Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych. Art. 24 Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka z 1948 r. zalicza prawo do urlopu i wypoczynku do praw człowieka.

Przepisy ustawy - Kodeks pracy gwarantują, że urlop wypoczynkowy powinien być: coroczny, nieprzerwany i płatny. Podkreśla się, że służy on regeneracji sił pracownika, więc należy go wykorzystać w naturze. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach, ściśle określonych w art. 171 Kp, dopuszcza się zamianę wykorzystania urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny.

Sprawdź:

Kalkulator opłat sądowych i wymiaru urlopu wypoczynkowego

Pracownik nie może się zrzec urlopu, a pracodawca do niego zmusić

Prawo do urlopu jest prawem podmiotowym pracownika o charakterze osobistym, dlatego nie może on się go zrzec poprzez jednostronne oświadczenie woli albo w drodze postanowień umownych dokonanych przez obie strony stosunku pracy. Takie postanowienia są z mocy prawa nieważne i zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy dotyczące urlopów. Pracownik nie może też przenieść swojego uprawnienia urlopowego na osobę trzecią.

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Powinno się to odbywać zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracownikiem (na jego wniosek). Dlatego też nie można go zmusić do wykorzystania z urlopu. Takie działania, poza pewnymi wyjątkami, są prawnie niedopuszczalne.

  


Wymiar urlopu zależy od okresu zatrudnienia

Wymiar urlopu wypoczynkowego został uzależniony przez ustawodawcę od długości okresu zatrudnienia pracownika. Jeżeli okres ten jest krótszy niż 10 lat, to wynosi 20 dni. Natomiast 26 dni przysługuje pracownikowi, który jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Stanowi o tym art. 154 par. 1 Kp. Przepis ten określa jednak wymiar podstawowego urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy. W innej sytuacji, wymiar ten podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Istnieją także sytuacje, w których pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny. Kwestie te reguluje art. 155(1) Kp.

Wymiar urlopu wypoczynkowego został określony w dniach. Zgodnie jednak z godzinową metodą udzielania urlopu, udziela się go w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Warto też zasygnalizować, że zgodnie z wolą ustawodawcy, niektóre grupy pracowników mają prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze niż ten, który przysługiwałbym im na gruncie przepisów Kodeksu pracy. Przyznanie szczególnych uprawnień może polegać na przyznaniu prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego lub zwiększeniu liczby dni podstawowego urlopu. Takie uprawnienia zostały przyznane m.in. sędziom, prokuratorom i nauczycielom.

Ponadto zgodnie z art. 158 Kp, pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.

  

Sprawdź również książkę: Urlopy pracownicze >>


Przy okresie zatrudnienia liczy się też nauka

Zgodnie z art. 154(1) par. 1 Kp, do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Wliczeniu podlegają też okresy pobierania nauki. Decydujące jest ukończenie określonej szkoły. Nie ma przy tym znaczenia jej charakter, rzeczywisty okres pobierania nauki oraz jej tryb. Zgodnie z art. 155 par. 1 Kp, wynosi on dla:

  • zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
  • średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
  • średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
  • średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
  • szkoły policealnej - 6 lat,
  • szkoły wyższej (bez znaczenia, z jakim tytułem zawodowym ukończono studia) - 8 lat.

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Dlatego też osobom, które ukończyły więcej niż jedną szkołę, wlicza się jedynie okres wynikający z ostatniego etapu edukacji. Nie jest też możliwe sumowanie pokrywających się okresów nauki i zatrudnienia. W takiej sytuacji do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wlicza się okres nauki albo zatrudnienia, w zależności co byłoby korzystniejsze dla pracownika. Ponadto przepisy prawa pracy zakładają wliczanie do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego także innych okresów. Kodeks pracy przewiduje wliczanie m.in. okresu czynnej służbowy wojskowej (art. 301 par. 2 Kp), służby w Policji lub innych formacjach (art. 302 Kp) albo okresu za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36(1) par. 2 Kp), a także w sytuacjach wymienionych w art. 51 par. 1 i art. 57 §4 Kp, art. 51 par. 2 i art. 61 Kp, art. 177 par. 4 Kp. Takiego typu regulacje zostały też zawarte w przepisach pozakodeksowych, np. art. 1 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy.

Problematyczny wymiar pierwszego urlopu

Pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Mechanizm ten dotyczy osób rozpoczynających karierę zawodową, więc podstawą najczęściej będzie urlop w wymiarze 20 dni. Zastosowanie tej reguły prowadzi zaś do nabycia po pierwszym miesiącu jednego pełnego oraz części dnia pracy – 1,66. Tymczasem jednostką czasu, w której następuje nabycie urlopu jest dzień, na co wskazuje art. 154 par. 1 Kp i potwierdza m.in. par. 2 tego artykułu. Powstaje więc problem, jaki jest wymiar części pierwszego urlopu. Nie ma bowiem podstaw do zaokrąglenia go do dwóch dni. Natomiast uznanie, że powinien on wynieść jeden dzień, będzie krzywdzące dla pracownika. Doktryna prawa pracy przyjmuje, że w takiej sytuacji dopuszczalne jest uzyskanie prawa do urlopu w części dnia. Należy więc przeliczyć niepełny dzień na godziny.

