrwała izolacja i ciągłe przebywanie w tym samym otoczeniu wpływa negatywnie na wiele osób. Z drugiej strony, to właśnie teraz pracownicy mogą sprawdzić się w sytuacji większej samodzielności i odpowiedzialności.
Obie strony powinny mieć świadomość tego, że mimo pracy na odległość wciąż mają te same obowiązki. W ten sposób wspólnie biorą odpowiedzialność za firmę, miejsca pracy, ale też za przyszłość biznesu klientów – w ten sposób pośrednio wspierając całą gospodarkę.
Sprawdź w LEX: Czy w przypadku pracy zdalnej związanej ze zwalczaniem COVID-19 trzeba wypłacać ekwiwalent za Internet, prąd lub sprzęt pracownika? >
Widać to doskonale na przykładzie DHL Express. Praca osób sortujących i dostarczających przesyłki m.in. ze sprzętem medycznym jest ważna zarówno społecznie, jak i gospodarczo. Na sprawnej logistyce polegają m.in. firmy kupujące produkty za granicą lub sprzedające towary zagranicznym e-konsumentom. Pracownicy DHL Express mają świadomość, że nieprzerwanie wykonując swoje obowiązki, wypełniają misję firmy, nabierającą teraz wyjątkowego znaczenia: łączą ludzi i poprawiają jakość życia (zgodnie z hasłem Connecting people. Improving lives).
Po drugie: Wsparcie
W parze z zaufaniem idzie wsparcie dla pracowników – tak pracujących w trybie zdalnym, jak i standardowym. W przypadku „home office” firmy wychodzą naprzeciw potrzebom pracowników, wdrażając narzędzia ułatwiające działanie na odległość przy jednoczesnym utrzymaniu więzi zespołowych. To chociażby codzienne wideokonferencje, które umożliwiają zobaczenie się ze współpracownikami „na żywo”.
Czytaj w LEX: Rola HR w sytuacjach kryzysowych >
Wsparcie może przybierać także inne formy. W DHL Express jeszcze przed wprowadzeniem rządowych zaleceń, w trosce o zdrowie osób starszych i przewlekle chorych, skierowaliśmy ich do pozostania w domu, bez względu na to, czy mogą świadczyć z niego pracę. Oczywiście – przy zachowaniu prawa do pełnego wynagrodzenia. Ważne są również wyzwania wynikające z łączenia obowiązków służbowych z rodzicielskimi. Taka sytuacja nie jest łatwa ani dla przełożonych, ani dla samych pracowników, a już na pewno nie dla samych dzieci! Pracodawcy coraz częściej oferują tutaj pomoc, np. zapewniając dzieciom zajęcia online albo uelastyczniając godziny pracy.
Czytaj w LEX: Jak zwiększyć efektywność HR w trudnych czasach. Rady liderów rynku >
Nie można zapominać o wsparciu psychicznym. W sieci dostępny jest już szereg usług, takich jak coaching czy pomoc psychologiczna. DHL z kolei otworzył stale działającą infolinię HR i jego konsultanci są nieustannie dostępni dla pracowników i kurierów.
Po trzecie: „Bezpieczne” procedury na nowe czasy
Nie każdy może wykonywać swoje obowiązki zdalnie. Przedstawiciele zawodów szczególnie narażonych na ryzyko zarażenia wymagają wyjątkowej opieki ze strony przełożonych. W naszym przypadku to kurierzy, pracownicy punktów nadań i pracownicy magazynów sortujący paczki.
W firmach, w których praca zdalna nie jest możliwa, najważniejsze jest zadbanie o bezpieczeństwo zatrudnionych – zarówno fizyczne, jak i psychiczne. W DHL Express w ciągu ostatnich tygodni zapewniliśmy naszym kurierom i pracownikom w Polsce 25 000 maseczek, ponad 1 000 litrów żeli dezynfekujących oraz 8 000 par rękawiczek. I wciąż zamawiamy kolejne – wszystko po to, aby zapewnić najwyższy możliwy komfort pracy. W punktach obsługi pojawiły się płyty plexi oddzielające pracowników od klientów, a w jednostkach linie wyznaczające bezpieczną odległość między poszczególnymi osobami. Wdrożyliśmy nowe sposoby sortowania i doręczenia przesyłek – oprócz odbioru w automacie DHL czy możliwości zmiany adresu dostawy, adresaci mogą również przyjąć paczkę bez konieczności składania podpisu na terminalu. W miejsce gotówki wprowadziliśmy płatność kartą lub online, aby zminimalizować kontakt kuriera z klientem.
Czytaj w LEX: Ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej >
Mówi się, że „to czasy, w których żyjemy, definiują bohaterów”. Naszymi bohaterami są nasi kurierzy i pracownicy operacyjni, którzy codziennie z zaangażowaniem wykonują swoją pracę. Dlatego pracownicy z całej Polski mogą przesyłać im pozdrowienia, życzenia lub nawet zdjęcia. Taka wiadomość pojawi się na skanerze kuriera. Te małe gesty mają teraz ogromne znaczenie.
Last but not least: Komunikacja
Nie można zapominać również o stałej i uczciwej komunikacji. Oprócz bieżącego adresowania pojawiających się pytań czy obaw, trzeba jasno informować o planach firmy oraz krokach podejmowanych w celu zabezpieczenia ciągłości działania biznesu i zapewnienia bezpieczeństwa pracowników – szczególnie tych niepracujących z domu. W przypadku międzynarodowej firmy takiej jak DHL Express to także informowanie o tym, jak radzą sobie inne kraje – zarówno w walce z wirusem, jak i biznesowo.
Czytaj w LEX: W jaki sposób przedłużyć umowę dla osoby, która pracuje zdalnie i jest na kwarantannie? >
Przy wszystkich podejmowanych działaniach warto pamiętać o zwykłej empatii, wzajemnym zaufaniu do siebie oraz wyrozumiałości. Warto, aby pracownik nie czuł, że musi przepraszać za psa szczekającego podczas telekonferencji lub kilkukrotne „wyłączenie się” w ciągu dnia, aby zająć się dzieckiem. Nikt z nas przecież nie prosił o taką sytuację.
Bądźmy dla siebie po prostu dobrzy.
Joanna Augustynowicz, dyrektor ds. personalnych, DHL Express Polska