Pracownicy działów kadrowo-płacowych, zarówno funkcjonujących bezpośrednio w organizacjach, jak i tworzonych w ramach zewnętrznych podmiotów zajmujących się usługowym prowadzeniem obsługi kadrowo-płacowej, mogą mieć problem z obsłużeniem kolejnej dużej nowelizacji Kodeksu Pracy. Od 2019 roku nieustannie są oni obciążani nowymi zadaniami wynikającymi ze zmieniających się przepisów prawa pracy i podatkowego.
Czytaj również:
Kodeksowa praca zdalna już obowiązuje - także prawo do jej kontroli>>
Prorodzicielskie i propracownicze zmiany w kodeksie pracy - opublikowane w Dzienniku Ustaw>>
Maraton zmian trwa od czterech lat
Maraton zmian dla kadrowych rozpoczął się blisko 4 lata temu od zmiany ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. 17 września, zaledwie dwa tygodnie przed wprowadzeniem zmian w życie, specjaliści do spraw kadr i płac musieli w ekspresowym trybie dostosować systemy komputerowe oraz sposób wyliczania wynagrodzeń. Zmiany objęły zarówno samą stawkę podatku, kwotę zmniejszającą podatek, jak i koszty uzyskania przychodu.
Czytaj w LEX: Nowelizacja KP: Zmiany w wypowiadaniu umów o pracę >
Kolejne lata również nie były łaskawe dla kadrowych, gdyż byli oni jedną z tych grup zawodowych, której epidemia COVID-19 przysporzyła bardzo dużo pracy. Przez ponad dwa lata zmagali się oni z permanentnym chaosem w kwarantannach i izolacjach pracowników, nieustannymi zmianami przepisów i zaleceń w zakresie obostrzeń dla pracodawców, a także służyli pomocą zarządom organizacji w zakresie pozyskiwania wsparcia, zdobywania dotacji oraz walki o ulgi i umorzenia opłat dla przedsiębiorstw dotkniętych negatywnymi skutkami ekonomicznymi epidemii COVID-19.
Weź udział w szkoleniu online: Nowe urlopy rodzicielskie i inne zwolnienia od pracy >
Rok 2022 w świadomości większości Polaków, a w szczególności właśnie specjalistów ds. kadr i płac, zapisał się jako okres niekończącego się chaosu w zakresie podatków od wynagrodzeń pracowników. Kilkukrotne zmiany sposobu wyliczania wynagrodzeń pracownika, odraczanie zaliczek na podatek dochodowy, konieczność wyliczania pensji na kilka sposobów i wybierania najkorzystniejszego, edukowanie pracowników w zakresie zmian w przepisach oraz gromadzenie stosów oświadczeń stały się codziennością komórek kadrowo-płacowych w organizacjach.
Czytaj w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2023 >
Czy działy kadrowo-płacowe wytrzymają kolejne obciążenia?
W bieżącym roku specjaliści ds. kadr i płac mają już za sobą liczne zmiany przepisów, takie jak wprowadzenie pracy zdalnej czy też kontroli trzeźwości w organizacji.
Zobacz procedurę w LEX: Sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości przez pracodawcę >
Od 1 marca komórki kadrowo-płacowe sparaliżowane zostały stosami rezygnacji w związku z obowiązkowym autozapisem do Pracowniczych Planów Kapitałowych. Za dwa tygodnie w życie wejdą nowe przepisy, a działy kadrowo-płacowe obciążone zostaną obsługą nowych rodzajów wniosków, jak chociażby o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej czy z powodu sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny.
Kadrowi będą również musieli poświęcić czas na weryfikowanie i konstruowanie przyczyn wypowiedzenia umów o pracę na czas określony czy znaczne uszczegółowienie i rozszerzenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanych pracownikom, które objąć będą musiały cały szereg nowych elementów.
Czytaj w LEX: Umowa o pracę i informacja o warunkach zatrudnienia - zmiany kodeksu pracy >
I tak już bardzo obciążone komórki personalne będą również musiały znaleźć czas na rozpatrywanie wniosków pracowników o bardziej przejrzyste i stabilne warunki zatrudnienia, a w przypadku odmowy ich przyznania, na konstruowanie odpowiednich uzasadnień odmowy.
Czytaj w LEX: Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy - nowe uprawnienie pracownika >
Zdziwienie budzić może dążenie ustawodawcy do formalizowania procesu dialogu dotyczącego warunków zatrudnienia, który odbywa się między pracodawcą a pracownikiem. Miejsce dotychczasowej rozmowy z przełożonym dotyczącej oczekiwań pracownika i możliwości organizacji w zakresie poprawy stabilności jego zatrudnienia zajmie formalne wymienianie się kolejnymi oficjalnymi pismami, z których każde będzie dodatkowym obciążeniem organizacyjnym dla pracodawcy.
Pamiętać należy, iż zadania powierzane komórkom kadrowo-płacowym w organizacjach, wymagają specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, a niejednokrotnie również bardzo dobrej znajomości samej organizacji. Nie jest zatem łatwo oddelegować te zadania innym pracownikom lub ad hoc zatrudnić dodatkową osobę do obsługi nowych zadań. Większość z nich natomiast narzucone ma niezwykle krótkie terminy wykonania wynikające wprost z zapisów kodeksu pracy.
Czytaj w LEX: Zmiany w świadectwie pracy i dokumentacji pracowniczej >
Dr Paweł Łuczak, Wydział Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, Katedra Zarządzania Zasobami Ludzkimi.
WZORY DOKUMENTÓW w LEX NOWOŚĆ:
- Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną - wzór dokumentu >
- Regulamin pracy zdalnej >
- Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej >
- Polecenie pracodawcy w sprawie pracy zdalnej >
- Porozumienie z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej >
- Oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
