Po nowelizacji kodeksu więcej obowiązków informacyjnych dla pracodawców

Obowiązująca od 26 kwietnia nowelizacja Kodeksu pracy to kolejne wyzwanie dla pracodawców, którzy muszą przekazywać pracownikom więcej informacji o warunkach zatrudnienia. I nie chodzi tylko o to, że liczba takich informacji wzrosła z 5 do 13, ale także o ich szczegółowość oraz brak wytycznych do ich sporządzania, czy wręcz wzorów. Małe firmy nie mają wsparcia HR w ich przygotowaniu, a duże, mające setki czy tysiące pracowników, mogą mieć problem z ich aktualizacją.

W środę, 26 kwietnia 2023 r., weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r., poz. 641). Nowe regulacje oznaczają nie tylko przywileje dla niektórych pracowników, ale także obowiązki dla pracodawców. Jednym z nich jest wydłużona lista informacji, jakie ma obowiązek przekazać pracodawca pracownikowi, najpóźniej w ciągu 7 dni od dopuszczenia go do pracy.

Czytaj również: Dr Łuczak: Kolejna nowelizacja Kodeksu pracy bardzo obciąży działy kadrowo-płacowe>>

Jakie informacje ma przekazać pracodawca

Chodzi o zmieniony art. 29 par. 3 pkt 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej - zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy - terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. 

Czytaj w LEX: Umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia - zmiany kodeksu pracy >>

Więcej szczegółowych informacji

- Pracodawcy mają problemy z nową informacją, ponieważ ma ona wskazywać przysługujące pracownikowi uprawnienia na dzień przekazywania informacji, a w kilku punktach jest bardzo szczegółowa. Na przykład konieczność podania przysługujących pracownikom składników wynagrodzenia, innych świadczeń (np. karty sportowe), płatnych urlopów (obowiązuje wiele szczegółowych rozwiązań, osoby niepełnosprawne, urlopy szkoleniowe, weterani i pytanie czy obejmuje również urlopy związane z rodzicielstwem), przerw (np. przerwa na karmienie piersią, osoby z niepełnosprawnością). Kilka elementów objętych obowiązkiem informacyjnym budzi wątpliwości, jak je zrealizować, np.  w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. W ten sposób u pracodawcy będzie funkcjonowało kilka wzorów informacji, uzupełnianych o dodatkowe uprawnienia (np. pracownica karmiąca dziecko piersią, pracownicy działu administracji czy produkcji, kiedy obowiązują różne dodatki) – mówi Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. I zaznacza: - Dodatkowo musimy pamiętać, iż po zmianach pracodawca jest zobowiązany aktualizować informację nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Oznacza to dodatkowe wyzwanie po stronie działu kadr do monitorowania i zmiany informacji, często w bardzo krótkim terminie.

WZORY DOKUMENTÓW:

• Informacja o warunkach zatrudnienia wskazanych w art. 29 par. 3 kodeksu pracy >>
• Informacja o warunkach zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej >>

Podobnego zdania jest Martyna Siemiatycka, ekspert ds. społeczno-gospodarczych Pracodawców RP. - Zmiany dotyczące obowiązków informacyjnych pracodawcy to niewątpliwie szereg nowych obowiązków dla pracodawców o charakterze formalnym. To także kolejne, zwiększone obciążenie działów HR, które muszą przygotować się do realizacji nowych obowiązków kadrowych.

