Nowe kompetencje PIP – większa skuteczność kontroli czy niepewność przedsiębiorców?

8 lipca 2026 r. weszła w życie ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja należy do najistotniejszych zmian dotyczących funkcjonowania Państwowej Inspekcji Pracy od wielu lat. Analizować i oceniać trzeba ją wielowymiarowo - pisze adwokat Katarzyna Zielezińska-Pierzynka.

Choć najwięcej emocji wywołuje możliwość ustalania istnienia stosunku pracy w formie decyzji administracyjnej, byłoby dużym uproszczeniem sprowadzenie całej reformy wyłącznie do tego rozwiązania. Ustawodawca zdecydował się bowiem na kompleksową przebudowę modelu prowadzenia kontroli, rozszerzył katalog środków prawnych przysługujących inspektorom, zwiększył sankcje za naruszenia prawa pracy.

Nowelizację należy analizować i oceniać wielowymiarowo. Z jednej strony odpowiada ona na realne problemy rynku pracy, w szczególności związane z przypadkami zastępowania stosunku pracy umowami cywilnoprawnymi. Z drugiej jednak strony rozszerzenie kompetencji organu kontrolnego nie pozostanie bez wpływu na sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy będą musieli znacznie dokładniej analizować przyjmowane modele współpracy, ponieważ konsekwencje błędnej kwalifikacji prawnej zatrudnienia mogą okazać się zdecydowanie bardziej dotkliwe niż dotychczas.

Czytaj również: Już obowiązują przepisy umożliwiające PIP przekształcanie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę>>

Nowe uprawnienie inspekcji pracy

Największą modyfikacją jest niewątpliwie przyznanie Państwowej Inspekcji Pracy kompetencji do prowadzenia postępowania zmierzającego do ustalenia istnienia stosunku pracy. W praktyce oznacza to odejście od modelu, w którym PIP ograniczała się do kierowania powództw do sądu pracy. Teraz organ uzyskał możliwość wydania rozstrzygnięcia administracyjnego (decyzja) prowadzącego do uznania, że strony faktycznie pozostają w stosunku pracy, jeżeli sposób wykonywania współpracy odpowiada przesłankom określonym w art. 22 par. 1 Kodeksu pracy.

Nie oznacza to jednak, że każda kontrola zakończy się automatycznym przekwalifikowaniem umowy. Ustawodawca przewidział rozwiązanie o charakterze stopniowym. Jeżeli inspektor pracy stwierdzi podczas kontroli, że umowa cywilnoprawna została zawarta z naruszeniem przepisów prawa pracy, w pierwszej kolejności wyda polecenie usunięcia stwierdzonych naruszeń. Polecenie będzie mogło zostać sporządzone zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, a termin jego wykonania powinien umożliwiać ocenę realizacji jeszcze w toku prowadzonej kontroli.

Na tym etapie strony mają wpływ na sposób zakończenia sprawy. Mogą zawrzeć umowę o pracę albo zmodyfikować sposób wykonywania współpracy w ramach umowy cywilnoprawnej, tak aby nie posiadała ona cech charakterystycznych dla stosunku pracy. Niewykonanie polecenia otwiera drogę do dalszego postępowania przed okręgowym inspektorem pracy, który będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy albo skierować sprawę na drogę postępowania sądowego.

Przyjęcie takiego mechanizmu należy ocenić pozytywnie. Pozwala on bowiem usunąć nieprawidłowości bez konieczności natychmiastowego stosowania najbardziej ingerujących środków. Jednocześnie trudno nie zauważyć, że skuteczność tego rozwiązania będzie zależeć przede wszystkim od praktyki organów kontrolnych oraz jednolitości stosowania nowych przepisów.

Na szczególną uwagę zasługuje również konstrukcja środka odwoławczego od decyzji okręgowego inspektora pracy. Choć rozstrzygnięcie będzie miało formę decyzji administracyjnej, kontrolę nad nim sprawować będzie sąd powszechny, a nie sąd administracyjny. Odwołanie będzie rozpoznawane według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, co tworzy rozwiązanie o wyraźnie hybrydowym charakterze. Już dziś można przewidywać, że praktyczne stosowanie tych przepisów stanie się przedmiotem licznych sporów procesowych oraz będzie wymagało wypracowania linii orzeczniczej na przestrzeni czasu.

