Dwa urzędy chciały pomóc pracodawcom w stosowaniu przepisów RODO i przygotowały ich interpretacje. Problem w tym, że stanowiska są sprzeczne i pracodawcy nie wiedzą, do których wskazówek powinni się stosować.
Czytaj: Sprzeczne wytyczne dla pracodawców w sprawie RODO>>
Korzystniejsze są nowe objaśnienia prawne, przygotowane przez Ministerstwo Cyfryzacji, które pozwalają na przechowywanie CV po zakończeniu rekrutacji na wypadek ewentualnych roszczeń, ale prawnicy mają wątpliwości, czy minister może interpretować przepisy RODO.
Ministerstwo: Objaśnienia dają gwarancję
Wiceminister Haładyj zapewnia, że przedsiębiorca stosujący się do objaśnień prawnych nie poniesie negatywnych konsekwencji w sytuacji gdy jakieś organy przyjmą inną interpretację przepisów. Na ich funkcję gwarancyjną wskazuje też Marek Zagórski, minister cyfryzacji. - Mamy nadzieję, że to rzeczywiście przedsiębiorcom pomoże i będzie to dobry sygnał dla innych resortów, żeby w ich właściwości podejmować podobną inicjatywę - mówi.
- To pierwsze objaśnienia prawne wydane w oparciu o konstytucję dla biznesu - zaznacza dr Maciej Kawecki, dyrektor Departamentu Zarządzania Danymi w Ministerstwie Cyfryzacji i dodaje, że jest to wykładnia podjęta przez ministra cyfryzacji, czyli tego, który tworzył przepisy kodeksu pracy wdrażające RODO. - W tekście objaśnień prawnych wyjaśniamy, jakie założenia towarzyszyły nam przy ich tworzeniu - podkreśla Kawecki.
UODO: Minister nie może objaśniać RODO
Kwestia ta nie jest jednak tak oczywista dla Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W odpowiedzi na inicjatywę Ministerstwa Cyfryzacji dr Edyta Bielak-Jomaa, prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przypomina, że w Polsce jedynym właściwym i wyspecjalizowanym w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest Prezes UODO, który ma status i kompetencje organu nadzorczego określone w RODO. - Z tego względu dokonywanie oficjalnej interpretacji prawa w tym zakresie leży po stronie Prezesa UODO - podkreśla Bielak-Jomaa i dodaje, że zgodnie z RODO jest to wyłączną kompetencją organów nadzorczych oraz Europejskiej Rady Ochrony Danych. Tym samym UODO jest jedynym organem umocowanym prawnie do wydawania wytycznych i interpretowania w tym zakresie przepisów prawa. Dr Bielak-Jomaa zwraca też uwagę, że w świetle prawa UE Prezes UODO nie jest związany jakimikolwiek formalnymi objaśnieniami prawnymi dotyczącymi stosowania RODO.
Czytaj też: UODO: Ja objaśniam RODO, nie minister cyfryzacji! >>
- Objaśnienia nie są dla UODO, one są dla przedsiębiorców. UODO może się z nimi nie zgadzać. Wydajemy je po to, żeby przedsiębiorcy mieli pewność, że ta interpretacja uchroni ich przed ewentualnymi działaniami kontrolnymi - podkreśla minister Zagórski. Problem jednak w tym, że kontrole prowadzi nie ministerstwo, a właśnie UODO. - Gdyby stanowisko UODO miało charakter pewny, przesądzający, nie było tylko poradnikiem, to pewnie inaczej byśmy do tego podchodzili - mówi minister i zapewnia że nie jest to działanie wymierzone przeciwko jakiemukolwiek urzędowi, a jedynym jego celem jest wsparcie przedsiębiorców.
Czy UODO zaskarży objaśnienia?
Rzecznik MŚP Adam Abramowicz tłumaczy, że Konstytucja biznesu powołała Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, dając mu możliwość zwracania się do ministerstw i urzędów o interpretację przepisów, które budzą wątpliwości. Zasady przechowywania dokumentów rekrutacyjnych są bardzo niejasne, i właśnie dlatego zdecydował się na wystąpienie z wnioskiem do ministra o objaśnienia prawne w zakresie przechowywania dokumentów rekrutacyjnych po zakończeniu rekrutacji.
Wiceminister Mariusz Haładyj z Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii mówi, że objaśnienia prawne nie są oczywiście źródłem prawa, ale dają funkcję gwarancyjną dla stosujących prawo. - W prosty sposób, na praktycznych przykładach wyjaśniają, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy i jak powinien je wykonać. Jeśli przedsiębiorca zastosuje się do objaśnień, ma pewność, że urząd nie obciąży go karą czy daniną wyższą, niż wynikająca z objaśnienia prawnego. Nie poniesie więc negatywnych skutków skomplikowanych czy złożonych przepisów – dodaje.
- Oczywiście do czasu, dopóki UODO nie zaskarży ich do sądu. Jeśli sąd podzieli stanowisko UODO, to od dnia wyroku musiałyby obowiązywać zasady prezentowane przez UODO. Do tego momentu obowiązująca jest interpretacja Ministerstwa Cyfryzacji - dodaje minister Zagórski.
Zapytaliśmy w UODO, jakie będą jego dalsze kroki. - Analizujemy materiał ministra cyfryzacji. To wymaga namysłu - mówi w rozmowie z Prawo.pl rzecznik prasowy UODO.
Skąd ten spór między ministrem i UODO?
Kodeks pracy nie przesądza, przez jaki czas mogą być przechowywane dane kandydata, z którym umowa nie została zawarta. Kiedy w maju 2018 roku zaczęło obowiązywać RODO, pracodawcy i rekruterzy mieli dużo wątpliwości. Do UODO trafiało wiele pytań, dlatego w październiku 2018 roku urząd wydał poradnik „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy” >. W przystępny sposób wyjaśnił w nim nowe zasady ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników. Poradnik liczy ponad 40 stron i zawiera wiele praktycznych wskazówek, ale niektóre spotkały się z krytyką pracodawców i prawników.
Najwięcej negatywnych komentarzy wywołał zapis o obowiązku trwałego usunięcia danych osobowych kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym pracodawca nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, chyba że ziściły się inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania.
Czytaj też: Co z CV po zakończeniu rekrutacji? UODO radzi, prawnicy ostrzegają >
UODO podkreśla, że niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. Z taką interpretacją nie zgadzają się prawnicy. Nie zgadza się też Ministerstwo Cyfryzacji, które 23 stycznia wydało swoje objaśnienia prawne w tej kwestii.
Mariusz Haładyj, wiceminister przedsiębiorczości i technologii zwraca uwagę, że RODO to jeden z trudniejszych aktów. - Wszyscy chcielibyśmy, żeby prawo było na tyle proste i precyzyjne, żeby nie trzeba było stosować żadnych technik wykładni, ale prawo powinno przewidywać też scenariusze, kiedy przepisy budzą pytania. - Przy rozległych aktach prawnych to nieuniknione - zaznacza.
O tym, że ustawa - Prawo przedsiębiorców może pomóc RODO, pisaliśmy w naszym serwisie już w październiku. Dokładnie chodzi o art. 33 tej ustawy, zgodnie z którym ministrowie oraz organy, które upoważnione są do przedkładania projektów aktów prawnych, mogą z urzędu lub na wniosek Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wydawać tzw. objaśnienia prawne. Są to wyjaśnienia przepisów regulujących podejmowanie, wykonywanie lub zakończenie działalności gospodarczej, dotyczące praktycznego ich stosowania.