Czytaj w LEX: Nowelizacja KP: Zmiany w wypowiadaniu umów o pracę >

- W noweli znacząco rozbudowano informacje o warunkach zatrudnienia, których pracodawca musi udzielić pracownikowi. O ile część z nich jest jasna, o tyle niektóre z nich mogą przysporzyć pewnych wątpliwości interpretacyjnych. Przykładowo udzielanie informacji o zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i systemie rekompensaty za nią może sprawić trudności. Pamiętać trzeba, że istnieją zarówno powszechnie obowiązujące, jak i wewnątrzzakładowe regulacje odnoszące się do pracy w nadgodzinach. Powstaje więc pytanie, czy pracodawca będzie musiał informować o jednych regulacjach i o drugich, czy wyłącznie o tych wewnątrzzakładowych – zauważa Martyna Siemiatycka.
Ponadto, jak wskazuje, w odniesieniu do obowiązku informowania o zmianach warunków zatrudnienia, znacząco skrócono termin, w ciągu którego pracodawca musi powiadomić o nich pracownika. - De facto pracodawca będzie miał 1 dzień na poinformowanie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia. Tak krótkie terminy z całą pewnością będą sprawiać problemy organizacyjne, w szczególności mogą być problematyczne w dużych firmach, zatrudniających wielu pracowników – podkreśla Martyna Siemiatycka. I dodaje: - Każdorazowa zmiana w stosunku do każdego, indywidualnego pracownika, będzie generować dodatkową pracę działów HR.

Zobacz nagranie szkolenia w LEX: Informacja o warunkach zatrudnienia po zmianach w 2023 r. >>

Na piśmie lub elektronicznie

Zdaniem eksperta ds. społeczno-gospodarczych Pracodawców RP, dobrym krokiem jest zmiana w zakresie formy udzielanej informacji. - Dotychczas Kodeks pracy posługiwał się pojęciem „na piśmie”, które w większości przypadków utożsamiane jest w prawie pracy ze sformalizowaną formą pisemną. Nowelizacje Kodeksu pracy w br. wydają się zmieniać ten trend. Zdecydowanie więc na pochwałę zasługuje zmiana z archaicznej, jakby nie patrzeć, formy pisemnej, na postać pisemną lub elektroniczną. Zmiana taka idzie z duchem elektronizacji i digitalizacji procesów HR. Ponadto jest bardzo praktyczna z punktu widzenia firm, które posiadają mocno rozbudowane struktury organizacyjne czy pracowników terenowych. Musimy bowiem pamiętać, że to, że pracownik ma status pracownika stacjonarnego, wcale nie oznacza, że wykonuje pracę w miejscu, w którym pracodawca ma siedzibę, w tym, w którym znajdują się działy HR – zaznacza Siematycka.

Przejrzyste warunki pracy oraz uprawnienia rodzicielskie. Przewodnik po zmianach w Kodeksie pracy ze wzorami (E-BOOK) ebook

Krzysztof Baran

Sprawdź  

Sankcja nie tylko za nieprzekazanie informacji

Na to, jak przypomina Robert Lisicki, nakłada się kwestia wprowadzenia nowej sankcji. W katalogu wykroczeń przeciwko prawom pracownika, czyli w art. 281 par. 1 k.p. dodano nowy punkt 2a, zgodnie z którym ten, kto nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy art. 29 par. 3, 3(2) i 3(3) oraz art. 29(1) par. 2 i 4, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Co ważne, sankcja dotyczy nie tylko nieprzekazania informacji, ale również braku jej aktualizacji.

Sprawdź w LEX: Co oznacza „postać elektroniczna wniosku o urlop rodzicielski”? >

Pytanie zatem, jak do sprawy podejdzie np. Państwowa Inspekcja Pracy.

- Dlatego pracodawcy oczekują, iż będzie możliwe wprowadzanie do dokumentu przekazywanego pracownikom dodatkowych informacji, na ewentualność wystąpienia określonych zdarzeń, pojawienia się określonych uprawnień. Konieczność każdorazowej aktualizacji każdego z punktów informacji doprowadzi do abstrakcyjnych obciążeń pracodawców – podkreśla Robert Lisicki. I dodaje: - Jest pytanie, czy ministerstwo  planuje  opracować formularze i wzory dokumentów i udostępniać je pracownikom i pracodawcom, na jednej oficjalnej krajowej stronie internetowej? (zgodnie z art. 1 ust. 6 dyrektywy 2019/1152, to nie jest obowiązek ale wskazówka, która mogłaby wesprzeć mikro i małe firmy).