Za racjonalne należy uznać rozwiązanie dotyczące skutków czasowych decyzji. Sama decyzja będzie wywoływała skutki na gruncie prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego oraz obowiązkowych funduszy od dnia jej wydania. Retroaktywne ustalenie istnienia stosunku pracy nadal pozostawiono wyłącznie sądom. Jeżeli organ uzna, że stosunek pracy powinien zostać ustalony również za okres wcześniejszy, konieczne będzie wystąpienie z odpowiednim powództwem. Rozwiązanie to zachowuje właściwą równowagę pomiędzy rozszerzeniem kompetencji organów administracji a konstytucyjnym prawem do sądu.

Wyższe grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracowników

Istotnemu zaostrzeniu uległa odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Minimalna wysokość grzywny wzrosła do 2000 zł, natomiast maksymalna kara orzekana przez sąd może obecnie wynieść nawet 60 000 zł. Podwyższono również wysokość mandatów nakładanych przez inspektorów pracy, które w przypadku ponownego naruszenia mogą sięgać 90 000 zł. Jest to wyraźny sygnał, że ustawodawca zamierza zdecydowanie intensywniej reagować na naruszenia prawa pracy, a przedsiębiorcy mają skutki odczuć bezpośrednio w swoim budżecie.

Podmioty poddawane kontroli powinny pamiętać, że odpowiedzialność wykroczeniowa nadal ma charakter osobisty. Sankcje (mandat) mogą zostać nałożone nie tylko na pracodawcę będącego osobą fizyczną, lecz także na członków zarządu, dyrektorów personalnych, managerów, kierowników lub inne osoby faktycznie odpowiedzialne za przestrzeganie przepisów prawa pracy. W praktyce oznacza to konieczność ponownej weryfikacji wewnętrznych procedur oraz podziału odpowiedzialności za proces zatrudnienia.

Interpretacje indywidualne GIP

Wprowadzenie instytucji interpretacji indywidualnych wydawanych przez Głównego Inspektora Pracy już teraz zyskało swoich zwolenników i przeciwników. Rozwiązanie znane dotychczas przede wszystkim z prawa podatkowego może stać się ważnym instrumentem zwiększającym bezpieczeństwo prawne przedsiębiorców. Podmiot planujący zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej będzie mógł przedstawić szczegółowy opis planowanej współpracy i uzyskać ocenę, czy odpowiada ona przesłankom stosunku pracy. Warunkiem skuteczności takiej interpretacji będzie jednak pełne i zgodne z rzeczywistością przedstawienie wszystkich okoliczności sprawy oraz złożenie wniosku jeszcze przed wszczęciem kontroli.

Czytaj również: Wniosek pracodawcy o interpretację indywidualną GIP to będzie samodonos>>

Możliwość dokonania zabezpieczenia przez sąd i inne zmiany

Nowelizacja przewiduje dodatkowo możliwość udzielenia przez sąd zabezpieczenia po wydaniu decyzji przez Państwową Inspekcję Pracy. W praktyce może to oznaczać, że jeszcze przed zakończeniem procesu sądowego strony będą zobowiązane funkcjonować według zasad właściwych dla stosunku pracy. Sąd będzie mógł uregulować prawa i obowiązki stron na czas trwania postępowania, jeżeli uprawdopodobnione zostanie istnienie stosunku pracy oraz będzie tego wymagała ochrona praw pracownika. Rozwiązanie to niewątpliwie wzmacnia skuteczność ochrony zatrudnionych, jednocześnie jednak może rodzić istotne konsekwencje organizacyjne i finansowe dla przedsiębiorców jeszcze przed wydaniem prawomocnego wyroku.

Znaczna część zmian zasługuje jednak na jednoznacznie pozytywną ocenę. Dotyczy to przede wszystkim cyfryzacji postępowań kontrolnych. Dotychczas elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy przedsiębiorcami a Państwową Inspekcją Pracy funkcjonowała głównie w oparciu o praktykę oraz ogólne przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej. Nowelizacja tworzy w tym zakresie wyraźną podstawę ustawową, co zwiększa bezpieczeństwo prawne, porządkuje kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych i eliminuje część dotychczasowych wątpliwości.

