Jak ocenić czy pracownikom przysługuje prawo do refundacji kosztów okularów, jeśli tylko część obowiązków wypełniają przy komputerze?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń SpołecznychPracownicy pracują w ciągu tygodnia przy komputerze czasem 3 godziny, czasem 6 godzin, czasem 8 godzin, a czasem przez jeden dzień wcale. W pozostałe godziny wykonują inne czynności z zakresu obowiązków, tj. nie wykonują pracy przy komputerze w wymiarze godzin pracy przekraczającym połowę dobowego wymiaru czasu pracy, który w firmie wynosi 8 godzin.Jak przy takim przydziale obowiązków interpretować przepis o obowiązku pracodawcy polegającym na zapewnieniu okularów korygujących wzrok, w przypadku gdy zaleci je lekarz przeprowadzający badania okulistyczne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej?Jak należy rozumieć wymóg użytkowania w czasie pracy monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy?

Odpowiedź:
Prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok przysługuje jedynie pracownikom, którzy w ramach obowiązków służbowych pracują przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy przy komputerze.
Autor uważa, że w opisanym przypadku pracodawca powinien przeanalizować, czy większość czynności realizowanych przez pracowników wykonywana jest przy komputerze, czy jest to jedynie narzędzie pomocnicze, i na tej podstawie ocenić, czy pracownikom przysługuje prawo do omawianej refundacji.
Uzasadnienie:
W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych, przeprowadzone zgodnie z art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) – dalej k.p., wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czasookres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.
Prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów do pracy przy komputerze przysługuje zarówno pracownikom, jak i praktykantom czy stażystom, o ile korzystają z komputera co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Refundacja nie przysługuje zatem osobom, których wymiar czasu pracy przy komputerze jest krótszy niż 4 godziny na dobę, przy czym nie chodzi tu o przeciętny wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a o faktyczne przekraczanie – nawet tylko w niektóre dni tygodnia – wymiaru połowy normy czasu pracy.
W związku z powyższym autor uważa, że w opisanym przypadku pracodawca powinien przeanalizować, czy większość czynności realizowanych przez pracowników wykonywana jest przy komputerze, czy jest to jedynie narzędzie pomocnicze, i na tej podstawie ocenić, czy pracownikom przysługuje prawo do omawianej refundacji. Jeżeli jednak praca przy komputerze wykonywana jest regularnie (np. kilka razy w tygodniu) w wymiarze powyżej 4 godzin dziennie, to – zdaniem autora – pracodawca powinien refundować pracownikom takie okulary.
Maciej Ambroziewicz,
autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 9 marca 2015 r.