Czytaj w LEX: Obowiązek informowania pracowników o warunkach zatrudnienia w świetle nowej unijnej dyrektywy 2019/1152 >>

Sprawdź również książkę: Przejrzyste warunki pracy oraz uprawnienia rodzicielskie. Przewodnik po zmianach w Kodeksie pracy ze wzorami (E-BOOK) ebook >>

Co ma zawierać informacja według ministerstwa

Zapytaliśmy Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej o to, jak należy rozumieć nowe przepisy art. 29 par. 3-3(3) K.p. Na przykład, jak pracodawca ma poinformować pracownika o obowiązującym go dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy w przypadku pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, niepełnym wymiarze czasu pracy przy zróżnicowanym rozkładzie czasu pracy. Albo co to znaczy, że w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - ma poinformować o zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. A co w sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest w biurze i wykonuje częściowo pracę zdalną w innej miejscowości - czy informacja ma dotyczyć kwestii czasu dojazdu, czasu pracy, czy raczej wskazanie środka transportu, rozliczania kosztów przejazdu?

Inny przykład – informacja o innych niż określone w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych. Zapytaliśmy więc resort, czy inne niż wynagrodzenie świadczenia pieniężne i rzeczowe obejmują ZFŚS i benefity w postaci kart sportowych, dopłaty o posiłków itd.

W odpowiedzi MRiPS przekazało Prawo.pl, że nowy art. 29 par. 3 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracownika - nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy - m.in.  o obowiązującym dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy. - Celem ww. przepisu jest dostarczenie pracownikom od razu na etapie podejmowania przez nich pracy informacji o tym, w jakiej liczbie godzin będą w praktyce angażowani do pracy w skali doby i tygodnia. Przepis nie nakłada na pracodawców obowiązku przekazywania informacji o precyzyjnej liczbie godzin, jeżeli nie jest to z obiektywnych względów możliwe. Pracodawca będzie miał obowiązek przekazania tak precyzyjnej informacji, jak to jest obiektywnie możliwe – twierdzi ministerstwo.

Sprawdź w LEX: W jakiej relacji pozostają przepisy dotyczące uprzywilejowanej roli rodziców dzieci do lat 4 i 8 w zakresie pracy zdalnej? >

W kwestii natomiast kilku miejsc wykonywania pracy i informacji o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy, ministerstwo wskazało, że przepis ten wdraża art. 4 ust. 2 lit. d dyrektywy 2019/1152, z którego wynika, że pracodawca informuje pracownika o miejscu pracy, a w przypadku braku stałego lub głównego miejsca pracy zasadzie, że pracownik jest zatrudniony w różnych miejscach lub że ma swobodę określenia swojego miejsca pracy, oraz siedzibie pracodawcy lub, w stosownych przypadkach, adresie zamieszkania pracodawcy. - Zgodnie z motywem 17 tej dyrektywy, jeżeli pracownik nie ma stałego lub głównego miejsca pracy, powinien otrzymać informację o ewentualnych rozwiązaniach dotyczących przemieszczania się między miejscami pracy. Wydaje się, że informacja taka powinna obejmować m.in. kwestię sposobu przemieszczenia się (rodzaj środka transportu), ponoszenia kosztów związanych z tym przemieszczaniem się i kwestii wliczania go do czasu pracy – przekazał resort.

WZÓR DOKUMENTU: Informacja o zmianie warunków zatrudnienia pracownika delegowanego >

W LEX znajdziesz ponad 20 wzorów dokumentów, które pomogą przygotować się do omawianych zmian >

Odnosząc się zaś do informacji o przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, MRiPS wyjaśniło: - Obowiązek ten dotyczyć będzie informacji o składnikach wynagrodzenia wynikających z przepisów prawa pracy, postanowień regulaminów czy układów zbiorowych. pracy. Natomiast przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (są to świadczenia socjalne).

Czytaj w LEX: Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy - nowe uprawnienie pracownika >

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.