Pracodawca musi wiedzieć, że nieobecność pracownika się przedłuży

Wojna na Bliskim Wschodzie uniemożliwia powrót do kraju wielu Polakom. Myśląc o tym, jak wrócić do ojczyzny, nie powinni zapominać o pracodawcy, którego muszą poinformować, że ich nieobecność w pracy będzie dłuższa niż planowali. Zdaniem prawników, nie należy z tym zwlekać, zwłaszcza gdy pracownik już wie, że nie dotrze do Polski, by o czasie pojawić się w pracy. I przypominają, że zarówno przedłużenie urlopu wypoczynkowego czy wzięcie urlopu bezpłatnego wymaga złożenia wniosku pracodawcy.

Kłopoty z powrotem do kraju to nie tylko zmiana planów i nierzadko dodatkowe koszty podróży. Sprawa komplikuje się, gdy powrót jest zaplanowany na ostatnią chwilę i następnego dnia lub po weekendzie trzeba było pojawić się w pracy. Ci, którzy już wiedzą, że małe są szanse, by w pracy pojawili się o czasie, nie powinni zwlekać z poinformowaniem o tym swego pracodawcy.

- W tej sytuacji pracownik nie powinien pozostawać bierny. I to bez względu na to, jakie rozwiązanie dla siebie wybierze. Przede wszystkim musi powiadomić pracodawcę o tym, że ze względu na przeszkody, np. zamkniętą przestrzeń powietrzną, nie może wrócić do kraju i stawić się w pracy. Najlepiej byłoby, gdyby wspólnie ustalili dalsze postępowanie. Trudno o uniwersalną receptę, bo ani sytuacja wszystkich pracowników, ani pracodawców nie jest jednakowa – mówi serwisowi Prawo.pl Magdalena Januszewska, radca prawny, specjalizująca się w sprawach z zakresu prawa pracy i zabezpieczeń społecznych.

A tych możliwości jest kilka.

Czytaj również: Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu w 2026 r. >>

Dłuższy urlop wypoczynkowy albo urlop bezpłatny

Najprostszym rozwiązaniem, po które pracownik może sięgnąć, aby nie tracić wynagrodzenia, to przedłużenie urlopu wypoczynkowego. Ci, którym rodzaj pracy na to pozwala i mają taką możliwość, mogą wystąpić do pracodawcy o możliwość pracy zdalnej. Wątpliwe jest natomiast skorzystanie z dwóch dni wolnych od pracy z powodu tzw. siły wyższej  (czyli art. 148[1] Kodeksu pracy). Bo jak przyznaje mec. Magdalena Januszewska, jest to dyskusyjne, bo powód niestawienia się w pracy to nie są pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem.

- Pracownicy mogą też negocjować z pracodawcą zmiany w grafiku, ale to nie zawsze jest możliwe.– zauważa mec. Januszewska.

Pracownik może też wziąć urlop bezpłatny, ale za ten czas – jak sama nazwa wskazuje – nie otrzyma wynagrodzenia za pracę.  

-. Przepis art. 174 par. 1 Kodeksu pracy mówi, że na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego – mówi mec. Magdalena Januszewska. Podkreśla przy tym, że fakt, że pracownik znalazł się w takiej nadzwyczajnej okoliczności nie zwalnia go z inicjatywy. – Wydaje się, że w tak nadzwyczajnych okolicznościach nadmierny formalizm odnośnie składania wniosku nie jest uzasadniony. Ważniejsze wydaje samo oświadczenie woli pracownika, niż jego forma – zaznacza.

Czy nieobecność pracownika jest usprawiedliwiona?

- Oprócz usprawiedliwionych nieobecności, które określają przepisy prawa pracy, można uznać za usprawiedliwioną także nieobecność z innych przyczyn – mówi mec. Magdalena Januszewska.

Z taką nieobecnością mamy do czynienia, o ile pracownik nie miał realnej możliwości powrotu do kraju i stawienia się do pracy. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632), pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Jak stanowi ust. 2, w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeżeli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności pracownika w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.

Jak podkreśla Monika Smulewicz, założycielka HR na Szpilkach oraz Eduwersum Collegium Rozwoju HR, przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są zdarzenia i okoliczności uniemożliwiające stawienie się pracownika do pracy, a także inne przypadki wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione. - Zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołanie lotów lub brak możliwości powrotu z przyczyn niezależnych od pracownika spełniają tę przesłankę. Jest to tzw. przyczyna obiektywna, niezależna od pracownika – mówi Monika Smulewicz. I dodaje: - Kluczowe znaczenie ma jednak to, czy pracownik poinformował pracodawcę o sytuacji.

Obowiązek pracownika: niezwłoczna informacja

Jak zaznacza Monika Smulewicz, pracownik ma obowiązek niezwłocznie poinformować pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności, nie później niż w drugim dniu nieobecności (par. 2 ust. 2 ww. rozporządzenia). W praktyce oznacza to, że pracownik powinien:

• poinformować pracodawcę tak szybko, jak to możliwe (np. telefonicznie, mailowo, przez komunikator),
• wyjaśnić przyczynę (np. zamknięcie przestrzeni powietrznej, odwołany lot),
• wskazać przewidywany termin powrotu, jeśli to realne,
• w miarę możliwości przedstawić dowody (np. informację od linii lotniczej, anulowany bilet, komunikat lotniska).

- Brak takiej informacji może spowodować, że nieobecność zostanie uznana za nieusprawiedliwioną – podkreśla Monika Smulewicz.

Jej zdaniem, w takiej sytuacji pracodawca nie ma podstaw do nałożenia kary porządkowej, rozwiązania umowy z winy pracownika, uznania nieobecności za nieusprawiedliwioną – o ile pracownik poinformował o sytuacji i nie miał wpływu na zdarzenie. - Byłoby to sprzeczne z zasadą proporcjonalności oraz utrwalonym orzecznictwem prawa pracy - twierdzi.

Według Moniki Smulewicz, w takich sytuacjach kluczowe znaczenie ma partnerskie podejście obu stron. - Dla pracodawcy to test kultury organizacyjnej i dojrzałości zarządczej. Dla pracownika - test odpowiedzialności i komunikacji. Najlepszą praktyką jest szybka komunikacja, wspólne ustalenie rozwiązania, preferowanie pracy zdalnej, jeśli to możliwe i formalne udokumentowanie ustaleń.

Czytaj również: Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy>>

Co warto uregulować w procedurach wewnętrznych?

- Doświadczenia ostatnich lat pokazują, że warto w regulaminach pracy lub procedurach HR uwzględnić zasady postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak brak możliwości powrotu z zagranicy, zamknięcie granic, paraliż komunikacyjny, zdarzenia losowe o charakterze globalnym. Pozwala to uniknąć niepewności i chaosu decyzyjnego – radzi Monika Smulewicz.