Istnieją jednak wyjątki co do zasad nabywania prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego. Takim przykładem jest art. 205 par. 1 Kp, który ma zastosowanie do pracowników młodocianych. Przepis ten stanowi, że młodociany uzyskuje z upływem 6 miesięcy od rozpoczęcia pierwszej pracy prawo do urlopu w wymiarze 12 dni roboczych.

Termin należy ustalić, chyba że chodzi o urlop na żądanie

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa albo działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na jego nieutworzenie. W sytuacji, gdy pracodawca nie sporządza planu urlopów, termin urlopu ustala w porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. Należy mieć bowiem na uwadze, że pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady, określono je np. w art. 163 par. 3 Kp lub w art. 205 par. 3 Kp. Z drugiej strony, pracodawca nie może samodzielnie i jednostronnie nakazać pracownikowi korzystać z urlopu. Może on jedynie sugerować pracownikom wykorzystanie urlopów w dogodnym dla niego terminie. Sposób jego wykorzystania reguluje natomiast art. 162 Kp. Przepis ten wskazuje, że na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Ponadto pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym, w ramach puli urlopu wypoczynkowego. Taka potrzeba powinna zostać zgłoszona najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Maksymalna liczba dni takiego urlopu nie zależy od wymiaru urlopu, jaki przysługuje pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że dotyczy ona w takim samym zakresie pracowników zatrudnionych w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy. Bez znaczenia jest też okoliczność, że niektórzy pracownicy mogą dysponować w danym roku dłuższym urlopem z uwagi na konieczność wykorzystania zaległego urlopu.

Sprawdź:

Kalkulator opłat sądowych i wymiaru urlopu wypoczynkowego
 

Urlop można przesunąć, pracodawca może też z niego odwołać

Przepisy dopuszczają też przesunięcie urlopu w dwóch sytuacjach. W pierwszej z nich, może do niego dojść na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Natomiast w drugiej jest to dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. Pod warunkiem jednak, że nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Ponadto przepisy regulują kwestię odwołania z urlopu. Art. 167 Kp stanowi, że może to nastąpić w sytuacji, gdy zachodzą okoliczności wymagające obecności pracownika w zakładzie pracy i nie można ich było przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu.

W okresie wypowiedzenia można wysłać na urlop przymusowy

Kodeks pracy stanowi, że tylko w jednej sytuacji pracodawca może nakazać pracownikowi korzystanie z urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie. Ma to miejsce, gdy zgodnie z art. 167(1) Kp pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia, gdy pracodawca takiego urlopu mu udzieli. Decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia została pozostawiona uznaniu pracodawcy, bez konieczności porozumienia czy uzgodnienia jej z pracownikiem. Nie musi on jednak skorzystać z tego uprawnienia. W okresie wypowiedzenia, pracownikowi udziela urlopu w wymiarze przysługującym w danym roku kalendarzowym proporcjonalnie do okresu pracy u tego pracodawcy. Można również udzielić w tym okresie urlopu zaległego.

Pracodawca może wysłać na zaległy urlop

Urlop przymusowy w okresie wypowiedzenia nie budzi wątpliwości, ponieważ takie rozwiązanie przewiduje wyraźny przepis prawa. Takich uprawnień jednak pracodawca nie ma w przypadku, gdy pracownik odmawia wykorzystania urlopu zaległego. Nie może on jednostronne wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu. Natomiast może zobowiązać go do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kp). Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie, pracodawca może nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 Kp. Takie działanie może bowiem zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy. Z kolei Sąd Najwyższy wskazuje (zob. wyrok z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05), że "pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet, gdy ten nie wyraża na to zgody".

Pracodawca musi też pamiętać, że uniemożliwianie pracownikowi wypoczynku jest wykroczeniem przeciwko jego prawom. Dlatego powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej we wskazanym przez przepis terminie, czyli do końca września następnego roku kalendarzowego.

Covid-19 wymusił zmiany

Tarcza 4.0. wprowadza nowe rozwiązania dotyczące zaległego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z nimi, pracodawca będzie mógł jednostronnie skierować pracownika na 30 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. Sytuację tę reguluje art. 15 gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przepis ten stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Wynika z tego, że pracodawca podejmuje tę decyzję jednostronnie, ponieważ sam wskazuje termin, kiedy wysyła pracownika na urlop. Ten zaś będzie zobowiązany go wykorzystać. Przepis ten dopuszcza też pominięcie już obowiązujących planów urlopowych. Z drugiej strony, ogranicza czas, na jaki będzie można wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Polecenie pracodawcy może obejmować bowiem maksymalnie 30 dni.