Na szczególne podkreślenie zasługuje możliwość prowadzenia czynności kontrolnych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Inspektorzy uzyskali oficjalnie możliwość zdalnego analizowania dokumentacji pracowniczej, odbierania wyjaśnień, przesłuchiwania uczestników postępowania czy żądania przekazania akt osobowych oraz innych dokumentów w postaci elektronicznej. Elektroniczną postać będą mogły przyjmować również polecenia, protokoły oraz decyzje wydawane w toku kontroli. W praktyce rozwiązania te powinny przyspieszyć postępowania oraz ograniczyć koszty zarówno po stronie organów, jak i kontrolowanych przedsiębiorców.

Na aprobatę zasługuje rozszerzenie możliwości wymiany informacji pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową. Dotychczas praktyczne ograniczenia wynikające z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych niejednokrotnie utrudniały sprawne prowadzenie kontroli. Nowe regulacje tworzą wyraźne podstawy prawne do współdziałania tych instytucji, co powinno zwiększyć skuteczność wykrywania naruszeń, ale jednocześnie wymaga od przedsiębiorców jeszcze większej staranności w zakresie zgodności dokumentacji kadrowej, podatkowej i ubezpieczeniowej.

Interesującym rozwiązaniem jest przewidziana przez ustawodawcę, znana z prawa karnego, „abolicja”. Jeżeli przedsiębiorca doprowadzi w ciągu roku stan faktyczny do zgodności z przepisami i usunie stwierdzone naruszenia, będzie mógł uniknąć odpowiedzialności wykroczeniowej. Mechanizm ten należy postrzegać przede wszystkim jako zachętę do dobrowolnego dostosowania sposobu zatrudniania do wymagań prawa, a nie wyłącznie jako instrument represyjny.

Na uwagę zasługuje także rozszerzenie ochrony pracowników przed działaniami odwetowymi. Wydanie decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy nie będzie mogło stanowić podstawy wypowiedzenia umowy ani jakiejkolwiek formy niekorzystnego traktowania pracownika. Dodatkowo ustawodawca rozszerzył katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika o przypadki naruszenia tego zakazu, wzmacniając praktyczną skuteczność nowych regulacji.

Za trafne należy uznać wprowadzenie rozwiązania określanego jako pomoc prawna pomiędzy okręgowymi inspektoratami pracy. Umożliwi ono sprawniejsze przeprowadzanie czynności dowodowych, zwłaszcza w sytuacjach, gdy osoby posiadające istotne informacje przebywają na obszarze właściwości innego inspektoratu. Jest to rozwiązanie znane z innych procedur i może istotnie usprawnić prowadzenie postępowań kontrolnych.

Podsumowanie

Podsumowując, nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wyraźnie zmienia dotychczasową filozofię funkcjonowania tego organu. PIP staje się organem wyposażonym w znacznie szersze instrumenty oddziaływania na rynek pracy. Część nowych rozwiązań – zwłaszcza cyfryzacja postępowań – należy ocenić jednoznacznie pozytywnie. Jednocześnie nowe kompetencje dotyczące ustalania istnienia stosunku pracy oraz zwiększenie represyjności sankcji będą wymagały ostrożnego i wyważonego stosowania.

Największe wątpliwości praktyczne mogą dotyczyć oceny relacji B2B funkcjonujących na pograniczu samozatrudnienia i stosunku pracy. W wielu branżach granica pomiędzy rzeczywiście niezależną działalnością gospodarczą a zatrudnieniem pracowniczym pozostaje płynna. O ile przypadki oczywiste nie powinny budzić większych kontrowersji, o tyle w sprawach granicznych zasadniczego znaczenia nabierze jednolitość praktyki Państwowej Inspekcji Pracy oraz późniejsze orzecznictwo sądów.

Dopiero praktyka stosowania nowych przepisów pozwoli ocenić, czy ustawodawcy udało się osiągnąć właściwą równowagę pomiędzy skuteczną ochroną pracowników a zachowaniem pewności i stabilności prowadzenia działalności gospodarczej.

Katarzyna Zielezińska-Pierzynka, adwokat z kancelarii SDZLEGAL Schindhelm